Podstawowe narzędzie wykorzystywane w pracy kontrolera finansowego to Excel. Ma on jednak swoje ograniczenia, a wtedy do gry wchodzi Power Query. Takim przypadkiem jest chociażby budżetowanie, czyli jeden z najważniejszych procesów w controllingu. Budżetowanie wymaga konsolidacji wielu danych, co znacząco ułatwia Power Query, ograniczając ryzyko błędów ludzkich i niedopatrzeń. Niniejszy artykuł przedstawia na praktycznym przykładzie, jak w dosłownie 5 minut można oszczędzić godziny pracy kilku osób, zredukować ryzyko i uzyskać doskonały efekt w postaci skonsolidowanych danych budżetowych.
Zestaw danych do pracy
Naszym zestawem danych są formatki budżetowe dla kilku miejsc powstania kosztów (dalej: MPK) o numerach 501, 502 oraz 503. Za każdy MPK odpowiada jeden menedżer funkcyjny, którego celem było przygotowanie predykcji kosztów na rok 2023. W rzeczywistości MPK może być o wiele więcej i najczęściej w praktyce też tak jest, jednakże nie stanowi to problemu ani wyzwania w przypadku dobrze przygotowanego zapytania w Power Query, dlatego też na nasze potrzeby skupimy się na małym zestawie danych.
Nasz przykładowy zestaw danych celowo zawiera pewne błędy, jakie często można spotkać w praktyce. Błędy ludzkie są absolutnym standardem, dlatego trzeba być na nie gotowym.
Błędy, jakie wprowadzono do arkuszy (MPK 501 i 502, MPK 503 zawiera w pełni poprawne dane), są następujące:
- W wartościach dla kolejnych miesięcy znajdują się zarówno wartości dodatnie, jak i wartości = 0 lub komórka pusta.
- W MPK 501 jeden wiersz jest pusty (wiersz 12).
- Suma dla całego MPK 501 jest niewłaściwie obliczona (wiersz 22).
- Brakuje pewnych danych w kolumnach F-G w MPK 501 (wiersze 19-20).
- W MPK 502 dodano linię bez numeru i nazwy konta, którą należy zignorować na ten moment (wiersz 19).
Zanim przejdziemy do meritum, zastanówmy się chwilę, dlaczego właściwie chcemy wykorzystać do tego zadania Power Query, a nie Excela? W istocie można skonsolidować te dane z wykorzystaniem obu podanych narzędzi. Niemniej Power Query ma kilka zasadniczych przewag nad arkuszem Excela:
- Konsolidacji za pomocą Excela można dokonać z wykorzystaniem formuł, jednakże wymaga to wiedzy i sporo czasu. Co ważniejsze, to rozwiązanie może znacząco zwiększyć rozmiar pliku, co przy kilkudziesięciu lub kilkuset MPK będzie stanowić nie lada wyzwanie. Dalsza praca będzie utrudniona, podobnie jak odczyt i modyfikacja danych. Z kolei zaprezentowane niżej zapytanie (tzw. query) jest szybkie (i o wiele szybsze niż Excel) i wbrew pozorom absolutnie nie wymaga zaawansowanej wiedzy. Co równie istotne – rozmiar pliku jest dużo mniejszy.
- Zaprezentowane dane można skonsolidować manualnie poprzez ręczne skopiowanie danych ze wszystkich zakładek do jednej. W przypadku trzech MPK miałoby to nawet sens i byłoby to pewnie szybsze działanie niż budowa zapytania, jednakże już w przypadku kilkunastu czy więcej MPK jest to czasochłonna praca mijająca się z celem. Dobrze przygotowane query pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu (nawet kilka godzin pracy), jednocześnie minimalizując ryzyko błędu ludzkiego.
- Konsolidacja za pomocą Excela (drogą manualną) jest rozwiązaniem jednorazowym. Proces budżetowy natomiast nigdy taki nie jest i w 99% przypadków jest tworzony w drodze ciągłych modyfikacji, aktualizacji i weryfikacji kosztów. W przypadku manualnie skonsolidowanego pliku oznaczałoby to ogromny wysiłek i stratę czasu. Potrzebne jest rozwiązanie elastyczne i szybkie. Takim jest właśnie Power Query, które raz zrobione umożliwia odświeżanie w ciągu kilku sekund.
Niestety, nie ma róży bez kolców i podobnie jak Excel, tak i Power Query ma swoje ograniczenia:
Pozostałe 66% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
