Od 1 października 2018 r. obowiązuje wymóg sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej przez wszystkie podmioty stosujące ustawę o rachunkowości. Elektronizacja sporządzania sprawozdań finansowych jest połączona jednocześnie z obowiązkami składania tych sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS) nie tylko w formie elektronicznej, ale również według udostępnionej przez Ministerstwo Finansów struktury logicznej. Ten sam format i struktura logiczna sprawozdań są też wymagane w przypadku składania sprawozdań finansowych do organów skarbowych przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe. Na następnych stronach przedstawiamy obowiązki w tym zakresie.

E‑sprawozdania – więcej obowiązków przedsiębiorców

Od 1 października 2018 r. wszystkie podmioty stosujące ustawę o rachunkowości mają obowiązek sporządzania w formie elektronicznej i podpisania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP:

  • sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 1f u.o.r.),
  • sprawozdania z działalności (art. 49 ust. 7 u.o.r.) oraz
  • sprawozdania z płatności (art. 63k u.o.r.).

Co więcej – w przypadku zdecydowanej większości tych sprawozdań wymagane jest sporządzanie ich w formacie i strukturze elektronicznej wymaganej przez Ministerstwo Finansów, a także złożenie ich z zastosowaniem podpisu kwalifikowanego lub podpisu ePUAP.

Co to oznacza? Dla jednostek sporządzających takie sprawozdania oznacza to:

  • obowiązek zapewnienia podpisów elektronicznych (kwalifikowanego lub ePUAP) wszystkim podmiotom biorącym w jednostce udział w sporządzaniu, zatwierdzaniu lub badaniu wymienionych sprawozdań,
  • obowiązek dostosowania posiadanego oprogramowania finansowo-księgowego do wymogów MF (wyjątek dotyczy wyłącznie jednostek sporządzających sprawozdania według MSR-ów, które w chwili obecnej nie muszą stosować formatów MF).

Obowiązek posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem ePUAP

Kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP muszą posiadać:

  • osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz
  • kierownik jednostki.

Zazwyczaj problemem w takich sytuacjach jest ustalenie, kogo należy w firmie uznać za „kierownika jednostki”, który zgodnie z przepisami powinien posiadać podpis kwalifikowany lub ePUAP. Ustalenie to zależy od formy organizacyjnej prowadzonej działalności. I tak:

  • w spółkach z o.o. i akcyjnych są to wszyscy członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
  • w spółkach cywilnych i jawnych – wspólnicy,
  • w spółkach partnerskich – wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo jej zarząd,
  • w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych – komplementariusze prowadzący sprawy spółki,
  • w jednoosobowej działalności jest to osoba fizyczna prowadząca tę działalność,
  • w przypadku wolnych zawodów jest to osoba wykonująca wolny zawód,
  • w przypadku jednostek w likwidacji lub w trakcie restrukturyzacji są to likwidatorzy, a także syndycy lub zarządcy.

Obowiązek sporządzania e-sprawozdań w określonym formacie i strukturze

Sprawozdania finansowe powinny być składane do właściwych organów (KRS lub organów skarbowych) w odpowiedniej strukturze oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (dalej sprawozdania te będą nazywane e-Sprawozdaniami Finansowymi).

Zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pliki stanowiące wzorzec struktur danych dla każdego zamieszczonego typu e-Sprawozdań Finansowych są udostępnione w formacie XSD. Nie zamieszczono tam niestety narzędzia pozwalającego wytworzyć sprawozdanie finansowe w wymaganym do przesyłania formacie XML. Struktury logiczne w formacie XSD są zatem „punktem wyjścia” dla pracy informatyków. Na ich podstawie muszą oni dokonać aktualizacji programów finansowo-księgowych (lub dostarczyć dodatkowe – oddzielne od programu finansowo-księgowego narzędzie) tak, by można było przekształcić tworzone przez daną jednostkę sprawozdanie finansowe na plik (pliki) zawierający te sprawozdania finansowe nie tylko w formie elektronicznej, ale w formacie XML i do tego w strukturze logicznej zgodnej z upublicznionym przez Ministerstwo Finansów formatem XSD.

Wsparcie techniczne przy składaniu sprawozdań

Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło wiele działań, których celem jest wsparcie techniczne jednostek zobowiązanych do złożenia wymaganych sprawozdań w odpowiednim formacie elektronicznym i z właściwymi podpisami. Z tego powodu na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości zostały opublikowane:

  • szczegółowa instrukcja dotycząca tworzenia i obsługi kont w portalu RDF (służącego do bezpłatnego składania dokumentów finansowych),
  • instrukcja użytkownika (informująca, jak za pomocą tego systemu złożyć sprawozdanie finansowe),
  • instrukcja składania podpisu kwalifikowanego w portalu RDF (służącego składaniu sprawozdania finansowego).

Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło także bezpośredni kontakt z Centrum Wsparcia w przypadku problemów natury technicznej związanych ze złożeniem sprawozdania finansowego. Bezpośredni kontakt z Centrum Wsparcia jest możliwy:

  • telefonicznie w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30 pod numerem (71) 748 96 00 wewnętrzny 1 – sprawozdania finansowe,
  • e-mailowo na adres krs@ms.gov.pl.

W przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe, którzy składają sprawozdania Szefowi KAS, na ten moment brak jest działań MF wspierających jednostki w technicznym wykonaniu obowiązku złożenia sprawozdania w formie elektronicznej. Należy się spodziewać, że takie działania zostaną podjęte, gdy zostanie udostępniony interfejs webAPI dedykowany do przesyłania sprawozdań. Obecnie interfejs ten nie został jeszcze udostępniony przez Szefa KAS.

Przypisy / Źródła / Podstawa prawna
  • Art. 45 ust. 5, art. 45 ust. 8a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz. U. z 2018 r., poz. 1509; ost. zm. Dz. U. z 2018 r., poz. 1693.
  • Art. 45 ust. 1f–1h, art. 49 ust. 7, art. 52 ust. 2, art. 63k, art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz. U. z 2018 r., poz. 395; ost. zm. Dz. U. z 2018 r., poz. 1629. |

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Wiążące informacje – od 1 lipca 2024 r. wyłącznie elektronicznie

Od 1 lipca 2024 r. pisma w sprawie wiążącej informacji stawkowej (WIS), wiążącej informacji akcyzowej (WIA), wiążącej informacji o pochodzeniu (WIP) i wiążącej informacji taryfowej (WIT) można składać wyłącznie elektronicznie – za pośrednictwem odpowiednio konta w e-Urzędzie Skarbowym lub na PUESC. Złożenie pisma w sprawie WIS, WIA, WIP i WIT w innej formie będzie nieskuteczne.

Czytaj więcej

Kontrola łańcucha dostaw i kontrola wwozu i wywozu gotówki – zmiana ustawy o KAS

9 maja 2024 r. Sejm uchwalił nowelizację ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Ustawa dostosowuje polskie prawo do unijnych przepisów dotyczących obowiązków importerów minerałów, które pochodzą z obszarów dotkniętych konfliktami i z obszarów wysokiego ryzyka. Zawiera również regulacje dotyczące wzmocnienia kontroli środków pieniężnych wwożonych do Unii Europejskiej oraz wywożonych z Unii Europejskiej. Zmiany mają na celu zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.