W dniach 24-25 października 2007 r. w uroczym pałacu w Drwalewie odbyło się piąte spotkanie Koła Praktyków Controllingu Warszawa. Po raz kolejny okazało się, że stołeczni pasjonaci controllingu kreatywnie i na wesoło potrafią dzielić się swoimi doświadczeniami. Rodzinna atmosfera pomogła lepiej przyswoić trudny temat: „Zarządzanie projektami - kluczowe zadania controllera związane z zarządzaniem projektami”.
24-25 października 2007 r., Drwalewo
Na wstępie Joanna Zembrzuska-Hała zaprezentowała uczestnikom zasady działalności Kół Praktyków Controllingu związanych z Międzynarodowym Stowarzyszeniem Controllerów ICV w Polsce. Anna Korsak, jako pełnomocnik ICV ds. PR i reklamy, przedstawiła najnowsze informacje dotyczące rozwoju ICV i Kongresu Controlling Intelligence Adventure.
Część merytoryczną spotkania rozpoczął Wojciech Korsak. Nowoczesne przedsiębiorstwa wspierane informacją przygotowaną przez controlling coraz częściej angażują ekspertów controllingu w prace projektowe. Controllerzy uczestniczą w większości realizowanych projektów, a często również, znając specyfikę poszczególnych obszarów firmy, zarządzają tymi projektami.
Rozróżnienie projektów od procesów i programów, cechy i cele projektów prowadzący uzupełnił o praktyczne zastosowanie tematyki. Zasady teorii zarządzania projektami mają bowiem zastosowanie także w naszym prywatnym życiu. Doświadczenia zawodowe Anna i Wojciech Korsak świetnie wykorzystali np. podczas przygotowania swojego ślubu. Harmonogram, budżety cząstkowe, scenariusze reakcji w sytuacji ryzyka, analiza otoczenia pozwoliły zaplanować każdy najdrobniejszy szczegół. Korygując w kolejnych etapach założenia budżetowe, mimo napotykanych trudności, ten dwuosobowy zespół projektowy z sukcesem zrealizował swój cel. Bardzo interesująca forma prezentacji zarządzania tym wyjątkowym projektem po raz kolejny zainteresowała praktyków controllingu narzędziami mind mappingu.
Nie zabrakło oczywiście informacji o historii, o stosowanych metodach i zagrożeniach związanych z zarządzaniem projektami. Fazy i cykl życia projektu zobrazowały controllerom często zauważane, ale niekiedy ignorowane zależności pomiędzy czasem i zaangażowaniem zespołu projektowego.
Trudy wspólnej pracy uwieńczyła kolacja przy świecach w balowej sali pałacowej, zdobionej tajemniczymi obrazami postaci przypominających bohaterów filmu „Inni” z Nicole Kidman. Niezapomniana wyprawa po podziemnych labiryntach tuż przed Halloween umocniła więzi wśród uczestników spotkania.
Następnego dnia już od wczesnego rana Mariusz Gazda, jako kolejny prowadzący, zaprezentował na bazie własnych doświadczeń problematykę zarządzania czynnikiem ludzkim w trakcie prowadzenia projektu. Wskazał między innymi na standardową hierarchię zespołu projektowego. Na szczególną uwagę zasługuje problem zarządzania zespołem projektowym (przy wciąż rosnącej liczbie prowadzonych projektów) w sytuacji zmian na rynku pracy, który w ostatnim czasie z rynku pracodawcy przekształcił się w rynek pracownika. Burzliwie dyskutowano na temat roli controllera i konsultanta w czasie prowadzenia projektów.
Wspólne poszukiwanie odpowiedzi na dręczące pytania ostatecznie podsumowano, wyciągając opisane niżej wnioski.
Uwaga
Najważniejsze pytanie w pracach związanych z zarządzaniem projektami:
„O CO CHODZI?” (pytanie o cel projektu zmusza do upewnienia się, czy wszyscy członkowie zespołu projektowego jednakowo rozumieją przesłanki i zadania wyznaczone przez szefa projektu).
Najważniejsze stwierdzenia przed rozpoczęciem prac projektowych:
„CHCEMY OSIĄGNĄĆ” (co chcemy osiągnąć - np. wzrost udziału w rynku, jakiej wartości - np. o 10%, kiedy - np. do końca 2009 r.),
„POPRZEZ” (w jaki sposób - np. zwiększenie sieci sprzedaży, jakiej wartości - np. o 30%, jakim kosztem - np. inwestując 100 000 zł).
Praktyczne zadania postawione przed treningowymi zespołami projektowymi pozwoliły na przećwiczenie zachowań podczas realnych projektów biznesowych. To, co wydawało się nieosiągalne, udało się z sukcesem sfinalizować zgodnie z wytycznymi sponsora projektu. Potrzebne było jedynie dokładne zrozumienie zadania przez cały zespół projektowy.
Burzliwe dyskusje pod okiem przyglądającego się konsultanta uwieńczyła satysfakcja całego zaangażowanego zespołu. Poprzez wspólną kreatywną zabawę dostrzeżono, z jakimi problemami borykają się zarówno kierownicy projektów, jak i członkowie grup projektowych. Praktycy controllingu mieli niepowtarzalną możliwość wykorzystania wzajemnych doświadczeń.
W końcowej części spotkania rozgorzała dyskusja na temat niepieniężnych sposobów motywowania pracowników kończących dany projekt. Co zrobić z ludźmi, którzy ponownie mają wrócić do wcześniejszych obowiązków, znacznie mniej kreatywnych niż prace projektowe? Jak motywować tych pracowników pomimo ograniczonego budżetu? Pytaniom i wspólnym poszukiwaniom odpowiedzi nie było końca. Poważny temat zrealizowany z dużym poczuciem humoru spełnił oczekiwania uczestników.
Następne spotkanie już wiosną. Zapraszamy wszystkich, którzy czują potrzebę rozwijania swoich umiejętności controllingowych. Szczegóły na stronie www.icv.pl.
