Otrzymałeś właśnie kolejny raport – kilkanaście albo kilkadziesiąt stron. Czytasz strona po stronie, co chwilę zerkasz do przeglądanego parę minut wcześniej materiału, żeby sprawdzić bądź porównać dane w tabelkach lub na wykresach? A może siedzisz w sali konferencyjnej i skupiasz się na zawartości slajdów? Slajd po slajdzie przewijają się zdania, tabele, wykresy… Po pięciu minutach jeszcze kojarzysz, co przedstawiały pierwsze slajdy, po dziesięciu skupiasz się, żeby pamiętać o czym była mowa minutę i slajd wcześniej. Kiedy mija piętnaście minut, powieki stają się coraz cięższe, więc twoją uwagę pochłania plama na ścianie, dzięki której oczy są ciągle otwarte, a twoją myślą przewodnią jest zdanie: „I tak dostanę prezentację na maila i wtedy przejrzę jeszcze raz”, czyli poświęcisz na nią czas razy dwa. Stać cię na to?

Sztuka szybkiego rozumienia informacji (nie tylko zarządczej) wg IBCS®

A co z raportem? Do której strony dotarłeś i ile czasu poświęciłeś? Ile razy szukałeś przy wykresach objaśnień? Ile razy pominąłeś ważne informacje ukryte w gąszczu jednakowych liczb, kolorowych słupków, barwnych kół?

Zastanów się, ile czasu poświęciły osoby na przygotowanie raportu albo prezentacji – na dyskusje, czy słupki mają być szersze, czy węższe, czcionki większe lub mniejsze, a kolory pastelowe albo nasycone. Ile razy użyłeś sformułowania „przerost formy nad treścią”?

Co by się stało, gdyby przekazywanie informacji ujednolicić (oczywiście, na ile to jest możliwe), wprowadzić kilka zasad, które spowodują, że raporty będą mniejsze, a prezentacje krótsze, ale będą zawierały więcej informacji, że wystarczy krótka chwila, aby zrozumieć przekaz zawarty w treści, a czas poświęcany dotychczas na żmudne zaznajamianie się z raportem przeznaczyć na przemyślenia, jakie podjąć decyzje, lub… na to, co lubisz?

Komunikaty

Raporty i prezentacje zawierają konkretny przekaz. Przedstaw go na górze każdej strony slajdu lub raportu.

Pierwsza zasada nie należy do łatwych, bo wymaga przekazania najważniejszej wiadomości w krótkim zdaniu. Jeśli jest ich kilka, to którą wybrać? To jest właśnie rola osoby tworzącej raport. Odbiorca nie musi tracić czasu na wyłuskiwanie tej wiedzy poprzez analizę wykresu lub tabeli. Często to jedno zdanie jest wystarczające i nie trzeba analizować całej strony. Widzisz różnicę pomiędzy „Prognoza sprzedaży dla II kwartału” a „Sprzedaż w II kwartale będzie mniejsza o 17 mln zł niż w I kwartale”?

Tytuły

Tytuły identyfikują strony, wykresy i tabele. Określ jednostkę organizacyjną, miary, okresy i scenariusze.

Dzięki tytułom wiesz, czego dotyczy zawartość strony, wykresu czy tabeli. Możesz powiedzieć, że przeczytałeś o tym w poprzednim akapicie. Po części masz rację, bo w głównym komunikacie często zawarte są elementy tytułu, ale niekoniecznie wszystkie i niekoniecznie dotyczące wszystkich tabel albo wykresów widocznych na stronie. To tak, jakbyś w wiadomości zawarł przekaz „Kuchnia wymaga remontu”, a w domu jest więcej pomieszczeń, o których także chciałbyś porozmawiać. Ważne jest również, aby tytuły miały zawsze taką samą strukturę.

Czas i struktura

Czas i struktura są najważniejszymi kategoriami analizy. Rozmieść szeregi czasowe poziomo, a porównania strukturalne w pionie.

Dane, które analizujesz, najczęściej dotyczą zmienności w czasie albo struktury np. produktów, klientów itp. Czy za każdym razem oś pozioma odnosi się zarówno do czasu, jak i innych kategorii? Jeśli przyjmiesz zasadę, że okresy będą na osi poziomej, a analizowana struktura na pionowej, zbędny będzie czas na zastanawianie się, co gdzie jest i na co patrzysz.

Pozostałe 56% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Strategie cenowe ‑ rodzaje i ich charakterystyka

Strategie cenowe - rodzaje i ich charakterystyka

W obecnych czasach coraz więcej miejsca w codziennej dyskusji poświęca się kosztom oraz sposobom na ich optymalizację. Jednak nie można również zapomnieć o drugiej stronie medalu, która finalnie wpływa na wielkość zysku, czyli o przychodach. One z kolei są uzależnione od właściwej strategii cenowej, która jest jednym z kluczowych elementów planowania strategicznego. Źle dobrana strategia i poziom cen wpływają na wolumen sprzedaży, a zarazem na wysokość przychodów, dlatego warto zapoznać się z rodzajami strategii cenowych i zastanowić się, która z nich jest najlepsza dla danego przedsiębiorstwa i oferowanego produktu.

Czytaj więcej

ABC planowania w warunkach niepewności

ABC planowania w warunkach niepewności

Każdy rodzaj planowania, we wszystkich rodzajach działalności, obarczony jest mniejszym lub większym ryzykiem. Jest ono także permanentnie wpisane we wszystkie procesy decyzyjne i kontrolno-zarządcze. W czasach, kiedy coraz trudniejsza staje się estymacja podstawowych wskaźników, takich jak poziom inflacji czy bazowych stóp NBP, a także cen zakupu paliw lub energii, nawet w stosunku do następnego miesiąca, planowanie strategiczne w roku 2023 wydaje się być ekstremalnym wyzwaniem. Jak się na to przygotować? Co warto wziąć pod uwagę? Kilka istotnych wskazówek wymieniono w dalszej części artykułu.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.