Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienił sposób dokumentowania transakcji pomiędzy przedsiębiorcami poprzez zmianę zasad wystawiania faktur. Wprowadzenie KseF spowodowało również konieczność dostosowania procesów księgowych, procedur wewnętrznych oraz systemów informatycznych.
Pierwsze miesiące funkcjonowania systemu pokazały, że największe problemy nie dotyczą samego przesyłania dokumentów do KSeF, ale prawidłowego wykazywania przeprowadzonych transakcji.
W związku z tym wdrożenie KSeF wymaga zaangażowania osób kontrolujących w poszczególne procesy w firmie związane z KSeF poprzez przeprowadzanie okresowych audytów oraz bieżącą weryfikację transakcji w czasie rzeczywistym. Dla kontrolerów finansowych oraz działów finansowo-księgowych oznacza to konieczność monitorowania najważniejszych punktów kontrolnych.
1. Kompletność faktur wychodzących
Polega na sprawdzeniu, czy każdy dokument wygenerowany w systemie handlowym/sprzedażowym otrzymał urzędowy numer KSeF i nie utknął w buforze wysyłki.
Najczęstsze błędy powodujące, że faktura nie zostanie przyjęta w KSeF:
- zła struktura pliku XML lub błędy walidacji danych,
- błędny format dat, kwot lub brak wymaganych pól,
- nieprawidłowy NIP sprzedawcy lub nabywcy,
- próba wysłania faktury o numerze, który już istnieje w systemie,
- brak ważnych uprawnień do wysyłki dla danej osoby,
- wybrane środowisko demo zamiast produkcyjnego w programie księgowym,
- brak internetu lub awaria po stronie firmy (tryb offline24),
- awaria serwerów Ministerstwa Finansów.
2. Monitorowanie odrzuceń i błędów walidacji (API)
Bieżące monitorowanie kodów błędów systemowych oraz szybka reakcja na nie – API KSeF zwraca kod błędu w odpowiedzi HTTP i w treści JSON z opisem przyczyny błędu, dokumentacja OpenAPI zawiera pełną listę kodów i ich znaczeń. Najczęstsze przyczyny to:
- 401/403 – problemy z autoryzacją lub uprawnieniami,
- 21405 – błąd walidacji payloadu,
- 30001 – podmiot lub uprawnienie już istnieje,
- 440 – duplikat faktury,
- 500 – problem serwera.
3. Zgodność wizualizacji PDF z plikiem XML
Przepisy ustawy o VAT nie określają wymogów, jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizację faktur ustrukturyzowanych. Jednak zdaniem organów podatkowych, warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej w KSeF. Według organów podatkowych o sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, zdaniem organów należy zadbać o:
- jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
Pozostałe 70% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
