„Nie mam czasu się tym teraz zająć – planowanie jest w tej chwili priorytetem”. Iluż z nas – finansistów, kontrolerów, planistów czy analityków finansowych wypowiedziało te słowa w ostatnim czasie?
W pewnym momencie roku w kalendarzach pojawia się notka z informacją, do kiedy plan powinien zostać złożony, jakie są wymagania, od kiedy i do kiedy są otwarte systemy planistyczne i inne kluczowe informacje.
Przeważnie jest to wywołane poprzez komunikację wewnętrzną, zbudowaną na podstawie ogólnie przyjętego cyklu planistycznego, przy czym w różnych firmach planowanie może rozpoczynać się i kończyć w różnych miesiącach, oraz mieć różny interwał (kwartał/rok etc.). Niezależnie od procesu taka informacja to jasny sygnał dla kontrolera zajmującego się planowaniem, że wkrótce trzeba będzie zakasać rękawy.
W tym miniporadniku postaram się podzielić swoimi doświadczeniami oraz podpowiem, jak z punktu widzenia osoby odpowiedzialnej za przygotowanie planu możemy ten proces usprawnić i ustrukturyzować, czyniąc go bardziej efektywnym, uwalniając tym samym nieco czasu na inne, kontrolerskie zadania.
Poradnik podzielony jest na cztery działy, które mają za zadanie przybliżyć i zaadresować główne bolączki przy planowaniu w dużej organizacji, szczególnie metodą kalkulacji od postaw (Zero Base Budgeting).
Zaplanuj to!
Z otrzymanego kalendarza lub notatki wiemy, do kiedy należy złożyć plan. To kluczowy, zazwyczaj nieprzekraczalny termin. Planowanie jednego działu czy funkcji jest częścią większego procesu – procesu, który nie poczeka i nie zostanie zatrzymany z uwagi na niedotrzymanie terminu przez jedną z jednostek. Ważne zatem, żeby zadbać o terminowość, a co się z tym wiąże zaplanować odpowiednio całość:
- Planuj wstecz: mając określone ramy czasowe (dzisiejszą datę i ostateczny termin złożenia planu), rozpisz kolejne kroki.
- Refleksja: od czego należy zacząć proces planowania – czy będzie to komunikacja, czy stworzenie formatek budżetowych, czy może odświeżenie dostępów? Znajdź pierwszą czynność i wpisz ją do swojego kalendarza planistycznego. Z drugiej strony wpisz ostatnią czynność (złożenie planu) pod odpowiednią datą.
- Dodawaj kolejne czynności i aktywności. Postaraj się już na tym etapie oszacować, ile czasu Ci to zajmie.
- Planuj w oparciu o dni i tygodnie kalendarzowe.
- Uwzględnij w planie czynności stałe (zamknięcia miesiąca, raportowanie bieżące) i spodziewane dodatkowe czynniki (okres urlopowy etc.).
- Poruszaj się po całym procesie. Bądź realistą, a nie optymistą. Zaplanuj bufory czasowe na pracę własną.
- Uwzględnij doświadczenia z poprzednich lat – czy masz wymagających interesariuszy, którzy potrzebują szczegółów? Jeżeli tak, uwzględnij to w czasie zaplanowanym na aktywności związane z interakcją z nimi.
- Wizualizuj – stwórz Gaant Chart, chociażby w Excelu lub wykorzystaj narzędzia do planowania zadań, do rozpisania aktywności planistycznych – dużo łatwiej poruszać się po kalendarzu niż osobnych plikach czy zakładkach, żeby zrozumieć w którym miejscu planowania jesteśmy.
- Aktualizuj statusy poszczególnych zadań – zarówno zależnych, jak i niezależnych od Ciebie – pomaga to w szybkim dostrzeżeniu i rozwiązaniu wąskich gardeł/blockerów.
Pozostałe 61% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
