Odpisy aktualizujące w księgach rachunkowych

Tworzenie odpisów aktualizujących wartość należności umożliwia rzetelne przedstawienie wartości aktywów w księgach rachunkowych oraz w sprawozdaniu finansowym. Zgodnie z art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości trwała utrata wartości następuje, gdy istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że dane aktywo nie przyniesie w przyszłości oczekiwanych korzyści ekonomicznych. W takiej sytuacji zasadne staje się utworzenie odpisu aktualizującego, który dostosuje wartość należności ujętą w księgach rachunkowych do jej realnej wartości, czyli tej, którą można wiarygodnie oczekiwać do odzyskania. Mówiąc inaczej, odpisy aktualizujące są stosowane wobec należności zagrożonych brakiem spłaty.

Podstawowym celem tworzenia odpisów aktualizujących jest urealnienie wartości należności do poziomu najbardziej prawdopodobnego do odzyskania. Obowiązek ten wynika z zasady ostrożnej wyceny, która obowiązuje zgodnie z przepisami polskiego prawa bilansowego. W myśl tej zasady jeśli wartość możliwa do odzyskania z tytułu należności jest niższa niż ich wartość wykazana w księgach na dzień bilansowy, to należności te trzeba odpowiednio skorygować.

Utrata wartości należności – kiedy konieczne jest utworzenie odpisu na należności?

Co do zasady w momencie powstania należności w księgach rachunkowych ujmuje się ją w wartości nominalnej, która obejmuje wartość przychodu ze sprzedaży wraz z należnym podatkiem VAT. Natomiast na dzień bilansowy należności powinny być wycenione w kwocie wymagającej zapłaty, z uwzględnieniem zasady ostrożności, zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości.

Stosowanie zasady ostrożności przy wycenie należności wynika z art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, który wskazuje na obowiązek prezentowania należności w bilansie według ich rzeczywistej wartości. Oznacza to konieczność uwzględnienia ewentualnych obniżeń wartości należności spowodowanych częściowym lub całkowitym brakiem zapłaty, a więc także uwzględnienie ryzyka utraty przewidywanych korzyści ekonomicznych.

W myśl ustawy o rachunkowości trwała utrata wartości ma miejsce w sytuacji, gdy istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że dany składnik aktywów posiadany przez jednostkę nie wygeneruje w przyszłości istotnej części lub całości oczekiwanych korzyści ekonomicznych. W takiej sytuacji zachodzi potrzeba dokonania odpisu aktualizującego w księgach rachunkowych, którego celem jest dostosowanie wartości należności do ich realnej wartości, czyli do kwoty możliwej do odzyskania.

W celu ustalenia, czy istnieje potrzeba dokonania odpisu aktualizującego oraz określenia jego wysokości, jednostka powinna przeanalizować wszystkie dostępne dane na temat dłużnika. W szczególności należy ocenić jego zdolność do regulowania zobowiązań, sprawdzić wcześniejsze przypadki opóźnień w płatnościach oraz przeanalizować dotychczasową współpracę z kontrahentem.

W oparciu o zebrane dane kierownik jednostki ma obowiązek ocenić, jak duże jest prawdopodobieństwo odzyskania należności, a następnie zdecydować, czy dla tej należności należy utworzyć odpis aktualizujący.