Ewidencjonowanie faktur w JPK_VAT po zmianach. Jak prawidłowo stosować nowe oznaczenia?

Ewidencjonowanie faktur, którym nadano numer KSeF

Pierwszą grupę stanowią faktury, które na dzień przesłania pliku JPK_VAT mają nadany numer w KSeF. W przypadku takich faktur w polu NrKSeF JPK_VAT podatnik musi wpisywać numer KSeF nadany tym fakturom. Jak przy tym czytamy w broszurze, podanie numeru KSeF ma zastosowanie do wszystkich trybów wystawiania faktur, tj. online, offline24, awaria, niedostępność systemu, jeśli z chwilą złożenia JPK_VAT faktury te zostały przesłane do KSeF i posiadają numer identyfikujący je w KSeF.

Numer KSeF wpisujemy zarówno po stronie faktur sprzedażowych, jak i zakupowych.

Ewidencjonowanie faktur wystawionych w trakcie awarii, którym nie nadano numeru KSeF

Drugą grupę stanowią faktury, o których mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Są to faktury wystawione w formie elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej w okresie trwania „zwykłej” awarii KSeF, którym na dzień przesłania pliku JPK_VAT nie został nadany numer KSeF.

Takie faktury należy oznaczać w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT kodem OFF. Przy czym, jak czytamy w broszurze, podatnik nie ma obowiązku dokonania korekty ewidencji JPK_VAT po uzyskaniu numeru KSeF.

Ważne! Nie trzeba korygować pliku JPK_VAT, gdy po jego wysłaniu fakturze oznaczonej kodem OFF zostanie nadany numer KSeF.

Kodem OFF oznaczamy zarówno faktury sprzedażowe, jak i zakupowe.

Ewidencjonowanie „zwykłych” faktur papierowych i elektronicznych nieprzesyłanych do KSeF

Trzecią grupę stanowią „zwykłe” faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Są to np. faktury wystawione:

• konsumentom poza KSeF,
• przed objęciem podatnika obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF,
• w okresie trwania całkowitej awarii KSeF.

Faktury takie są wykazywane w ewidencji VAT oraz w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT z oznaczeniem BFK zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów.

Ewidencjonowanie pozostałych dokumentów

Czwartą grupę stanowią pozostałe dokumenty, które wykazywane są w ewidencji VAT oraz w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT z oznaczeniem DI. Jak czytamy w broszurze, oznaczenie to dotyczy dowodu innego niż faktura, dla której istnieje obowiązek wystawienia za pośrednictwem KSeF. Są to:

• dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF albo BFK oraz
• faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają nadanego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Symbolem DI oznaczamy dowody wewnętrzne oraz dokumenty zbiorcze o sprzedaży z kasy rejestrującej. W konsekwencji takie dokumenty oznaczane są dwoma symbolami – odpowiednio DI i WEW oraz DI i RO. Potwierdza to treść uzasadnienia projektu rozporządzenia nowelizującego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Zdaniem autora do dowodów oznaczanych symbolem DI należą również faktury wystawiane w oparciu o przepisy inne niż polskie (czyli w uproszczeniu – faktury zagraniczne), gdyż nie są to faktury w rozumieniu ustawy o VAT. Kwestia ta nie jest jednak oczywista, w związku z czym można się również spotkać ze stanowiskiem, że faktury takie należy wykazywać w ewidencji VAT oraz w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT z oznaczeniem BFK.

Jak wynika z broszury, w przypadku ujęcia w ewidencji faktury wystawionej w trybie offline24 lub w trakcie niedostępności systemu, dla której zastosowano w ewidencji oznaczenie DI – po nadaniu jej numeru KSeF podatnik będzie musiał złożyć korektę JPK_VAT. Dotyczy to ewidencji sprzedaży.

W takim przypadku trzeba będzie wystornować zapis faktury z oznaczeniem DI i zaewidencjonować jeszcze raz tę fakturę, wpisując nadany jej numer KSeF.

Ważne! Zaewidencjonowanie faktur sprzedażowych wystawionych w trybie offline24 lub niedostępności systemu z oznaczeniem DI, gdy zostanie im nadany numer KSeF po wysyłce JPK_VAT, będzie powodowało obowiązek złożenia korekty pliku. 

Źródło: Infor.pl