Przedsiębiorcy mają obowiązek przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) – również w przypadku gdy wykorzystują takie dane wyłącznie w celach księgowych, np. w celu wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji i ksiąg rachunkowych. Obowiązek przestrzegania przepisów RODO dotyczy także danych osobowych pracowników. W artykule wskazujemy, jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcach (podatnikach i pracodawcach) w związku z wykorzystywaniem przez nich danych osobowych w celach księgowych.

Dane osobowe w programach księgowych – obowiązki RODO

Zasadą jest, że każde przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych podlega pod przepisy o ochronie danych osobowych. Ochronie RODO podlegają zatem również dane osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Oznacza to, że przedsiębiorca ma obowiązek stosowania przepisów o ochronie danych osobowych, jeśli chodzi o dane osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wykorzystywane dla celów księgowych. Podstawą przetwarzania danych osobowych takich osób jest uzasadniony interes osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Przepisom o ochronie danych podlegają również dane osobowe pracowników, które są przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego, konieczności wykonania umowy, prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy lub zgody pracownika.

Podsumowując, podstawą przetwarzania danych osobowych osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, np. w celach wystawienia faktur, jest:

  • konieczność wykonania umowy, której stroną jest osoba fizyczna (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • uzasadniony interes przedsiębiorcy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Natomiast podstawą przetwarzania danych osobowych pracowników jest:

  • konieczność wykonania umowy, której stroną jest pracownik (art. 6 ust. 1 lit. b),
  • obowiązek prawny pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • prawnie uzasadniony interes przedsiębiorcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub
  • zgoda pracownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Obowiązki przedsiębiorcy jako administratora danych osobowych

Przedsiębiorca jest zobowiązany w szczególności dopełnić wobec swoich kontrahentów obowiązków informacyjnych w tym zakresie (art. 13-14 RODO), ale nie tylko. Na przedsiębiorcy jako administratorze danych osobowych ww. osób ciążą również inne obowiązki wynikające z przepisów RODO.

1. Obowiązki informacyjne

Wykonanie obowiązku informacyjnego wobec osoby fizycznej, której dane są przetwarzane, w tym pracownika (art. 13 RODO), powinno nastąpić podczas pozyskiwania danych osobowych. Z kolei w przypadku pozyskania danych z innego źródła (np. z CEIDG) obowiązek powinien zostać wykonany, co do zasady, w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca – mając na uwadze konkretne okoliczności przetwarzania danych osobowych (art. 14 ust. 3 lit. a RODO).

Przykład

Przedsiębiorca odebrał zgody pracowników na przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania specjalnych identyfikatorów firmowych z wizerunkiem pracowników. W takim przypadku, oprócz odebrania wyraźnej zgody z określeniem celów przetwarzania danych, konieczne jest przekazanie pracownikom klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu ich danych osobowych w powyższych celach.

2. Obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych (RCPD)

Każdy administrator danych jest zobowiązany do prowadzenia wewnętrznego rejestru czynności przetwarzania danych (RCPD).

Z obowiązku prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, obciążającego administratora i przetwarzającego, są zwolnieni tylko ci przedsiębiorcy lub podmioty zatrudniające mniej niż 250 osób, którzy łącznie spełniają następujące kryteria:

  • przetwarzanie, którego dokonują, nie powoduje ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą,
  • przetwarzanie ma charakter sporadyczny,
  • przetwarzanie nie obejmuje szczególnych kategorii danych osobowych ani danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa (art. 30 ust. 5 RODO).

Pozostałe 73% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Zobacz również

Restrukturyzacja jako ratunek przed upadłością firmy

Restrukturyzacja jako ratunek przed upadłością firmy

Postępujący lockdown zamyka kolejne branże w Polsce. Wiele krajów Unii Europejskiej wprowadziło godziny policyjne, wiele gałęzi gospodarek nie pracuje wcale lub pracuje w dużo mniejszym wymiarze. Liczne przedsiębiorstwa niedługo staną się niewypłacalne, bardzo mało firm może sobie pozwolić na utrzymywanie rezerw finansowych na poziomie pozwalającym utrzymać płynność finansową przez dłużej niż 6 miesięcy bez przychodu. Nadchodzące lata do łatwych należeć nie będą i należy zastanowić się nad modyfikacją swojego podejścia do biznesu, szczególnie do jego transformacji cyfrowej.

Czytaj więcej

Sprzedaż części firmy

Sprzedaż części firmy

Przedmiotem sprzedaży może być cała firma przedsiębiorcy, jej część lub tylko jej poszczególne składniki majątkowe. W zależności od tego, co jest przedmiotem sprzedaży, transakcja może powodować odmienne skutki prawne i podatkowe. Dlatego też warto zaplanować transakcję sprzedaży oraz przeprowadzić analizę jej skutków. W niniejszym artykule zostaną przedstawione wybrane zagadnienia dotyczące sprzedaży części firmy w zakresie skutków prawnych i podatkowych.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama