Trzy mity na temat windykacji

Obecnie firmy wydają na windykację około 7% wszystkich kosztów w przedsiębiorstwie. Składają się na nie koszty osobowe i operacyjne, a więc zarówno te wynikające z utraty przychodów lub opóźnień w płatnościach, jak i te związane z zaangażowaniem pracowników w proces odzyskiwania należności. Nic dziwnego, że wokół windykacji narosło wiele obaw i mitów.

Mit pierwszy

Samodzielne odzyskiwanie długów jest najkorzystniejsze, bo pozwala zachować dobre relacje z kontrahentami.

Przedsiębiorstwa nie korzystają z usług firm windykacyjnych, gdyż nie chcą popsuć sobie relacji z klientem (27,4%) ani uchodzić za „trudnego” w kontaktach biznesowych (19,9%). Takie wnioski płyną z badania „Polskie spojrzenie na windykację” przeprowadzonego na zlecenie Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej SA.

Tymczasem eksperci podkreślają, że jest na odwrót. Samodzielne odzyskiwanie należności może być długie, angażujące i mało skuteczne. – Wielu dłużników nie traktuje poważnie wewnętrznego działu windykacji w firmie, który takimi środkami jak np. pozew sądowy posługuje się w ostateczności. Ponadto wewnętrzny dział windykacji zazwyczaj działa pod presją działu handlowego, który pomimo istnienia zaległości płatniczych w dalszym ciągu aktywnie współpracuje z dłużnikiem. Jeśli w dodatku wierzyciel zrezygnuje z dochodzenia należności dla świętego spokoju, dłużnik jest w stanie uwierzyć, że tak będzie zawsze. I wtedy koduje sobie: „tego wierzyciela mogę spłacić na końcu”, „ten poczeka, zawsze czeka” albo „już raz odpuścił, może znowu odpuści”. Wówczas warto się zastanowić, czy rzeczywiście na takiej współpracy z dłużnikiem nam zależy – pyta Stefan Prociak, prokurent kancelarii prawnej Via Lex.

Kiedy z dłużnikami kontaktuje się wewnętrzny dział windykacji, ciągle liczą oni, że da się to przeczekać, że problem sam zniknie. Lecz gdy pojawia się zewnętrzny windykator, uświadamiają sobie, że została uruchomiona określona procedura, a w sprawę zaangażowała się inna firma. Z obawy przed tym, że problem zrobi się naprawdę poważny, podejmują z windykatorem rozmowę o spłacie zadłużenia.

Mit drugi

Koszty windykacji są za wysokie i nie opłaca się jej zlecać.

19,7% respondentów, pytanych przez Krajowy Rejestr Długów, uważa, że windykacja prowadzona przez zewnętrzną firmę jest za droga.

– Oznacza to, że niemal 20% przedsiębiorców, a może i więcej, nie zna jeszcze uprawnień, jakie daje wierzycielom obowiązująca od 28 kwietnia 2013 r. ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Ustawa przenosi koszty związane z windykacją należności na dłużnika. A zatem wierzyciel ma prawo obciążyć dłużnika kosztami, jakie poniósł, aby odzyskać należne mu pieniądze – mówi Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.

Usługę windykacji na koszt dłużnika oferują przedsiębiorcom już niektóre firmy windykacyjne. Nowością jest połączenie windykacji polubownej z wpisem do Biura Informacji Gospodarczej. Z danych KRD wynika, że zaledwie co czwarta polska firma korzysta z usług firm windykacyjnych, a 80,3% przedsiębiorców woli odzyskiwać należności samodzielnie. Głównym tego powodem jest właśnie obawa przed ponoszeniem dodatkowych kosztów.

– Zamiast skupić się na rozwijaniu własnego biznesu, wciąż jeszcze wielu wierzycieli zmaga się z odzyskiwaniem należności we własnym zakresie. Na współpracę z firmą windykacyjną decydują się dopiero wtedy, gdy zauważą, że ściągalność takich długów jest znikoma, a koszty operacyjne związane z utrzymaniem własnej komórki windykacyjnej w przedsiębiorstwie przekraczają wydatki na outsourcing. Teraz przedsiębiorcy nie muszą już wybierać. Dłużnik ponosi koszty windykacji, więc samodzielne odzyskiwanie należności zwyczajnie przestaje się opłacać – mówi Joanna Zawadzka, kierownik Departamentu Sprzedaży Usług Windykacyjnych w Kaczmarski Inkasso.

W obliczu nowych przepisów znacznie bardziej korzystne jest zlecenie windykacji długu na zewnątrz. Jeszcze do niedawna przedsiębiorca, który chciał odzyskać pieniądze od dłużnika, musiał ponosić koszty dochodzenia należności na każdym etapie postępowania. W tej chwili, dla wszystkich transakcji zawartych po 27 kwietnia 2013 r., wierzyciel może już żądać od dłużnika zapłaty należności głównej i odsetek, a także wynagrodzenia prowizyjnego, czyli wynagrodzenia firmy windykacyjnej. Usługa „Wezwanie do zapłaty plus na koszt dłużnika” skutecznie mu to umożliwia.

Mit trzeci

Windykacja prowadzona przez wyspecjalizowaną firmę jest zbyt skomplikowana.

8,8% przedsiębiorców pytanych przez Krajowy Rejestr Długów zniechęcają do współpracy z firmami windykacyjnymi skomplikowane działania. Tymczasem firmy windykacyjne w codziennej pracy wykorzystują wypracowane przez lata schematy, które zwiększają skuteczność prowadzonej windykacji.

– Nasi negocjatorzy mają do dyspozycji bardzo proste narzędzia windykacyjne: kontakt telefoniczny, korespondencję tradycyjną, kontakt e-mailowy i windykację terenową. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie zaplanowanie działań jeszcze przed rozpoczęciem windykacji oraz skłonienie dłużnika do rozmowy o spłacie zadłużenia. I chyba to ostatnie jest najtrudniejsze, bo wymaga indywidualnego podejścia do dłużnika, sporego doświadczenia w tego typu rozmowach i wiedzy psychologicznej, której zazwyczaj brakuje wierzycielom – wylicza Joanna Zawadzka.

Proces odzyskiwania zaległych należności prowadzony przez profesjonalne firmy windykacyjne to odpowiednio dobrane narzędzia, których celem jest odzyskanie długów w sposób polubowny. Za każdym razem działania te zostają każdorazowo poprzedzone weryfikacją. Istotnie, dla niektórych wierzycieli procedury te mogą wydawać się zbyt skomplikowane. Jednak od firm windykacyjnych wymaga się przede wszystkim ponadprzeciętnej skuteczności, dlatego wykorzystują one całą wiedzę, doświadczenie i potencjał, by odzyskać pieniądze dla klienta.