Jak rosnące zróżnicowanie i wartość umów handlowych wpływają na zarządzanie przedsiębiorstwem? Spostrzeżeniami dzieli się A. Coaton z PricewaterhouseCoopers.
www.softwareceo.com
Umowy przestały być tylko wymogiem formalnym czy sposobem ochrony interesów firmy. W dzisiejszej gospodarce stały się podstawowym środkiem kształtowania relacji biznesowych. Trudno bowiem myśleć o sterowaniu procesami gospodarczymi, jeżeli uwarunkowania prawne, od których one zależą, pozostają poza kontrolą jednostki.
Jak można zatem zdiagnozować chaos prawny w organizacji? Należy odpowiedzieć na następujące pytania. Czy wiadomo ile umów podpisało przedsiębiorstwo? Czy jest osoba odpowiedzialna za kontrakty – od momentu ich sporządzenia do rozwiązania? Czy wiadomo w ilu przypadkach warunki umów nie zostały dotrzymane i jakie będą tego skutki prawne? Czy kontrakty są zawsze renegocjowane przed okresem wygaśnięcia czy też automatycznie przedłużane? Jeżeli odpowiedzi brzmią: „nie” – przedsiębiorstwo potrzebuje sformalizowanego zarządzania kontraktami.
Po pierwsze, konieczne jest wyznaczenie osoby nadzorującej cały proces kształtowania relacji prawnych z zewnętrznymi podmiotami. Należy stworzyć centralną bazę danych o wszystkich umowach i ich szczegółowych warunkach. Niezbędne jest sformalizowanie procesu zawierania umów i identyfikacji potencjalnych korzyści i zagrożeń wynikających z poszczególnych ich zapisów. W końcu, warto sięgnąć po technologię informatyczną, która ręczne wertowanie setek formularzy, zastąpi zintegrowanym systemem informacji prawnej.
Gdy tak się stanie, menedżerowie przestaną się obawiać, że kontrahenci firmy zarobią za dużo, klienci zapłacą za mało, a administracja pochłonie środki na rozwój.
