E-teczki po 1 stycznia 2019 r. Archivio odpowiada na nowe potrzeby działów kadrowych i księgowych

Controlling i Rachunkowość Zarządcza 1/2019 Tekst otwarty

1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357), która oznacza rewolucję w sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika.

Co zmienia ustawa?

  • skraca obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
  • umożliwia skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • wprowadza możliwość zmiany prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną – stają się równoważne,
  • umożliwia zniszczenie dokumentacji papierowej po jej digitalizacji,
  • pozwala na uporządkowanie dokumentacji w formie elektronicznej.

Jak przygotować się do nowych obowiązków?

Proces zamiany dokumentacji papierowej na elektroniczną może być prosty, bezbolesny i przezroczysty dla organizacji. Warunkiem jest jego dobre przygotowanie techniczne, organizacyjne i formalne. Warto zadbać o partnera, który ściągnie z nas ciężar zmiany procedur i zapewni wsparcie operacyjne. Zdaniem Agnieszki Szymczak, Prezesa Zarządu Archivio, lidera nowoczesnego wsparcia dla działów kadrowych: „tylko narzędzia, które umożliwią porządkowanie dokumentacji, przygotowanie raportów informacyjnych w celu skrócenia okresu przechowywania oraz prowadzenie e-teczki i profesjonalne przejście z dokumentacji papierowej do elektronicznej, dają gwarancję sukcesu. Dlatego tak ważne jest, żeby dać działom kadr produkty, które będą dopasowane do potrzeb, specyfiki i oczekiwań klienta”. Unowocześnienie obsługi kadrowej w organizacji to klucz do oszczędności i optymalizacji, a sukces tym bardziej prawdopodobny, im więcej obowiązków przejmie wyspecjalizowany w tym zakresie partner.

Dlaczego Archivio?

Archivio od wielu lat specjalizuje się w cyfrowym odwzorowaniu dokumentacji papierowej. Dla wielu klientów realizuje proces skanowania dokumentów, podpisywania ich podpisem kwalifikowanym i umieszczania w repozytorium elektronicznym, np. dedykowanym rozwiązaniu chmurowym.

Firma posiada dedykowane rozwiązanie dla działów kadr – E-teczkę, która w intuicyjny sposób, przyjęty dla dokumentacji kadrowej, prezentuje dokumenty pracowników. Podzielone na odpowiednie części ABCD mogą być indeksowane także przez specjalistów ds. kadr.

Jak to zrobić?

  1. Archivio wspólnie z klientem oszacuje skalę projektu – warunkiem sukcesu jest bowiem sprawne zakończenie procesu;
  2. w przypadku decyzji o zmianie okresu przechowywania obowiązkiem klienta jest przygotowanie i złożenie raportów informacyjnych – Archivio może w tym pomóc;
  3. kolejnym krokiem jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu papierowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym Pracodawcy – w tym przypadku Archivio, wykorzystując profesjonalne urządzenia doświadczonych specjalistów, zrealizuje ten etap na potrzeby klienta;
  4. w przypadku decyzji o zmianie sposobu przechowywania klient musi poinformować pracowników o nowej formie prowadzenia dokumentacji;
  5. końcowym etapem projektu jest odebranie dokumentacji papierowej przez pracowników lub fizyczne zniszczenie dokumentacji papierowej.

Archivio

  • oszczędność miejsca i czasu;
  • szybkość i łatwość dostępu do informacji;
  • uporządkowanie systemowe, kontrola kompletności i integralności;
  • bezpieczeństwo i kontrola dostępu, cykliczne i bezpieczne kopie zapasowe;
  • dostęp jednocześnie kilku użytkowników do tego samego dokumentu z dowolnej lokalizacji;
  • wygodny i przejrzysty system zarządzania teczkami kadrowymi;
  • elastyczne rozwiązanie – zasilanie modułów kadrowych systemów Klienta.

Dla kogo?

  • dla firm chcących oszczędzać koszty administracyjne;
  • rozproszonych organizacji posiadających wielu pracowników;
  • dla firm nowoczesnych, w trakcie automatyzacji procesów. |

Archivio.pl
dziendobry@archivio.pl

Drukuj

Zobacz również

Archiwum

Polecamy