Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, wynikających z przepisów prawa pracy, jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten nałożony został na pracodawców w treści art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Rzetelne jego dopełnienie jest szczególnie istotne ze względu na moc dowodową gromadzonych dokumentów, które pozwolą pracodawcy wykazać prawidłową realizację ciążących na nim obowiązków związanych z nawiązaniem stosunku pracy.

Dokumentacja pracownicza

Należy wyraźnie podkreślić, że na gruncie ugruntowanej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego w przypadku nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami ciężar dowodu faktów, które dokumentacją taką powinny być objęte, spoczywa na pracodawcy. Można wskazać chociażby na orzeczenie z dnia 14 maja 1999 r. (sygn. akt: I PKN 62/99), w którym Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej rzetelnie i zgodnie z przepisami prawa pozwoli także uniknąć nieprzyjemności podczas kontroli prowadzonych u pracodawcy przez takie instytucje, jak Państwowa Inspekcja Pracy, urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Generalna Inspekcja Ochrony Danych Osobowych.

Wykroczenie przeciwko prawom pracownika

Z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, przewidzianym w art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy. Podobnie, na mocy pkt. 7 tego przepisu, za wykroczenie przeciwko prawom pracownika uznać należy również pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Oba te wykroczenia zagrożone są karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. W doktrynie zwraca się ponadto uwagę, że prowadzenie dokumentacji niezgodne ze stanem faktycznym może zostać uznane za fałszowanie dokumentacji, co może stanowić przestępstwo z art. 270 Kodeksu karnego, w świetle którego ten, kto – w celu użycia jako autentyczny – podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5 (K. Walczak, Kodeks pracy. Komentarz, C.H. Beck, Wyd. 9, Warszawa 2013).

Odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy

Dodatkowo w wyroku z dnia 13 października 2004 r. (sygn. akt: II PK 36/04) Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca może też ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą za odmowę poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, jeżeli wynika to z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika. Oznacza to, że w pewnych okolicznościach pracodawca ponosić może także odpowiedzialność odszkodowawczą.

Pozostałe 78% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Zobacz również

Marża a narzut. Najważniejsze wskaźniki finansowe do wyznaczania rentowności

Marża a narzut. Najważniejsze wskaźniki finansowe do wyznaczania rentowności

Jak oceniać rentowność sprzedaży i prowadzonego biznesu? Jakie są najczęstsze błędy przy obliczaniu rentowności biznesu i działań handlowych? Czym różni się marża od narzutu i dlaczego nie należy ich zamiennie stosować?

Czytaj więcej

Jaki wpływ wywiera COVID‑19 na sprawozdanie finansowe za 2020 r.

Jaki wpływ wywiera COVID-19 na sprawozdanie finansowe za 2020 r.

Pandemia koronawirusa spowodowała, że sprawozdanie finansowe za 2020 r. będzie inne niż w poprzednich latach. Wiąże się to z pandemią COVID-19 i lockdownem, który dotknął większość firm w pierwszych miesiącach 2020 r. Co za tym idzie – sprawozdanie finansowe będzie musiało zawierać opis perspektywy na następne lata.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama