Praca z fakturą dotyczy większości pracowników firm w Polsce – wynika z pierwszego ogólnopolskiego badania obiegu faktur kosztowych. Raport obalił jeden z najpopularniejszych mitów, że faktura dotyczy wyłącznie księgowości i finansów.
W 33% badanych przedsiębiorstw średnio 25% pracowników bierze udział w procesie opisu i akceptacji faktur. W przypadku średniego przedsiębiorstwa oznacza to uczestnictwo ok. 60 pracowników. Jeśli założymy, że firmy te zarządzają średnio ok. 1300 fakturami w miesiącu, to opisanie, zaakceptowanie i zaksięgowanie kosztu stanowi nie lada wyzwanie organizacyjne.
„Zauważyliśmy, że niektóre firmy utworzyły nowe stanowisko – asystent działu księgowości, którego głównym zadaniem jest przyjmowanie i rejestrowanie wpływających faktur. To świetne rozwiązanie dla tych przedsiębiorstw, które generują ponad 1000 faktur w miesiącu” – podkreśla Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl. Wysoka świadomość potrzeb w zakresie usprawnienia pracy z fakturami występuje w szczególności w tych firmach, które posiadają elektroniczne systemy obiegu faktur i są otwarte na usprawnienie pracy poprzez nowoczesne zarządzanie.
Stanowiska, które najczęściej uczestniczą w procesie opisu i akceptacji faktury, to sekretarka, pracownik działu finansowo-księgowego, pracownik działu, który wygenerował koszt, kierownik działu, dyrektor jednostki i członek zarządu. Ważne jest, aby dana czynność była wykonywana przez osobę o odpowiednich kompetencjach, co zdecydowanie usprawni cały proces.
„W przypadku gdy faktura do organizacji trafiała przez księgowość, czas całego procesu w 65% przypadków nie przekroczył 1 dnia. Jeśli natomiast faktura adresowana była do pracownika związanego z zakupem, czas był wydłużony pięciokrotnie” – wylicza Beata Skura.
Czasochłonność i niezrozumiałość procesu obiegu dokumentów kosztowych jest główną przyczyną negatywnej oceny pracy z fakturami (44%). Z kolei prosty zabieg wpisania czynności opisu i akceptacji faktury w zakres obowiązków pracownika znacząco poprawiłby efektywność całego procesu. Zdarzają się również sytuacje, w których pracownicy traktują te czynności w kontekście swoistej rywalizacji „sportowej” i prowadzą ranking najlepszych wyników.
„Innym pomysłem na ocieplenie relacji pracownik – faktura jest wdrożenie narzędzi automatyzujących i usprawniających cały proces. Narzędzia takie nie tylko podpowiedzą nam, co należy robić z fakturą, ale również za nas wyślą przypomnienie do dyrektora o upływie czasu na jej akceptację. My unikniemy nieprzyjemnej sytuacji, a faktura zostanie zaakceptowana na czas” – podsumowuje Beata Skura.
Badanie zrealizowane przez firmę Kolibro jest pierwszym tego typu badaniem w Polsce. Ukazuje trendy i praktyki polskich organizacji w zakresie pracy z fakturami. Wzięło w nim udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej.
