W czasach niepewności gospodarczej kluczowym kierunkiem przedsiębiorców jest myślenie strategiczne. Sprawne zaplecze technologiczne pozwoli obniżyć koszty, zautomatyzować procesy i w efekcie umożliwi skupienie się na podstawowej działalności firmy.
Mimo iż w samym biznesie systemy informatyczne pełnią rolę drugorzędną, jednak ich sprawne funkcjonowanie jest konieczne, by przedsiębiorstwo działało stabilnie, a więc decydują również o jego rynkowym sukcesie. W okresie nieustannych zmian rynkowych dostępność dobrych systemów informatycznych, które umożliwiają szybkie przetwarzanie danych w informacje, a co za tym idzie – w wiedzę rynkową, przekłada się na szybkość i dokładność procesów decyzyjnych.
Wsparcie systemów nie ogranicza się tu wyłącznie do rozwiązań dedykowanych przedstawicielom top managementu. Automatyzacja procesów produkcyjnych, księgowych czy dystrybucji na poziomie szeregowych pracowników to również oszczędność czasu, a to w efekcie przekłada się na znaczący wzrost wydajności.
Kompleksowe zarządzanie w firmie to podstawa pełnej kontroli. Optymalnie zaprojektowany system ERP pozwala na zautomatyzowanie i bieżącą weryfikację wszystkich istotnych procesów. Niejednokrotnie wystarczy jedno kliknięcie, aby uzyskać błyskawiczny dostęp do informacji o wybranych procesach i obszarach, które dzieją się tu i teraz.
– Przykładowo potrzebujemy zweryfikować stany magazynowe. Połączenie rejestracji dokumentu wydania z magazynu z odpowiednio przygotowanym widokiem od razu da nam informacje o tym, że mamy już za mało towaru niż zakładany stan minimalny. Jeden proces generuje ciąg następnych procesów. To samo dotyczy naszego zysku. W każdej chwili możemy zobaczyć, czy marża uzyskana na danej sprzedaży jest na satysfakcjonującym nas poziomie. Odpowiednio zbudowany widok może nas poinformować o odstępstwach od normy. Każdy klient mający w systemie zapisaną historię sprzedaży przechodzi podczas kolejnych kontraktów przez mechanizmy kontrolne, jak kontrola stanu rozrachunków czy limitu kupieckiego bądź kredytowego. I na każdym etapie z jednej strony operator wie, jak układa się współpraca z klientem, a z drugiej strony klient wie, że każde odstępstwo od zakładanych wcześniej warunków jest monitorowane – wyjaśnia Artur Jesionek, specjalista ds. sprzedaży i wdrożeń w Humansoft.
Zaletą budowy systemów ERP jest ich kompleksowość – poszczególne moduły obsługujące różne działy firmy, oferujące różne funkcjonalności, współpracują ze sobą. Dzięki takiej integracji systemu każda informacja jest wprowadzana do niego raz i automatycznie widoczna dla pozostałych działów firmy. System chroni przed niepotrzebnym chaosem. Dane wprowadzone do systemu odzwierciedlają rzeczywistą sytuację w firmie, dzięki czemu menedżer może precyzyjnie planować i śledzić obrót towarami z perspektywy nie tylko centrali, ale też pojedynczego punku sprzedaży.
– Kilka oddziałów to już nie kilka systemów, to jeden system, to często te same osoby podejmujące decyzje na poziomie firmy, a nie oddziału. Jeden z naszych klientów, mający blisko 30 oddziałów, tak skonfigurował system, że podczas włączania komputerów w każdym z oddziałów sprzedawcy widzieli analizę, który oddział aktualnie ma najlepszą sprzedaż – w ramach motywacji – mówi Artur Jesionek.
Niezależnie od specjalizacji i struktury organizacyjnej firmy kompleksowe rozwiązania klasy ERP pozwalają na pełną kontrolę działań na poziomie strategicznym i operacyjnym. Wszystko dzięki możliwości generowania szeroko pojętych analiz dostępnych na przykład w ramach controllingu sprzedaży.
– Można zobaczyć, jak wygląda w firmie zasada Pareto. Dzięki temu ocenimy relację czasu, jaki poświęcamy każdej sprzedaży, do liczby klientów o najwyższym potencjale. To samo dotyczy firm produkcyjnych i produkowanych przez nie wyrobów. Analizując kalkulację rzeczywistego kosztu wytworzenia i sprzedaży, można szybko i łatwo wyłowić produkty, które rzeczywiście opłaca się produkować – tłumaczy Artur Jesionek.
Kryzys w pierwszym momencie kojarzy nam się z zagrożeniem, przede wszystkim ze względu na spodziewany spadek popytu. Jednak z drugiej strony, ze względu na zmieniające się oczekiwania klientów, ten sam kryzys może stać się okazją do sprawnych zmian organizacyjnych i zyskania przewagi konkurencyjnej. Właśnie w takiej sytuacji niezwykle ważna jest umiejętność szybkiego i dokładnego wglądu w stan firmy oraz wykrywania zależności pomiędzy pozornie niepowiązanymi informacjami. Z zasady system ERP ma automatyzować czynności, przyspieszać pracę, kontrolować i sygnalizować pewne procesy. W razie potrzeby automatycznie wykonuje dowolne obliczenia i zestawienia, błyskawicznie generuje raporty, które umożliwiają wgląd w najbardziej szczegółowe informacje. Jednak do analizy biznesowej trzeba dwojga. Analiza bieżących wskaźników przedsiębiorstwa za pomocą wysokiej klasy narzędzi BI umożliwia szybką ocenę konsekwencji, jakie niesie utrzymanie obecnego statusu. Daje też szansę na przewidzenie efektów wprowadzanych zmian.
Systemy BI same z siebie nie znajdują oszczędności, są jednak doskonałym narzędziem do precyzyjnego ich optymalizowania. W czasach spowolnienia firmy tną koszty wszędzie, co wcale nie znaczy, że robią dobrze. Jednak dzięki szybkim i dokładnym analizom prowadzonym pod różnym kątem i w różnych ujęciach menedżerowie mogą w wybranych obszarach ograniczyć koszty w większym stopniu, zachowując jednocześnie pewność, że te oszczędności w minimalnym stopniu ograniczą potencjał całej organizacji.
– Idealnym połączeniem jest transfer danych z systemu ERP do systemu analitycznego klasy BI, w którym zrzucamy całą otoczkę związaną z wielością informacji, a oglądamy tylko to, co z systemu nas interesuje i tylko pod takim kątem, jaki przyczyni się do podjęcia strategicznej decyzji – mówi Artur Jesionek.
