W każdej organizacji funkcjonują określone zasady działania i procesy, na przykład procesy zakupowe i sprzedażowe, które służą osiągnięciu określonych celów i wyników finansowych. Jednak samo istnienie i funkcjonowanie zasad działania oraz procesów nie zagwarantuje pełnego sukcesu firmie, jeśli nie będą im towarzyszyć odpowiednie mechanizmy kontroli wewnętrznej. Oznacza to, że jeśli w organizacji nie będzie efektywnych mechanizmów kontroli wewnętrznej, to szanse na realizację postawionych celów i zadań mogą być znacznie mniejsze.

Audyt wewnętrzny jako "kontrola" systemu kontroli wewnętrznej

Zakładając, że system kontroli wewnętrznej w firmie istnieje, ale nie jest poddawany niezależnej, odrębnej „kontroli”, należy zastanowić się, czy taki system będzie skuteczny. System kontroli wewnętrznej powinien być nieodłącznym elementem działalności każdej firmy jako istotne narzędzie zarządzania organizacją, na które składają się m.in.: przyjęta struktura organizacyjna, podział zadań i obowiązków, procedury, instrukcje wewnętrzne oraz wytyczne, na podstawie których firma działa. Zadaniem tego systemu jest realizacja celów organizacji i zapewnienie jej bieżącego oraz skutecznego funkcjonowania.

System kontroli wewnętrznej

Mechanizmy kontroli służą zapobieganiu, wykrywaniu i naprawianiu nieprawidłowości w celu:

  • skutecznego prowadzenia działalności i osiągania celów biznesowych organizacji,
  • zabezpieczenia majątku,
  • wykrywania oszustw i nadużyć, czyli świadomych działań podjętych przez pracowników organizacji na jej niekorzyść,
  • prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób prawidłowy, terminowy i staranny w celu przygotowywania na czas rzetelnych informacji finansowych dla celów zewnętrznych i wewnętrznych (zarządczych).

Poniżej przedstawiono przykłady mechanizmów kontrolnych:

  • procedury zakupowe – limity wydatków i wymagane autoryzacje dla zatwierdzenia zakupów, szczególnie powyżej określonych kwot,
  • procedury sprzedażowe – limity kredytowe i terminy płatności przyznawane klientom z odroczonym terminem płatności,
  • wymóg akceptowania wydatków pracowniczych,
  • obowiązek weryfikacji i parafowania umów przez radcę prawnego (w celu ograniczania ryzyka prawnego) przed podpisaniem umowy przez firmę,
  • generowanie i analiza „raportów wyjątków”, czyli przypadków odbiegających od standardowo przyjętych norm (np. przekroczenie przez klienta limitu kredytowego, manualne zmiany parametrów w systemie, wykonanie operacji w systemie poza standardowymi godzinami pracy pracowników),
  • analiza danych finansowych – analiza przychodów, kosztów, marży w celu zidentyfikowania i wyjaśnienia odchyleń od wielkości planowanych (budżetu).

Mechanizmy kontrolne są dzielone na:

  • prewencyjne – zapobiegające nieprawidłowościom (limit kredytowy ma na celu zapobieganie powstawaniu nadmiernych przeterminowanych należności, jeśli klient okazałby się niesolidnym dłużnikiem),
  • detekcyjne – identyfikujące nieprawidłowości, które już miały miejsce (analiza „raportu wyjątków” pozwoli wychwycić operacje o nietypowym charakterze w celu ich dalszego wyjaśnienia). Kontrole detekcyjne wprawdzie nie zapobiegną nieprawidłowościom, które już miały miejsce, ale pozwolą wyciągnąć wnioski w celu zapobiegania negatywnym zjawiskom w przyszłości.

Audyt wewnętrzny

Odpowiadając na pytanie dotyczące istnienia systemu kontroli wewnętrznej, który nie jest poddawany niezależnej odrębnej „kontroli”, należy stwierdzić, iż jest to niebezpieczna sytuacja dla firmy, gdyż w rzeczywistości nie wiadomo, czy:

  • ten system w praktyce w ogóle istnieje,
  • jeśli istnieje – czy działa tak, jak został zaprojektowany,
  • jeśli działa tak, jak został zaprojektowany – czy nie jest przestarzały/przestał spełniać wymogi i potrzeby organizacji.

Pozostałe 68% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Windykacja na koszt dłużnika

Windykacja na koszt dłużnika

Prowadzenie działalności gospodarczej niesie ze sobą ryzyko napotkania kontrahenta, który nie ureguluje wymagalnych zobowiązań. Powody takich sytuacji są różne. Jednak niezależnie od przyczyny, często jedynym wyjściem okazuje się wszczęcie sprawy sądowej. Warto wiedzieć, że kosztami takiego postępowania można obciążyć dłużnika. Jak to zrobić?

Czytaj więcej

Jak zaprojektować system alokacji kosztów, który będzie dostarczał wartość dodaną do systemu informacji zarządczej?

Jak zaprojektować system alokacji kosztów, który będzie dostarczał wartość dodaną do systemu informacji zarządczej?

Wpisując w popularnej wyszukiwarce internetowej hasło „alokacja kosztów”, możemy mieć 90-procentową pewność, że artykuł zacznie się od słów opisujących alokację kosztów jako proces identyfikowania i przypisywania kosztów usług niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej lub innego rodzaju podmiotu. W przeciwieństwie do oceny kosztów – alokacja jest mniej związana z faktyczną kwotą kosztu, a bardziej dotyczy alokacji lub przypisania kosztu do właściwej jednostki w organizacji. Z tej perspektywy alokację kosztów można postrzegać jako narzędzie, które pomaga efektywniej śledzić wszystkie koszty związane z bieżącą operacją, ponieważ każdy koszt jest powiązany z konkretnymi działami lub grupami działów w organizacji. Taka analiza z kolei prowadzi do możliwości weryfikacji procesu i dostarczenia wartości dodanej w zarządzaniu naszym przedsiębiorstwem. Żeby jednak tak się stało, całość musi być spójna, a system alokacji kosztów tak zaplanowany, by był zbieżny z celami organizacji.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.