Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, wynikających z przepisów prawa pracy, jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten nałożony został na pracodawców w treści art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Rzetelne jego dopełnienie jest szczególnie istotne ze względu na moc dowodową gromadzonych dokumentów, które pozwolą pracodawcy wykazać prawidłową realizację ciążących na nim obowiązków związanych z nawiązaniem stosunku pracy.

Należy wyraźnie podkreślić, że na gruncie ugruntowanej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego w przypadku nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami ciężar dowodu faktów, które dokumentacją taką powinny być objęte, spoczywa na pracodawcy. Można wskazać chociażby na orzeczenie z dnia 14 maja 1999 r. (sygn. akt: I PKN 62/99), w którym Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej rzetelnie i zgodnie z przepisami prawa pozwoli także uniknąć nieprzyjemności podczas kontroli prowadzonych u pracodawcy przez takie instytucje, jak Państwowa Inspekcja Pracy, urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Generalna Inspekcja Ochrony Danych Osobowych.

Wykroczenie przeciwko prawom pracownika

Z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, przewidzianym w art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy. Podobnie, na mocy pkt. 7 tego przepisu, za wykroczenie przeciwko prawom pracownika uznać należy również pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Oba te wykroczenia zagrożone są karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. W doktrynie zwraca się ponadto uwagę, że prowadzenie dokumentacji niezgodne ze stanem faktycznym może zostać uznane za fałszowanie dokumentacji, co może stanowić przestępstwo z art. 270 Kodeksu karnego, w świetle którego ten, kto – w celu użycia jako autentyczny – podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5 (K. Walczak, Kodeks pracy. Komentarz, C.H. Beck, Wyd. 9, Warszawa 2013).

Odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy

Dodatkowo w wyroku z dnia 13 października 2004 r. (sygn. akt: II PK 36/04) Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca może też ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą za odmowę poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, jeżeli wynika to z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika. Oznacza to, że w pewnych okolicznościach pracodawca ponosić może także odpowiedzialność odszkodowawczą.

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę

Zobacz również

4 kluczowe obszary planowania produkcji

CiRZ_250_78.jpg

Firma, która ma wysokie koszty produkcji, duże zapasy, ciągłe przezbrojenia, opóźnienia wysyłek, brak mocy produkcyjnych itd. często używa sformułowania: „mamy problem z planowaniem”. Planowanie produkcji to temat, który w każdej firmie jest „problematyczny”. Nie bez przyczyny jednak w artykule słowo „problematyczny” zostało użyte w cudzysłowie.

Czytaj więcej

Klient nie/rentowny. Jak badać rentowność klientów według kanałów sprzedaży?

CiRZ_250_29.jpg

Badanie rentowności klientów jest istotnym zagadnieniem w przedsiębiorstwach, w szczególności w sytuacji, w której danemu klientowi oferowane są preferencyjne ceny. Może się zdarzyć wówczas, że choć pozornie marża uzyskiwana we współpracy z danym klientem pozostaje na akceptowalnym poziomie, to po uwzględnieniu wszystkich kosztów związanych z obsługą danego klienta okaże się, że jest to klient nierentowny dla przedsiębiorstwa.

Czytaj więcej

Cyberbezpieczeństwo i ochrona aktywów jednostki w czasach pandemii

CiRZ_250_22.jpg

Przed wystąpieniem pandemii koronawirusa najczarniejsze scenariusze dotyczące zagrożenia firm mówiły o wirusach komputerowych, które powodowały wyłączenia systemów i brak możliwości pracy, trwający od kilku godzin do maksymalnie kilku tygodni. Okazało się jednak, że nastąpiło zupełnie coś przeciwnego i wirus przenoszony przez ludzi spowodował ogrom zmian w sposobie pracy, a tym samym duże wyzwanie dla infrastruktury informatycznej.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama