Jak rozliczyć w księgach rachunkowych koszty założenia e-sklepu

Ujęcie w księgach rachunkowych wydatków związanych ze zleceniem firmie zewnętrznej wykonania sklepu internetowego zależne jest od tego, czy w umowie podpisanej przez strony dochodzi do przeniesienia praw autorskich (lub licencji) na kupującego. Jeśli tak jest, to nakłady te firma powinna uznać za wartość niematerialną i prawną. Jeśli natomiast umowa takiego przeniesienia praw nie przewiduje, wydatki te należy ewidencjonować jako koszty bieżącego okresu (koszty usług obcych). Szczegóły w uzasadnieniu.

Branża e-commerce rozwija się szybko i sprawia, że wiele firm decyduje sie na rozszerzanie kanałów sprzedaży własnych wyrobów o sklep internetowy. E-sklep można założyć, korzystając z wielu różnych rozwiązań, np.:

→ dedykowane platformy open-source (podstawowy program jest często bezpłatny, ale zazwyczaj wymaga zatrudnienia informatyka, który odpowiednio spersonalizuje sklep) czy

→ platformy e-commerce na abonament (płaci się abonament za gotowy sklep internetowy oraz często opłatą jest również prowizja od realizowanej przez sklep sprzedaży).

Często jednak firmy decydują się (jak to ma miejsce w rozpatrywanym przypadku) na zbudowanie sklepu internetowego „od zera”, tak by sklep spełniał spersonalizowane wymagania firmy i by można w nim wdrażać różne rozwiązania. W przypadku zlecenia wykonania sklepu internetowego firmie zewnętrznej kluczowe znaczenie dla ewidencji księgowej ma to, czy podpisana umowa przenosi autorskie prawa majątkowe na nabywcę lub stanowi umowę licencyjną. W praktyce nabycie oprogramowania opracowanego na indywidualne zlecenie zamawiającego następuje najczęściej na podstawie umowy przenoszącej autorskie prawa majątkowe.

Zlecenie wykonania e-sklepu firmie zewnętrznej – przeniesienie praw majątkowych lub zawarcie umowy licencyjnej

W sytuacji, gdy wraz z wykonaniem usługi następuje przeniesienie na zamawiającego autorskich praw majątkowych lub jest nabyta licencja, możemy mieć do czynienia z powstaniem podlegającej amortyzacji wartości niematerialnej i prawnej. Aby można ją ująć w księgach rachunkowych, musi ona spełniać jednocześnie następujące warunki, tj.:

→ musi stanowić aktywo, tj. składnik majątku, nad którym jednostka sprawuje kontrolę (posiada tytuł prawny do użytkowania), a który w przyszłości przyniesie jednostce korzyści ekonomiczne,

→ musi zostać nabyta (wytworzenie oprogramowania e-sklepu wraz ze stroną internetową we własnym zakresie wyklucza możliwość zaliczenia tych wydatków do wartości niematerialnych i prawnych; koszty wykonania e-sklepu przez pracowników firmy mogą być co najwyżej rozliczane w czasie),

→ jest przeznaczona na potrzeby własnej działalności jednostki i nadaje się do gospodarczego wykorzystania (co jest potwierdzane zapisem o przyjęciu przez jednostkę wartości niematerialnej i prawnej do użytkowania),

→ przewidywany czas jej użytkowania przez jednostkę jest dłuższy niż rok,

→ jej cena nabycia jest wyższa od wyznaczonej przez firmę jako „próg istotności”; zazwyczaj próg ten jest określony i zapisany w polityce rachunkowości w wysokości ustalonej przez przepisy podatkowe, tj. 10 000 zł (netto – w przypadku czynnych podatników VAT, brutto – w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT).