Planowanie i raportowanie programów rozwojowych

Zasygnalizowane przemiany powodują, że przedsiębiorstwa, chcąc nadal funkcjonować na rynku, dokonują zmian w swoich modelach biznesowych, grupach produktów, kanałach dystrybucji – są „eksponowane” na wprowadzanie szeregu zmian. Przy takich licznych zmianach nie wystarczy już zainicjowanie projektu lub kilku projektów w firmie, ich opisanie i wdrożenie w organizacji. Koniecznym staje się wdrożenie systemowe podejścia agregującego projekty w celu zrealizowania postawionych celów strategicznych w ściśle określonym czasie. Do przeprowadzenia i wdrożenia złożonych projektów, które najczęściej dotyczą transformacji organizacji lub jej części, wdrożenia nowych linii biznesowych, produktów, zmiany w obszarach logistyki i dystrybucji, można wykorzystać podejście zarządzania Programem Projektów Rozwojowych. W swojej naturze i charakterystyce projekty rozwojowe dostarczają do organizacji nowych produktów/usług, przemodelowania procesów biznesowych, zmian funkcjonowania – a wszystko po to, aby przenieść całą organizację na nowe obszary, gdzie jest mniejsza konkurencja.

Podstawowe definicje

Projekt to tymczasowa organizacja stworzona w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych, zgodnie z określonym uzasadnieniem biznesowym.

Zarządzanie projektem obejmuje planowanie, monitorowanie i kontrolę wszystkich aspektów projektu i motywowanie wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu w celu osiągnięcia celów projektu na czas, w budżecie, na odpowiednim poziomie jakości i wydajności.

Program to tymczasowa, elastyczna struktura organizacyjna stworzona dla koordynacji, kierowania oraz nadzoru implementacji grupy projektów oraz działań w celu dostarczenia rezultatów oraz korzyści odnoszących się do strategicznych celów organizacji. Typowy okres trwania programów rozciąga się na kilka lat.

Zarządzanie programem to skoordynowana organizacja, kierowanie i wdrożenie zestawu projektów i działań, które wspólnie pozwalają dostarczyć produkty i osiągnąć korzyści o strategicznym znaczeniu dla organizacji.

Wymiary zarządzania programami

1. Co jest wizją programu i jaką przyszłość on przyniesie?
   • Wizja;
   • Projektowanie i dostawa produktów.
2. Dlaczego warto przeprowadzić dany program?
   • Uzasadnienie biznesowe;
   • Zarządzanie realizacją korzyści.
3. Kto będzie zaangażowany w program zarówno jako członek zespołu programowego oraz jako interesariusz, na którego program będzie mieć wpływ?
   • Organizacja;
   • Przywództwo i zaangażowanie interesariuszy.
4. W jaki sposób program będzie realizował kluczowe zadania, takie jak planowanie, zarządzanie ryzykiem i jakością?
   • Planowanie, raportowanie i kontrola;
   • Zarządzanie ryzykiem i rozwiązywanie bieżących kwestii;
   • Wizja.

Przebieg transformacji

Planowanie w Programie Projektów Rozwojowych

Na schemacie 1 został przedstawiony pełen cykl procesu transformacji od momentu spisania misji, wizji i wysokopoziomowych celów, poprzez definiowanie zakresu programu, planowanie projektów, etapy realizacji i wdrożenia produktów programu, zapewnienia komunikacji nowych rozwiązań w całej organizacji, kończąc na formalnym zamknięciu całego Programu Rozwojowego. Z tego opisu widać, że mamy do czynienia ze złożonym, trwającym w dłuższym horyzoncie czasowym przedsięwzięciu, które skupia w swojej strukturze kilka różnych projektów, których produkty/usługi są częścią składową całego większego przedsięwzięcia.

W tym miejscu nie będziemy się skupiać i opisywać etapu opracowania wizji, misji, jak i etapu identyfikacji Programu – zakładamy, że produkty tych etapów zostały już wcześniej wypracowane i jesteśmy na etapie przygotowania planów.