W każdej organizacji funkcjonują określone zasady działania i procesy, na przykład procesy zakupowe i sprzedażowe, które służą osiągnięciu określonych celów i wyników finansowych. Jednak samo istnienie i funkcjonowanie zasad działania oraz procesów nie zagwarantuje pełnego sukcesu firmie, jeśli nie będą im towarzyszyć odpowiednie mechanizmy kontroli wewnętrznej. Oznacza to, że jeśli w organizacji nie będzie efektywnych mechanizmów kontroli wewnętrznej, to szanse na realizację postawionych celów i zadań mogą być znacznie mniejsze.

Zakładając, że system kontroli wewnętrznej w firmie istnieje, ale nie jest poddawany niezależnej, odrębnej „kontroli”, należy zastanowić się, czy taki system będzie skuteczny. System kontroli wewnętrznej powinien być nieodłącznym elementem działalności każdej firmy jako istotne narzędzie zarządzania organizacją, na które składają się m.in.: przyjęta struktura organizacyjna, podział zadań i obowiązków, procedury, instrukcje wewnętrzne oraz wytyczne, na podstawie których firma działa. Zadaniem tego systemu jest realizacja celów organizacji i zapewnienie jej bieżącego oraz skutecznego funkcjonowania.

System kontroli wewnętrznej

Mechanizmy kontroli służą zapobieganiu, wykrywaniu i naprawianiu nieprawidłowości w celu:

  • skutecznego prowadzenia działalności i osiągania celów biznesowych organizacji,
  • zabezpieczenia majątku,
  • wykrywania oszustw i nadużyć, czyli świadomych działań podjętych przez pracowników organizacji na jej niekorzyść,
  • prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób prawidłowy, terminowy i staranny w celu przygotowywania na czas rzetelnych informacji finansowych dla celów zewnętrznych i wewnętrznych (zarządczych).

Poniżej przedstawiono przykłady mechanizmów kontrolnych:

  • procedury zakupowe – limity wydatków i wymagane autoryzacje dla zatwierdzenia zakupów, szczególnie powyżej określonych kwot,
  • procedury sprzedażowe – limity kredytowe i terminy płatności przyznawane klientom z odroczonym terminem płatności,
  • wymóg akceptowania wydatków pracowniczych,
  • obowiązek weryfikacji i parafowania umów przez radcę prawnego (w celu ograniczania ryzyka prawnego) przed podpisaniem umowy przez firmę,
  • generowanie i analiza „raportów wyjątków”, czyli przypadków odbiegających od standardowo przyjętych norm (np. przekroczenie przez klienta limitu kredytowego, manualne zmiany parametrów w systemie, wykonanie operacji w systemie poza standardowymi godzinami pracy pracowników),
  • analiza danych finansowych – analiza przychodów, kosztów, marży w celu zidentyfikowania i wyjaśnienia odchyleń od wielkości planowanych (budżetu).

Mechanizmy kontrolne są dzielone na:

  • prewencyjne – zapobiegające nieprawidłowościom (limit kredytowy ma na celu zapobieganie powstawaniu nadmiernych przeterminowanych należności, jeśli klient okazałby się niesolidnym dłużnikiem),
  • detekcyjne – identyfikujące nieprawidłowości, które już miały miejsce (analiza „raportu wyjątków” pozwoli wychwycić operacje o nietypowym charakterze w celu ich dalszego wyjaśnienia). Kontrole detekcyjne wprawdzie nie zapobiegną nieprawidłowościom, które już miały miejsce, ale pozwolą wyciągnąć wnioski w celu zapobiegania negatywnym zjawiskom w przyszłości.

Audyt wewnętrzny

Odpowiadając na pytanie dotyczące istnienia systemu kontroli wewnętrznej, który nie jest poddawany niezależnej odrębnej „kontroli”, należy stwierdzić, iż jest to niebezpieczna sytuacja dla firmy, gdyż w rzeczywistości nie wiadomo, czy:

  • ten system w praktyce w ogóle istnieje,
  • jeśli istnieje – czy działa tak, jak został zaprojektowany,
  • jeśli działa tak, jak został zaprojektowany – czy nie jest przestarzały/przestał spełniać wymogi i potrzeby organizacji.

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę

Zobacz również

MSSF 15: Przychody z umów z klientami

CiRZ_1_2020_44.jpg

Międzynarodowy Standard Sprawozdawczości Finansowej 15 Przychody z umów z klientami jest stosunkowo nowym standardem, który funkcjonuje już od stycznia 2018 r. Zastępuje on MSR 11 Umowy o usługę budowlaną oraz MSR 18 Przychody, jak również wydane interpretacje KIMSF, a zatem ma zastosowanie do prawie wszystkich umów zawartych z klientami.

Czytaj więcej

Ocena ryzyka bankructwa z wykorzystaniem narzędzi controllingu

CiRZ_1_2020_9.jpg

Ryzyko jest stałym elementem działalności przedsiębiorstw. Powszechnie kojarzy się z nieoczekiwanymi stratami. Wykrywanie i unikanie sytuacji ryzyka jest jednym z głównych celów zarządzania przedsiębiorstwem, a zarządzanie ryzykiem, poprzez ocenę i zabezpieczenie ryzyka, stanowi kluczowy czynnik równowagi pozycji rynkowej biznesu.

Czytaj więcej

Inwentaryzacja składników majątku jednostki i różnice inwentaryzacyjne

CiRZ_12_24.jpg

Stany ewidencyjne poszczególnych składników majątkowych jednostki na kontach księgowych mogą się różnić od ich rzeczywistego stanu. W związku z tym, aby dokonać weryfikacji danych z ksiąg rachunkowych z posiadanym stanem rzeczywistym, przeprowadza się inwentaryzację wszystkich składników majątku.

Czytaj więcej

Numer bieżący

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama