Są jeszcze menedżerowie, którzy w szkoleniach widzą przede wszystkim koszty. To błąd. Szkolenie nie tylko może, ale nawet powinno stanowić inwestycję w pełnym znaczeniu tego słowa. Korzyści mogą zostać precyzyjnie zmierzone. Return On Investment (ROI), czyli zwrot z inwestycji, to wskaźnik, który mierzy rentowność przedsięwzięć biznesowych. Można go zastosować także do szkoleń. Dzięki niemu zarząd przedsiębiorstwa sprawdzi, czy przeprowadzony program faktycznie przyniósł wymierne korzyści (np. wpłynął na lepsze wyniki sprzedażowe osiągane przez dział handlowy).
Czy to znaczy, że ROI należy mierzyć dla każdego szkolenia, w jakim uczestniczą pracownicy?
– To nie miałoby sensu – uważa dr Małgorzata Mitoraj-Jaroszek, konsultant ROI Institute w Polsce. – ROI obliczamy dla tych projektów, które są związane ze strategią firmy, z jej głównymi celami biznesowymi, angażującymi wielu pracowników firmy i jednocześnie dla tych, które są istotne z punktu widzenia zarządu. To są kluczowe kryteria.
Jeśli jednak w przedsiębiorstwie ma zostać przeprowadzony program kluczowy dla któregokolwiek procesu biznesowego, należy się do tego odpowiednio przygotować.
Najpierw cele biznesowe
Zanim zapadnie decyzja o szkoleniu, konieczne jest zbadanie potrzeb firmy oraz ustalenie pożądanych rezultatów, a więc wskaźników, które mają ulec poprawie (np.: sprzedaż, koszty, czas, jakość). Dopiero po takiej analizie należy ustalić, jakie rozwiązanie pomoże osiągnąć zakładane cele. Jeśli najlepszym narzędziem okaże się szkolenie, wówczas sprawdźmy aktualne wyniki na stanowiskach pracy uczestników. Zbadanie potrzeb szkoleniowych, czyli ustalenie celów związanych z wiedzą czy umiejętnościami, to dopiero ostatni etap przygotowań.
– Bardzo istotne jest, aby w cały proces zaangażowana była kadra kierownicza każdego szczebla. To od niej w dużej mierze będzie zależało powodzenie takiego projektu – podkreśla Małgorzata Mitoraj-Jaroszek.
Gdy zapadnie już decyzja o przeprowadzeniu programu szkoleniowego, najpierw należy przygotować dokładny harmonogram. To w nim zostaną ustalone cele szkolenia, metody oceny efektywności, narzędzia, osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy programu oraz czas potrzebny na realizację.
Wraz z harmonogramem trzeba ustalić metody izolowania efektów szkolenia – a więc to, po czym poznamy, czy zmiany w firmie są rezultatem programu, czy też efektem innych czynników. Kolejny krok to przeliczenie efektów szkoleniowych na wartości pieniężne.
– Rzeczywistość w firmach jest taka, że najczęściej robi się wszystko odwrotnie. Często najpierw organizowane jest szkolenie, a później zadawane jest pytanie, jak można zmierzyć jego efekty – mówi konsultant ROI. – Jeśli szkolenia i rozwój mają być wsparciem dla realizacji celów firmy, to muszą wynikać z potrzeb biznesowych. Dlatego określenie pożądanych rezultatów powinno stanowić pierwszy krok – podkreśla.
Mity na temat ROI
Z mierzeniem zwrotu z inwestycji w szkolenia wiąże się wiele mitów. Najpopularniejszy głosi, że ROI można obliczyć tylko w odniesieniu do szkoleń twardych, podczas gdy w przypadku szkoleń miękkich jest to niemożliwe.
– Doświadczenie ROI Institute w USA pokazuje, że nie ma znaczenia, jakiego zagadnienia dotyczy szkolenie. Jeżeli z diagnozy biznesowej czy strategii firmy wynika, że potrzebne jest szkolenie z przywództwa czy coachingu dla kadry kierowniczej, także wtedy ROI można i należy mierzyć – twierdzi Małgorzata Mitoraj-Jaroszek.
Inny popularny mit głosi, że ROI to droga metodologia. Nie jest to jednak prawdą. W praktyce badanie ROI stanowi zwykle 1–5% budżetu szkolenia, a koszty te można zmniejszyć, jeśli przedsiębiorstwo posiada pracowników samodzielnie potrafiących przeprowadzić cały proces. Ocenę zwrotu z inwestycji, jak również cały program, możemy jednak zlecić specjalistycznej firmie szkoleniowej.
Szkolenie to dopiero początek
Warto do tego celu zaangażować firmę, która będzie partnerem od początku do końca, tzn. weźmie udział w analizie potrzeb szkoleniowych, a także zaproponuje narzędzia oceny efektywności na każdym poziomie. Powinna być to także doświadczona firma, która może pochwalić się szkoleniami o wysokiej skuteczności.
– Jeśli firma prezentuje projekty, w których nastąpił wzrost wskaźników biznesowych, kluczowe wydaje się pytanie o techniki izolowania efektów szkolenia – zauważa konsultant ROI. – Nie mniej ważne wydaje się sprawdzenie trenerów „w akcji”, czyli przeprowadzenie próbki szkolenia. Jeżeli mówimy o dużych projektach, warto zrobić pilotaż i dopiero po ocenie efektywności szkolenia przeprowadzić kolejne – proponuje.
Warto pamiętać, że samo szkolenie to dopiero początek procesu uczenia. Najważniejsze, aby pracownik po powrocie na swoje miejsce pracy mógł zastosować zdobytą wiedzę i umiejętności w praktyce. To, czy będzie to możliwe, może zależeć chociażby od postawy bezpośrednich przełożonych oraz współpracowników. Menedżer powinien zapewnić wsparcie, dać pracownikowi informację zwrotną, dopingować w pracy nad nowo zdobytymi umiejętnościami. Dopiero kiedy to się powiedzie, szkolenie ma szansę przeobrazić się z kosztu w realny i mierzalny zysk dla przedsiębiorstwa.
