Budżetowanie a niepewność

Niepewność, która wdarła się wraz z COVID-19 do naszych planów biznesowych, tak na dobrą sprawę towarzyszy nam co roku. Nikt przecież nie planuje, że kontenerowiec utknie w kanale, że z laboratorium uwolni się wirus lub że po prostu spali nam się hala produkcyjna. Można jednak próbować się do tego wszystkiego choć odrobinę lepiej przygotować. Ale od początku...

Czym jest w ogóle budżet?

Budżet przedsiębiorstwa jest zbiorem dokumentów obejmujących szereg informacji o sytuacji ekonomicznej i biznesowej przedsiębiorstwa. Pozwala opracowywać spójną dla całej organizacji strategię i kierunki rozwoju oraz konstruować rzetelne prognozy finansowe. Jest wyrażonym w liczbach planem na określony okres. Liczbowe przedstawienie planu narzuca pewnego rodzaju porządek, umożliwiając zorientowanie się, jakie środki pieniężne i przez jakie jednostki organizacyjne będą wydatkowane, gdzie i jakie koszty będą ponoszone oraz jakie przychody będą uzyskiwane. Budżet łączy w ten sposób funkcje planowania i kontroli.

Narzędziem wspierającym podejmowanie decyzji jest budżet, któremu musi towarzyszyć analiza jego wykonania. W praktyce budżetowanie pełni w firmie kilka znaczących funkcji:

• ułatwia lokowanie zasobów, ponieważ uwidacznia różne warianty wyboru oraz ich wpływ na przedsiębiorstwo,
• pozwala lepiej poznać szanse i zagrożenia planowanych zdarzeń gospodarczych w firmie,
• umożliwia kontrolę nad efektywnością działań poprzez dostarczanie informacji o odchyleniach od prognoz,
• ułatwia dokonywanie zmian w alokacji zasobów,
• pozwala przewidzieć efekty działań poprzez skumulowanie cząstkowych prognoz w jeden, spójny dokument.

Planowanie finansowe i budżetowanie są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa w konkurencyjnym otoczeniu gospodarczym i osiągania zamierzonych celów bieżących i długofalowych. Umiejętne tworzenie planów stanowi zestaw instrumentów niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji finansowych, ograniczenia ryzyka oraz skutecznego kierowania i zarządzania. Plan finansowy w każdej jednostce gospodarczej pełni bardzo ważne funkcje, na które składają się: przedstawienie za pomocą różnych metod prognoz finansowych dotyczących przyszłości i określenie, jak wpłynie to na jej bieżącą sytuację. Ukazuje też ryzyko, które zarządzający przyjmują.

Ważne jest również zapewnienie płynności finansowej. Osoby z zewnątrz, m.in. inwestorzy, chcąc uzyskać dane na temat płynności finansowej firmy, często oceniają sytuację właśnie na podstawie takiego planu, który pokazuje jej rentowność oraz wpływ zmian na rynku na wyniki finansowe. Plan finansowy i zarządzanie finansami stanowią integralną część działalności decyzyjnej w każdej organizacji.