Inwestycja w rozwój kompetencji zespołu niemal zawsze rodzi pytanie, czy sfinansowane przez pracodawcę szkolenie stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Odpowiedź zależy od tego, w czyim interesie odbywa się szkolenie oraz czy pracownik korzysta z niego z własnej inicjatywy, czy na polecenie przełożonego. Kwalifikacja przekłada się wprost na obowiązki płatnika w PIT i ZUS, a po stronie pracodawcy – na możliwość zaliczenia wydatku do kosztów oraz odliczenia VAT. Artykuł pokazuje, jak rozliczyć wydatki na szkolenia w zależności od ich charakteru i jak ująć je w księgach.
Kiedy szkolenie w ogóle nie jest przychodem pracownika?
Nie każde szkolenie sfinansowane przez pracodawcę należy analizować przez pryzmat zwolnień podatkowych – w wielu przypadkach świadczenie w ogóle nie generuje przychodu, bo służy wyłącznie interesowi pracodawcy, a nie prowadzi do przysporzenia majątkowego po stronie zatrudnionego. Potwierdził to WSA w Łodzi w wyroku z 24 kwietnia 2008 r. (sygn. I SA/Łd 82/08): szkolenia organizowane w celu podniesienia efektywności pracy zespołu, ściśle związane z zakresem obowiązków pracownika, nie stanowią dla niego przysporzenia majątkowego – korzyść odnosi przede wszystkim pracodawca.
Do tej kategorii zalicza się przede wszystkim szkolenia obowiązkowe wynikające wprost z przepisów, jak szkolenia BHP, o czym stanowi art. 237³ Kodeksu pracy (dalej: KP) czy szkolenia stanowiskowe niezbędne do obsługi konkretnego urządzenia lub systemu u danego pracodawcy. Skoro uczestnictwo jest warunkiem dopuszczenia do pracy, nie można mówić o dobrowolnym świadczeniu spełniającym przesłanki przychodu z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, a kwestia zwolnienia jest wówczas bezprzedmiotowa, skoro przychód w ogóle nie powstaje.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych a zwolnienie z PIT
Szkolenie z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy
Jeżeli szkolenie stanowi odrębne przysporzenie majątkowe, kluczowe znaczenie ma to, czy odbywa się ono w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy. W myśl art. 103¹ § 1 KP podnoszeniem kwalifikacji zawodowych jest zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. W takim przypadku pracownikowi przysługują świadczenia dodatkowe, jak urlop szkoleniowy czy zwolnienie z części dnia pracy, a wartość sfinansowanego szkolenia – opłata za naukę, podręczniki, dojazdy, zakwaterowanie – korzysta ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, bez żadnego limitu kwotowego, w przeciwieństwie do wielu innych zwolnień przedmiotowych w tej ustawie.
Szkolenie z własnej inicjatywy pracownika
Odmiennie kwalifikuje się sytuację, w której pracownik podejmuje naukę z własnej inicjatywy, bez zgody lub polecenia pracodawcy, a pracodawca jedynie dobrowolnie pokrywa część lub całość kosztów. Takie świadczenie nie mieści się w reżimie art. 103¹ KP, nie korzysta więc ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT – stanowi w całości przychód pracownika ze stosunku pracy, opodatkowany i oskładkowany na zasadach ogólnych. Ta sama kwota dofinansowania może być więc w całości zwolniona albo w całości opodatkowana, w zależności wyłącznie od tego, czy pracodawca formalnie wyraził zgodę na podjęcie nauki, najlepiej w pisemnej umowie szkoleniowej.
Przykład 1.
Pracodawca skierował specjalistę ds. kontrolingu na roczne studia podyplomowe z zakresu analizy finansowej, wyrażając pisemną zgodę zgodnie z art. 103¹ KP. Opłata za studia wynosi 8000 zł rocznie, z czego pracodawca pokrywa 60%, czyli 4800 zł. Ponieważ szkolenie odbywa się za zgodą pracodawcy i mieści się w formule podnoszenia kwalifikacji zawodowych, cała kwota 4800 zł jest zwolniona z PIT (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT) oraz wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego). Gdyby ten sam pracownik podjął studia z własnej inicjatywy, bez zgody pracodawcy, a pracodawca mimo to zdecydował się zwrócić mu 4800 zł, kwota ta w całości powiększyłaby przychód ze stosunku pracy i podlegałaby opodatkowaniu oraz oskładkowaniu na zasadach ogólnych.
Wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS – uwaga na wyjątek
Wyłączenie ze składek na ubezpieczenia społeczne, przewidziane w § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, obejmuje wartość świadczeń przyznanych zgodnie z przepisami o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych – dokładnie tę samą kategorię, która korzysta ze zwolnienia w PIT. Ta spójność ułatwia rozliczenie, nie oznacza jednak, że każdy element związany ze szkoleniem jest wolny od składek.
Pozostałe 68% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
