Dobre KPI - czyli jakie?

CiRZ_228_11.jpg
no. 9/2018
„Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać” – to cytat z Petera Druckera. W obecnie mocno zmieniającym się otoczeniu biznesowym kluczowego znaczenia nabiera bieżące śledzenie zmian konkretnych wskaźników i ten proces w czasie. Wszystko po to, by wiedzieć, czy podjęte decyzje były słuszne z biznesowego punktu widzenia. Jakie wskaźniki są dla kogo? Jak wyznaczać KPI?

KPI – ang. Key Performance Indicators, zwane też Kluczowymi Wskaźnikami Efektywności, to jedno z powszechnie stosowanych narzędzi pomocnych w zarządzaniu niemal każdym obszarem organizacji. Pod tym trzyliterowym skrótem kryją się różnego rodzaju mierniki, dzięki którym można oceniać funkcjonowanie firmy, wychwytywać obszary nieefektywności, śledzić zmiany w czasie. Mierniki służą do określenia, w jakim stopniu organizacja realizuje założone cele. Śledzenie zmian wskaźników w czasie pozwala również określić, czy podejmowane decyzje były słuszne z biznesowego punktu widzenia, czy też nie. Monitorowanie i stawianie wniosków jest kluczowe w obecnie mocno zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Jak wyznaczyć KPI?

Najlepsze i najbardziej efektywne organizacje włączają strategię we wszystko, co robią – ze strategii spółki muszą wynikać odpowiednie wskaźniki (KPI). Wskaźniki powinny być powiązane z celami firmy na wszystkich poziomach (od zarządu do szeregowych pracowników) oraz w miarę możliwości odzwierciedlać zależności pomiędzy nimi. Do tego celu powinny być też dobrane odpowiednie wskaźniki efektywności, które mogą mieć wiele postaci (w zależności od konkretnych organizacji, sytuacji rynkowych czy wręcz informacji, które na ich podstawie chcemy uzyskać).

Ogólnie wskaźniki można podzielić na:

  • bezpośrednie – pokazujące np. wielkość i wartość sprzedaży,
  • wynikowe – pokazujące np. wartość marży, % marży,
  • efektywnościowe – pokazujące np. stosunek sprzedaży do wykorzystanych zasobów, zwrot na kapitale,
  • dynamiki – pokazujące zmiany w czasie,
  • rankingu – pokazujące pozycję w określonej grupie,
  • benchmarku (wewnętrzne, zewnętrzne) – porównanie z określoną branżą/grupą.

Czym powinny się charakteryzować dobrze dobrane KPI?

Wskaźniki KPI tworzy się pod poszczególne obszary lub też departamenty/wydziały w firmie, jak również pod konkretne programy i projekty. Wykorzystując KPI, można rozliczać się ze współpracy z firmami zewnętrznymi, jak również stanowią podstawę do premiowania pracowników firmy.

Jeżeli chcemy, by zaplanowane przez proces pomiaru realizacji strategii KPI były wartościowe oraz stanowiły realne punkty odniesienia, jak i organizacja czerpała z nich wymierne korzyści, przy ich wyborze koniecznie należy zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych czynników/stref.

  • Nie liczy się tylko „co”, istotne jest również „dlaczego” – prezentacja tylko „suchych” wskaźników finansowych nie odda w pełni rzeczywistości spółki. Bez posiadania pełnego kontekstu biznesowego można dojść do błędnych wniosków.
  • Wskaźniki dopasowane do danej organizacji – koniecznie należy budować wskaźniki przystosowane do danej firmy – inne wskaźniki będą dla firmy produkcyjnej, inne handlowej, a jeszcze inne usługowej. Ważne jest zrozumienie specyfiki firmy.
  • Spójność – jednolity słownik wskaźników, które są jednoznacznie rozumiane przez właścicieli. Dla przykładu – jeżeli wykorzystujemy ten sam wskaźnik w różnych obszarach organizacji, to powinien on mierzyć dokładnie te same wartości.
  • Właściwa dokładność – nie popadajmy w skrajności, a nade wszystko stosujmy kryterium istotności. Zarówno niedoinformowanie, jak i przeładowanie szczegółowymi informacjami nie jest pożądane, a do tego wszystkiego istotna jest szybkość dostarczenia informacji (co nam po najlepszej danej, gdy dostaniemy ją po czasie?).
  • Stałość – metodyka pomiaru i wyliczenia wskaźników powinna gwarantować ich ciągłość w czasie.
  • Wykonalność – nawet najlepiej zaprojektowane wskaźniki nie przyniosą żadnej wartości, o ile ich wyliczenie w wystarczająco efektywny sposób nie będzie możliwe. Dlatego kluczowe jest, żeby sprawdzić dostępność danych źródłowych i możliwość ich pozyskiwania w przyszłości.
  • Prezentacja danych – informacje powinny być dostarczane w sposób dopasowany do poszczególnych użytkowników czy ich grup, w oczekiwanym czasie i niezależnie od miejsca.

Full access available for logged users only. Log in or select best subscription option here..

Log in Order a subscription

Also check

Dane osobowe w programach księgowych – obowiązki RODO

CiRZ_07-08_88.jpg

Przedsiębiorcy mają obowiązek przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) – również w przypadku gdy wykorzystują takie dane wyłącznie w celach księgowych, np. w celu wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji i ksiąg rachunkowych. Obowiązek przestrzegania przepisów RODO dotyczy także danych osobowych pracowników. W artykule wskazujemy, jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcach (podatnikach i pracodawcach) w związku z wykorzystywaniem przez nich danych osobowych w celach księgowych.

Read more

Idea zarządzania strategicznego

CiRZ_07-08_65.jpg

Zarządzanie strategiczne pełni w przedsiębiorstwie kluczową rolę. Obejmuje tak istotną dziedzinę zarządzania firmą jak opracowanie i implementacja jej strategii, bez której trudno byłoby konkurować w zmiennym otoczeniu rynkowym.

Read more

Marginalne zyski – mikrosposoby na sukcesy w firmi

CiRZ_07-08_82.jpg

Czy mikrozmiany mogą pomóc w sukcesie? Większość osób widzi sukcesy wyłącznie na samym końcu pewnego procesu, gdy ktoś coś wygra albo dane firmowe pokażą znaczny wzrost zysku. Widzimy tylko to, co duże. Tego, co jest małe nie zauważamy. Szybko zauważymy potężnego słonia drepczącego po ulicach w mieście, a nie zauważymy pracowitych małych pszczół, które zapylają kwiaty i dają zdrowy pyszny miód. Z marginalnymi zmianami jest podobnie. Są bardzo ważne w naszym codziennym życiu, jednak nie przywiązujemy do nich odpowiedniej wagi.

Read more

Current issue

Polecamy

Go to

Partners

Reklama