Inwentaryzacja w księgach rachunkowych

CiRZ_221_30.jpg

Kończąc rok bilansowy, jednostki zobowiązane są do przeprowadzenia inwentaryzacji posiadanych składników majątku. Przeprowadzenie inwentaryzacji jest jednym z nadrzędnych warunków jasnego i rzetelnego przedstawienia obrazu sytuacji majątkowej jednostki w sprawozdaniu finansowym oraz stanowi istotny warunek zapewnienia prawidłowości ksiąg rachunkowych. Kwestie związane z terminami oraz częstotliwością przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku posiadanych przez jednostkę regulują art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2017 r., poz. 1089 z późn. zm., dalej: uor).

Metody inwentaryzacji

Polskie prawo bilansowe w myśl art. 26 ust. 1 uor przewiduje trzy metody inwentaryzacyjne, którymi są:

1. Spis z natury – obejmuje składniki aktywów, które znajdują się w jednostce lub poza nią, mające postać fizyczną. Inwentaryzacje drogą spisu z natury możemy stosować w odniesieniu do:

  • aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
  • papierów wartościowych,
  • rzeczowych składników aktywów obrotowych,
  • środków trwałych, z wyłączeniem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony,
  • maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Inwentaryzacja drogą spisu z natury dotyczy głównie składników, które są w jakiś sposób mierzalne czy też policzalne. Polega ona na ich mierzeniu, ważeniu lub liczeniu. Głównym celem inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury jest:

  • ustalenie rzeczywistego stanu zapasów objętych i nieobjętych bieżącą ewidencją księgową (art. 17 ust. 2 pkt 4 uor), co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego,
  • ocena zgodności stanów rzeczywistych zapasów z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki),
  • wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im zapasy,
  • ocena stanu jakościowego i gospodarczej przydatności zapasów,
  • przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.

Przepisy prawa bilansowego oraz podatkowego uznają tę metodę za najważniejszą i zarazem podstawową. Z tego powodu stosowana jest najczęściej i tam, gdzie tylko jest to możliwe.

2. Potwierdzenie sald – obejmuje stan (saldo) należności oraz zobowiązań. Inwentaryzację drogą potwierdzenia sald z kontrahentem stosuje się do:

  • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,
  • należności, pożyczek (poza spornymi, wątpliwymi i publicznoprawnymi oraz rozrachunkami z osobami fizycznymi, jeżeli nie są one jednostkami gospodarczymi i nie prowadzą ksiąg rachunkowych),
  • składników aktywów powierzonych kontrahentom.

Metoda potwierdzenia sald polega na dwustronnym potwierdzeniu składników aktywów oraz pasywów pomiędzy kontrahentami, z porównaniem stanu stan wzajemnych należności oraz zobowiązań, które wynikają z ksiąg rachunkowych. Należy wspomnieć, że potwierdzenie salda przeprowadza się w formie pisemnej. Brak odpowiedzi na wysłane potwierdzenie traktuje się jako milczące potwierdzenie.

3. Porównanie danych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników – obejmuje składniki aktywów i pasywów, do których dostęp jest znacznie utrudniony, niedające się z przyczyn obiektywnych spisać z natury lub uzgodnić, bądź od których to działań ustawodawca zwalnia jednostki trwale lub na pewien czas. Inwentaryzację drogą porównania danych w księgach rachunkowych stosuje się w szczególności do:

  • gruntów i środków trudno dostępnych,
  • należności spornych i wątpliwych,
  • należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
  • należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,
  • kapitałów własnych i funduszy,
  • rozliczeń międzyokresowych biernych i czynnych,
  • rezerw,
  • innych składników niewymienionych wyżej, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Metoda ta polega na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych, rejestrach czy kartotekach operacyjnych. Stosowana jest w sytuacjach, gdy nie jest możliwe przeprowadzenie inwentaryzacji wyżej opisanymi metodami lub gdy nie ma obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji co roku.

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę
Drukuj

Zobacz również

Archiwum

Polecamy