1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357), która oznacza rewolucję w sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika.

Co zmienia ustawa?

  • skraca obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
  • umożliwia skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • wprowadza możliwość zmiany prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną – stają się równoważne,
  • umożliwia zniszczenie dokumentacji papierowej po jej digitalizacji,
  • pozwala na uporządkowanie dokumentacji w formie elektronicznej.

Jak przygotować się do nowych obowiązków?

Proces zamiany dokumentacji papierowej na elektroniczną może być prosty, bezbolesny i przezroczysty dla organizacji. Warunkiem jest jego dobre przygotowanie techniczne, organizacyjne i formalne. Warto zadbać o partnera, który ściągnie z nas ciężar zmiany procedur i zapewni wsparcie operacyjne. Zdaniem Agnieszki Szymczak, Prezesa Zarządu Archivio, lidera nowoczesnego wsparcia dla działów kadrowych: „tylko narzędzia, które umożliwią porządkowanie dokumentacji, przygotowanie raportów informacyjnych w celu skrócenia okresu przechowywania oraz prowadzenie e-teczki i profesjonalne przejście z dokumentacji papierowej do elektronicznej, dają gwarancję sukcesu. Dlatego tak ważne jest, żeby dać działom kadr produkty, które będą dopasowane do potrzeb, specyfiki i oczekiwań klienta”. Unowocześnienie obsługi kadrowej w organizacji to klucz do oszczędności i optymalizacji, a sukces tym bardziej prawdopodobny, im więcej obowiązków przejmie wyspecjalizowany w tym zakresie partner.

Dlaczego Archivio?

Archivio od wielu lat specjalizuje się w cyfrowym odwzorowaniu dokumentacji papierowej. Dla wielu klientów realizuje proces skanowania dokumentów, podpisywania ich podpisem kwalifikowanym i umieszczania w repozytorium elektronicznym, np. dedykowanym rozwiązaniu chmurowym.

Firma posiada dedykowane rozwiązanie dla działów kadr – E-teczkę, która w intuicyjny sposób, przyjęty dla dokumentacji kadrowej, prezentuje dokumenty pracowników. Podzielone na odpowiednie części ABCD mogą być indeksowane także przez specjalistów ds. kadr.

Jak to zrobić?

  1. Archivio wspólnie z klientem oszacuje skalę projektu – warunkiem sukcesu jest bowiem sprawne zakończenie procesu;
  2. w przypadku decyzji o zmianie okresu przechowywania obowiązkiem klienta jest przygotowanie i złożenie raportów informacyjnych – Archivio może w tym pomóc;
  3. kolejnym krokiem jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu papierowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym Pracodawcy – w tym przypadku Archivio, wykorzystując profesjonalne urządzenia doświadczonych specjalistów, zrealizuje ten etap na potrzeby klienta;
  4. w przypadku decyzji o zmianie sposobu przechowywania klient musi poinformować pracowników o nowej formie prowadzenia dokumentacji;
  5. końcowym etapem projektu jest odebranie dokumentacji papierowej przez pracowników lub fizyczne zniszczenie dokumentacji papierowej.

Archivio

  • oszczędność miejsca i czasu;
  • szybkość i łatwość dostępu do informacji;
  • uporządkowanie systemowe, kontrola kompletności i integralności;
  • bezpieczeństwo i kontrola dostępu, cykliczne i bezpieczne kopie zapasowe;
  • dostęp jednocześnie kilku użytkowników do tego samego dokumentu z dowolnej lokalizacji;
  • wygodny i przejrzysty system zarządzania teczkami kadrowymi;
  • elastyczne rozwiązanie – zasilanie modułów kadrowych systemów Klienta.

Dla kogo?

  • dla firm chcących oszczędzać koszty administracyjne;
  • rozproszonych organizacji posiadających wielu pracowników;
  • dla firm nowoczesnych, w trakcie automatyzacji procesów. |

Archivio.pl
dziendobry@archivio.pl

Also check

Kaizen Inspiration Tour (Japonia, 30.09.-11.10.)

Dla wszystkich tych, którzy chcą poczuć i zrozumieć czym jest kaizen oraz zobaczyć na własne oczy najlepsze na świecie praktyki leanowe, Wydawnictwo Explanator we współpracy z ATML Polska przygotowało ofertę wyjazdu studyjnego do Japonii.

Read more

MPiT tworzy Czarną Księgę niedozwolonych praktyk

MPiT zachęca przedsiębiorców do zgłaszania wszelkich barier napotkanych na rynkach innych państw członkowskich. Szczególnie dotyczy to delegowania pracowników. Skargi te posłużą do opracowania Czarnej Księgi dot. bezprawnych praktyk utrudniających delegowanie pracowników, a także innych barier i ograniczeń, które utrudniają korzystanie ze wszystkich czterech swobód rynku wewnętrznego: przepływu towarów, osób, usług i kapitału.

Read more

Nowe rozwiązania zapobiegające unikaniu płacenia podatków

CiRZ_07-08_6.jpg

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, który zakłada dalsze uszczelnienie systemu podatkowego oraz zapewnienie większej stabilności wpływów z podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. Zaproponowano także rozwiązania zapobiegające unikaniu płacenia podatków.

Read more

Current issue

Polecamy

Go to

Partners

Reklama