Z usług outsourcingu procesów zarządzania drukiem korzystają firmy z sektora publicznego i prywatnego. Dzięki tego typu rozwiązaniom mogą one zaoszczędzić nawet 40% na kosztach druku, które stanowią najczęściej 3–4% przychodu statystycznego przedsiębiorstwa.
W ramach wieloetapowego procesu zarządzania drukiem realizuje się z reguły:
- monitorowanie kosztów druku, wdrażanie rozwiązań redukujących tego typu wydatki, wspomaganie efektywnej eksploatacji floty urządzeń biurowych.
Usługi w zakresie zarządzania drukiem (Managed Print Services, MPS) są często zlecane zewnętrznym dostawcom, którzy wykorzystują i uzupełniają już istniejącą infrastrukturę w celu zwiększenia jej wydajności. Urządzenia wielofunkcyjne mogą stać się dodatkowo źródłem informacji do systemów klienta. Dokumenty zostają zeskanowane oraz zindeksowane, co umożliwia przeszukiwanie ich treści czy automatyczne nadawanie im dalszego biegu, w zależności od znalezionych słów kluczowych. Papierowe materiały firmowe, łącznie z korespondencją, zapisywane są na zewnętrznym lub wewnętrznym dysku, a zawarte w nich dane są dystrybuowane i archiwizowane w formie elektronicznej.
Uzupełnieniem tego modelu mogą być też systemy faksów elektronicznych. Faksy przychodzące i wychodzące nie muszą już w ogóle pojawiać się w wersji drukowanej – od razu kierowane są na adres e-mail adresata.
Dla kogo MPS
Na rynku MPS ważna jest nie tyle wielkość przedsiębiorstwa, ile liczba wydruków, jakie generuje. Tam, gdzie produkuje się więcej niż 40 000 stron miesięcznie, można zoptymalizować proces w widoczny sposób.
Głównymi odbiorcami usług i narzędzi z obszaru zarządzania drukiem są firmy:
- mające na co dzień do czynienia z dużymi ilościami papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania,
- realizujące masowe wydruki oraz transakcje wymagające udokumentowania.
Korzyści z rozwiązań MPS
Zdecydowana większość użytkowników nie wie, jakie koszty druku ponosi. Optymalizacja procesów produkcji materiałów pomaga im lepiej planować wydatki. Redukcje kosztów płynące z wdrożenia modelu outsourcingu druku sięgają wówczas nawet kilkuset złotych w przeliczeniu na pracownika.
W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego 500 osób może to być około 600 zł na osobę. Według wyliczeń ekspertów Xerox oszczędność na poziomie wydruku 1 strony wynosi minimum 10%. Zwykle po wdrożeniu pełnej usługi zarządzania drukiem z wykorzystaniem narzędzi MPS średnie oszczędności kształtują się na poziomie 10–40%. W przypadku wdrożeń systemów kontroli wydruku, elektronicznego obiegu dokumentów itp. inwestycja zwraca się po 12–18 miesiącach, a czasami nawet szybciej. W przypadku firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw koszty druku można zredukować od 10 do 30%.
Kolejnym problemem organizacji, rozwiązywanym przez opisywane usługi, jest gubienie dokumentów, które dla instytucji publicznych i prywatnych może mieć nie tylko finansowe, ale i prawne konsekwencje. Ich e-archiwizacja przeprowadzona według najwyższych standardów bezpieczeństwa zmniejsza nie tylko zagrożenie utraty lub wycieku wrażliwych danych, ale także potrzebę wynajmowania magazynów do przechowywania papierowych wersji. Umożliwia również monitorowanie, który z pracowników miał styczność z konkretnym dokumentem.Dodatkowo ułatwia dostęp do fizycznych kopii, usprawniając wewnętrzne procedury. Daje również możliwość sprawdzenia, na jakim etapie realizacji jest sprawa czy projekt, którego dana dokumentacja dotyczy.
Co więcej, outsourcing zarządzania drukiem eliminuje problem nietrafionych inwestycji w infrastrukturę, które powodują, że wiele zakupionych urządzeń drukujących nie odpowiada potrzebom firmy i nie jest maksymalnie wykorzystanych. Za dobór odpowiedniego sprzętu odpowiada zewnętrzny dostawca.
Dodatkowo elektroniczny obieg i archiwa dokumentów uniezależniają komunikację wewnętrzną i zewnętrzną od papieru, a firmie przynoszą wiele wymiernych korzyści na płaszczyźnie organizacyjnej i biznesowej, takich jak usprawnienie i zwiększenie efektywności pracy zespołu oraz uporządkowanie procesów. Przedsiębiorstwa, które korzystają z rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentów, wskazują na poprawę jakości komunikacji wewnętrznej oraz zwiększenie wydajności i tempa pracy. Sprawy, które zajmowały jeszcze niedawno kilka dni, teraz można przeprocesować w kilka godzin.
