Mimo że inwentaryzacja składników majątku drogą spisu z natury jest niemal tak stara, jak sama rachunkowość, to nadal występują wątpliwości i problemy, które ostatecznie skutkują popełnieniem błędów w tym obszarze. W niniejszym materiale zwracamy uwagę na sześć z nich.

Wybrane problemy przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu  natury

Czy inwentaryzację środków pieniężnych w kasie należy zawsze przeprowadzać 31 grudnia?

Problem

Czy spis gotówki w kasie jednostki musi koniecznie odbywać się 31 grudnia? 31 grudnia 2023 r. wypada w dzień wolny (niedziela).

Rada

Ustalenie stanu gotówki w kasie na 31 grudnia nie oznacza, że czynność taka musi odbywać się koniecznie w tym dniu.

Uzasadnienie

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor), że jednostki mają obowiązek przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. aktywów pieniężnych (za wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych) drogą spisu z natury. Oznacza to, że w przypadku jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym, ustawa o rachunkowości nakazuje ustalenie stanu posiadanych środków pieniężnych w kasie na 31 grudnia. Nie oznacza to jednak, że proces ustalenia tego stanu musi odbywać się tego dnia. Jeśli 31 grudnia przypada w dzień wolny od pracy (a tak jest w 2023 r.), to ustalenia stanu środków pieniężnych należy dokonać:

  1. ostatniego dnia roboczego przed 31 grudnia (w 2023 r. będzie to dla większości jednostek 29 grudnia – piątek),
  2. w pierwszym dniu roboczym nowego roku (w 2024 r. będzie to dla większości jednostek 2 stycznia – wtorek).

Najlepiej oczywiście jest inwentaryzację taką przeprowadzić:

  • na koniec dnia po zamknięciu kasy, jeśli przeprowadza się ją ostatniego dnia roboczego, lub
  • przed rozpoczęciem pracy, jeśli zamierza się przeprowadzać ją pierwszego dnia roboczego nowego roku.

Istotne jest bowiem wykazanie w protokole inwentaryzacji stanu środków pieniężnych w kasie na dzień bilansowy (31 grudnia). W protokole tym należy wskazać „prawdziwą” datę i godziny przeprowadzenia inwentaryzacji – tak, by wiadomo było, że w czasie od jej przeprowadzenia a datą 31 grudnia nie zachodziły żadne operacje gotówkowe.

Podstawa prawna

art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598

Czy inwentaryzując składniki majątku drogą spisu z natury, można korzystać z wydruków z systemu magazynowego?

Problem

Ponieważ inwentaryzacja zajmuje w jednostce dużo czasu, często zespoły spisowe proszą o wydruki z systemu magazynowego, by szybko sprawdzić na ich podstawie istnienie (lub nie) określonych składników majątku.

Rada

Korzystanie z wydruków z systemu magazynowego w celu przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury raczej zdezorganizuje proces spisu z natury składników majątku, a nawet może zaburzać ustalenie rzeczywistego stanu zapasów.

Uzasadnienie

Korzystanie przez zespół spisowy z dostępu do systemu magazynowego w postaci wydruków z tego systemu może prowadzić do błędów. Skłania bowiem do bazowania na systemowych ilościach, zamiast na dokładnym, fizycznym zliczeniu zapasów. Wydrukowanie listy odpowiednich składników majątku (asortymentów) z systemu powoduje, że często jest zaburzona kolejność spisu, co może skutkować pomyłkami i pominięciem niektórych pozycji. Zespół spisowy jest bowiem bardziej skoncentrowany na szukaniu danych składników majątku niż na systematycznym ich spisywaniu. Taka metoda wiąże się również z ryzykiem podwójnego spisania tych samych składników majątku. Nie zastąpi w żaden sposób „prawidłowego” przeprowadzenia spisu z natury polegającego na fizycznym zliczeniu składników zgodnie z ich faktycznym rozmieszczeniem w magazynie. Tylko bowiem spisywanie składników majątku „metr po metrze” lub „obszar po obszarze” gwarantuje, że ustalony zostanie rzeczywisty (a więc kompletny) stan składników majątku będących w posiadaniu przedsiębiorstwa. Na podstawie tak przeprowadzonej inwentaryzacji łatwo ustalić ilości poszczególnych asortymentów, nawet jeżeli znajdują się w różnych miejscach spisowych. Wystarczy bowiem po zakończeniu spisu zsumować ich ilości.

Pozostałe 73% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Mechanizm podzielonej płatności

Mechanizm podzielonej płatności

Mechanizm podzielonej płatności (dalej: MPP), czyli split payment, to instytucja prawna przewidziana w art. 108a–108f ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Zakłada ona możliwość czy też obowiązek – w zależności od sytuacji – rozdzielenia dokonywanej płatności na kwotę netto oraz kwotę podatku VAT od nabywanych towarów i usług. Mechanizm podzielonej płatności ma na celu zwalczanie oszustw podatkowych oraz zwiększenie przejrzystości transakcji, zwłaszcza w handlu internetowym.

Czytaj więcej

Co nowego w podatkach? Przegląd zmian 2024/2025

Co nowego w podatkach? Przegląd zmian 2024/2025

Rok 2024 przyniósł kilka mało istotnych zmian w systemie podatkowym. Zmiana władzy w ubiegłym roku spowodowała, że nowy rząd nie zdążył wprowadzić zapowiadanych zmian podatkowych, w szczególności zmian w składce zdrowotnej, na którą czekało miliony przedsiębiorców oraz nie podwyższono też kwoty wolnej do 60 tys. zł mimo obietnic wyborczych. W 2024 r. pojawiło się wiele interpretacji podatkowych w zakresie Estońskiego CIT-u oraz fundacji rodzinnej – czyli nowych „tworów” w polskim prawie, które to orzecznictwo miało rozwiać wątpliwości interpretacyjne. Co z kolei czeka nas w 2025 rr. w podatkach? Kilka istotnych aspektów zasługuje na szerszy opis.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.