Jak wykorzystać komunikację w organizacji

Celem większości firm jest obsługa klienta zgodna z jego oczekiwaniami w imię koncepcji 7W (właściwy produkt, właściwa ilość, właściwy stan, właściwe miejsce, właściwy czas, właściwy klient, właściwa cena), tak aby OTIF (on time in full), czyli wskaźnik obsługi klienta, był na wysokim poziomie. Istnieje jednak druga strona medalu – jest nią zapas. Pełni on bardzo ważną funkcję zabezpieczającą. Dzięki niemu firma jest w stanie obsłużyć nagły wzrost popytu, czy też w sytuacji tymczasowego braku dostępności materiałów może korzystać ze swoich zgromadzonych zasobów. Przykładów takich sytuacji nie trzeba szukać daleko, np. zamknięcie gospodarki, przede wszystkim azjatyckiej, podczas pandemii COVID-19 spowodowało problemy z dostępnością produktów na rynku, co jest odczuwalne nawet po roku od ponownego uruchomienia firm.

Do właściwego zarządzania zapasami niezbędna jest informacja. Odpowiednie ułożenie procesów pozwoli na właściwy przepływ danych przez poszczególne działy. Osoba planująca produkcję czy zakupy bez pomocy działu handlowego nie jest w stanie przewidzieć ile, na kiedy i jaki asortyment ma dostarczyć. Drugą kwestią jest skonfrontowanie oczekiwań klientów z możliwościami produkcji, czasem dostawy, minimalną partią dostawy/produkcji, dostępnością miejsca magazynowego. Wymienione czynniki najczęściej stanowią największe wyzwania w procesie planowania i zarządzania zapasami i są ze sobą ściśle powiązane.

Umowa z dostawcą i jej konsekwencje

Umowy z dostawcami najczęściej negocjowane są pod kątem ostatecznej ceny produktu. Jest to jak najbardziej słuszne ekonomicznie podejście, tylko czy do tej ceny wliczane są koszty utrzymania zapasów, tj. magazynowania, obsługi, ewentualnej utraty wartości? Żeby móc uwzględnić ostateczny koszt niezbędne jest oszacowanie, jakie będzie zapotrzebowanie na dany asortyment. Pomoże to w określeniu, czy ustalona wielkość minimalnego zamówienia (MOQ) znacznie nie przekracza popytu w założonej jednostce czasu. Dzięki temu możliwa jest analiza, czy proponowana cena przy określonym MOQ (minimum order quantity) równoważy się z kosztami utrzymania zapasu. Przy produktach z krótszą datą przydatności należy jeszcze wziąć pod uwagę horyzont sprzedaży, czyli w jakim czasie towar musi zostać sprzedany i jak ułożyć proces, aby wspierał funkcjonowanie zasady FIFO (first in first out) lub jeżeli ważniejszy jest termin przydatności FEFO (first expired first out).