1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357), która oznacza rewolucję w sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika.
Co zmienia ustawa?
- skraca obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
- umożliwia skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
- wprowadza możliwość zmiany prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną – stają się równoważne,
- umożliwia zniszczenie dokumentacji papierowej po jej digitalizacji,
- pozwala na uporządkowanie dokumentacji w formie elektronicznej.
Jak przygotować się do nowych obowiązków?
Proces zamiany dokumentacji papierowej na elektroniczną może być prosty, bezbolesny i przezroczysty dla organizacji. Warunkiem jest jego dobre przygotowanie techniczne, organizacyjne i formalne. Warto zadbać o partnera, który ściągnie z nas ciężar zmiany procedur i zapewni wsparcie operacyjne. Zdaniem Agnieszki Szymczak, Prezesa Zarządu Archivio, lidera nowoczesnego wsparcia dla działów kadrowych: „tylko narzędzia, które umożliwią porządkowanie dokumentacji, przygotowanie raportów informacyjnych w celu skrócenia okresu przechowywania oraz prowadzenie e-teczki i profesjonalne przejście z dokumentacji papierowej do elektronicznej, dają gwarancję sukcesu. Dlatego tak ważne jest, żeby dać działom kadr produkty, które będą dopasowane do potrzeb, specyfiki i oczekiwań klienta”. Unowocześnienie obsługi kadrowej w organizacji to klucz do oszczędności i optymalizacji, a sukces tym bardziej prawdopodobny, im więcej obowiązków przejmie wyspecjalizowany w tym zakresie partner.
Dlaczego Archivio?
Archivio od wielu lat specjalizuje się w cyfrowym odwzorowaniu dokumentacji papierowej. Dla wielu klientów realizuje proces skanowania dokumentów, podpisywania ich podpisem kwalifikowanym i umieszczania w repozytorium elektronicznym, np. dedykowanym rozwiązaniu chmurowym.
Firma posiada dedykowane rozwiązanie dla działów kadr – E-teczkę, która w intuicyjny sposób, przyjęty dla dokumentacji kadrowej, prezentuje dokumenty pracowników. Podzielone na odpowiednie części ABCD mogą być indeksowane także przez specjalistów ds. kadr.
Jak to zrobić?
- Archivio wspólnie z klientem oszacuje skalę projektu – warunkiem sukcesu jest bowiem sprawne zakończenie procesu;
- w przypadku decyzji o zmianie okresu przechowywania obowiązkiem klienta jest przygotowanie i złożenie raportów informacyjnych – Archivio może w tym pomóc;
- kolejnym krokiem jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu papierowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym Pracodawcy – w tym przypadku Archivio, wykorzystując profesjonalne urządzenia doświadczonych specjalistów, zrealizuje ten etap na potrzeby klienta;
- w przypadku decyzji o zmianie sposobu przechowywania klient musi poinformować pracowników o nowej formie prowadzenia dokumentacji;
- końcowym etapem projektu jest odebranie dokumentacji papierowej przez pracowników lub fizyczne zniszczenie dokumentacji papierowej.
Archivio
- oszczędność miejsca i czasu;
- szybkość i łatwość dostępu do informacji;
- uporządkowanie systemowe, kontrola kompletności i integralności;
- bezpieczeństwo i kontrola dostępu, cykliczne i bezpieczne kopie zapasowe;
- dostęp jednocześnie kilku użytkowników do tego samego dokumentu z dowolnej lokalizacji;
- wygodny i przejrzysty system zarządzania teczkami kadrowymi;
- elastyczne rozwiązanie – zasilanie modułów kadrowych systemów Klienta.
Dla kogo?
- dla firm chcących oszczędzać koszty administracyjne;
- rozproszonych organizacji posiadających wielu pracowników;
- dla firm nowoczesnych, w trakcie automatyzacji procesów. |
Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
