Praca z dokumentami to codzienność każdego przedsiębiorstwa. Aby firma mogła dobrze funkcjonować, należy zadbać o ich właściwe uporządkowanie oraz zachować procedury z nimi związane. Dzięki temu możemy znacząco podnieść wydajność przedsiębiorstwa oraz usprawnić pracę.

Dlaczego optymalny obieg dokumentów to podstawa w firmie?

Dobrze funkcjonujący obieg w firmie pozwoli szybko przekazywać istotne dokumenty pomiędzy pracownikami i przyspieszy poszczególne procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Ponadto, sprawdzi się w sytuacjach, gdy należy odtworzyć poszczególne zdarzenia i upewnić się, że były one zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami. W ten sposób kontrolujemy również skutki podejmowanych działań. Organizacja pracy staje się więc dużo łatwiejsza, a firma może np. lepiej rewidować wyniki finansowe, tak jak w przypadku dokumentów księgowych.

Opracuj system

Każdego dnia przez polskie przedsiębiorstwa przechodzi mnóstwo ważnych dokumentów. To nie tylko faktury i zamówienia, ale także pisma urzędowe, akta osobowe oraz wszelkiego rodzaju umowy i korespondencja. Nie sposób tego uniknąć, dlatego przyda się system, który pozwoli o nie zadbać w sposób kompleksowy.

Dokumenty możemy podzielić na kilka kategorii, które pomogą zwrócić uwagę na niezbędne szczegóły. To przede wszystkim pliki:

  • księgowe (rachunki, faktury, raporty kasowe itp.),
  • kadrowe (akta osobowe, lista płac itp.),
  • administracyjne (korespondencja, umowy, pisma itp.).

Zanim zastanowimy się, jak działać z poszczególnymi z nich, wyróżnijmy kilka uniwersalnych zasad, które sprawdzą się w procesie ich obiegu. Zaczynamy od rejestrowania dokumentów, porządkujemy je, odpowiednio klasyfikujemy, a następnie archiwizujemy.

Pamiętajmy jednak, że każda firma ma własny sposób funkcjonowania, dlatego to właśnie do niego powinna dopasować reguły obiegu dokumentów. Podstawą są proste zasady oraz właściwa ocena dokumentów pod kątem ich przydatności, a co za tym idzie – ich odpowiednia kwalifikacja i przechowywanie.

Tradycyjny obieg

W tradycyjnym modelu dokumenty przechowywane są w formie papierowej. Wszystkie związane z nimi działania spoczywają na barkach pracowników, którzy muszą zadbać o ich właściwe zmagazynowanie. Przychodzące pisma i dokumenty najpierw są drukowane, następnie trzeba je odpowiednio opisać oraz przekazać właściwej osobie. Na końcu trafiają do archiwum, gdzie są przechowywane przez określony czas, w zależności od rodzaju dokumentów. Przykładowo, akta pracownicze w wersji papierowej musimy obecnie przechowywać przez 50 lat. Jednak wybierając wersję elektroniczną, skracamy ten okres do 10 lat, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r.

Widać więc, że tradycyjny model obiegu zajmuje sporo czasu i pracy oraz generuje koszty. Może nieść także pewne ryzyka, np. zgubienia dokumentów czy ich zniszczenia. Według badania Ray Morgan Company z 2018 r., które przeprowadzono w USA, firmy gubią nawet 8% dokumentów procesowych. Z kolei analiza firmy doradczej PwC wykazała, że każde przedsiębiorstwo gubi rocznie średnio 7,5% generowanych i otrzymywanych dokumentów. To stanowczo zbyt wiele.

To rodzi różne problemy. Nie tylko naraża firmę na dodatkowe koszty, ale także zabiera czas, który pracownik poświęciłby na wykonywanie innych obowiązków. Ponadto, dochodzą jeszcze koszty otrzymania kopii utraconego dokumentu oraz konsekwencje związane z jego brakiem, takie jak nieścisłości w wykonaniu zamówienia, nieopłacona faktura czy niedotrzymana umowa. Do tego często dochodzą straty wizerunkowe lub utrata dobrej opinii w branży.

Mogą to być zatem poważne powody do inwestycji w nowoczesne rozwiązania, takie jak elektroniczny obieg dokumentów. Nawet jeśli tylko ich niewielką część stanowią faktury czy umowy, to jest to wystarczający argument, aby unikać takich sytuacji.

Pozostałe 74% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Jak definiować i priorytetyzować projekty?

Jak definiować i priorytetyzować projekty?

Dzisiejszy świat biznesu prowadzi do paradoksu – to trudność pogodzenia nadmiaru informacji z koniecznością szybkiego podejmowania najlepszych decyzji. Przetrwanie przedsiębiorstwa zależy od umiejętności jego liderów do elastycznego reagowania na wyzwania rynku. W środowisku gwałtownych, turbulentnych zmian oraz konkurencji, lider, który potrafi czerpać informacje z wielu źródeł odniesie największy sukces.

Czytaj więcej

Dekarbonizacja a konkurencyjność przedsiębiorstw. Jak zmiany klimatu i Europejski Zielony Ład wpływają na oczekiwania wobec przedsiębiorstw?

Dekarbonizacja a konkurencyjność przedsiębiorstw. Jak zmiany klimatu i Europejski Zielony Ład wpływają na oczekiwania wobec przedsiębiorstw?

Emisje gazów cieplarnianych z działalności gospodarczej człowieka są główną przyczyną zmian klimatu i ryzyka z nimi związanego, których materializacja staje się dotkliwa dla przedsiębiorstw. Dodatkowo wprowadzane przez Unię Europejską regulacje prawne, które dążą do ograniczenia śladu węglowego, wymuszają na przedsiębiorstwach, wprowadzenie działań dążących do dekarbonizacji. Niektóre z nich już rozpoczęły działania redukujące emisję gazów cieplarnianych, przez co wyróżniają się swoim działaniem na rynku, budując przewagę konkurencyjną, rozumianą jako unikatową pozycję w sektorze w stosunku do konkurentów1.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.