Podejmowane samodzielnie przez przedsiębiorców próby wyegzekwowania spłat od dłużników są pracochłonne i zazwyczaj mało efektywne. Firmy szukają zatem pomocy pośród podmiotów specjalizujących się w windykacji. Często okazuje się jednak, że cena zlecenia usługi na zewnątrz jest za wysoka. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien wiedzieć, że przy odpowiednio sporządzonej umowie kosztami działań windykacyjnych może obciążyć dłużnika.
Problemy z odzyskiwaniem należności z tytułu wystawionych faktur są znane praktycznie wszystkim przedsiębiorcom. Firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MSP) ze względu na skalę działalności najczęściej nie dysponują specjalistami od windykacji należności zatrudnionymi na etacie, przez co odczuwają ten problem ze zdwojoną siłą. W takim przypadku outsourcing usług windykacyjnych to często jedyne efektywne rozwiązanie problemu odbiorców spóźniających się ze spłatą faktur. Cena usługi nie musi być tutaj przeszkodą, gdyż koszty z tym związane wcale nie muszą obciążyć budżetu małej czy średniej firmy.
– Jeżeli już na etapie zawierania umowy z kontrahentem zasięgniemy porady profesjonalisty, będziemy mogli skorzystać z możliwości zamieszczenia odpowiedniego zapisu, który następnie umożliwi przerzucenie kosztów windykacji na dłużnika – tłumaczy adwokat Tomasz Celary, współpracujący z Pragma Inkaso SA. – Warunki, jakie należy spełnić w tym względzie, to zlecenie windykacji zewnętrznej firmie i zawarcie odpowiedniego porozumienia podczas ustalania warunków współpracy z nowym kontrahentem.
W praktyce odpowiedni zapis w umowie o współpracy powinien zawierać informację, że w przypadku opóźnienia w zapłacie należności dostawca usług czy produktów może zlecić windykację zewnętrznej firmie na koszt odbiorcy. Oprócz tego zawarty kontrakt powinien zakładać również możliwość sprzedaży wierzytelności i finansowania w ramach faktoringu. W umowie powinno być określone, na rzecz którego podmiotu firma będzie mogła zlecić takie usługi oraz po jakim czasie od upływu terminu spłaty (np. 14 dni) będzie to możliwe.
– Firma obciąża spóźniającego się odbiorcę poniesionym kosztem usług windykacyjnych lub prowizją zapłaconą od sprzedaży długu poprzez wystawienie noty obciążeniowej z określonym terminem płatności – dodaje Tomasz Celary.
Tym samym jeśli w umowie z nowym kontrahentem zostanie zapisane rozszerzenie jego odpowiedzialności za opóźnione spłaty, firma będzie miała możliwość przerzucenia kosztów windykacji, na wypadek gdy stanie się on dłużnikiem. A jeśli nowy, potencjalny odbiorca nie będzie chciał podpisać umowy z takim zapisem? Będzie to jasny sygnał, że firma może mieć problemy finansowe lub jej intencje względem nawiązania uczciwej współpracy nie są szczere. W takim przypadku lepiej w ogóle jej nie podejmować.
