Od 1 października 2018 r. obowiązuje wymóg sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej przez wszystkie podmioty stosujące ustawę o rachunkowości. Elektronizacja sporządzania sprawozdań finansowych jest połączona jednocześnie z obowiązkami składania tych sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS) nie tylko w formie elektronicznej, ale również według udostępnionej przez Ministerstwo Finansów struktury logicznej. Ten sam format i struktura logiczna sprawozdań są też wymagane w przypadku składania sprawozdań finansowych do organów skarbowych przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe. Na następnych stronach przedstawiamy obowiązki w tym zakresie.

Od 1 października 2018 r. wszystkie podmioty stosujące ustawę o rachunkowości mają obowiązek sporządzania w formie elektronicznej i podpisania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP:

  • sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 1f u.o.r.),
  • sprawozdania z działalności (art. 49 ust. 7 u.o.r.) oraz
  • sprawozdania z płatności (art. 63k u.o.r.).

Co więcej – w przypadku zdecydowanej większości tych sprawozdań wymagane jest sporządzanie ich w formacie i strukturze elektronicznej wymaganej przez Ministerstwo Finansów, a także złożenie ich z zastosowaniem podpisu kwalifikowanego lub podpisu ePUAP.

Co to oznacza? Dla jednostek sporządzających takie sprawozdania oznacza to:

  • obowiązek zapewnienia podpisów elektronicznych (kwalifikowanego lub ePUAP) wszystkim podmiotom biorącym w jednostce udział w sporządzaniu, zatwierdzaniu lub badaniu wymienionych sprawozdań,
  • obowiązek dostosowania posiadanego oprogramowania finansowo-księgowego do wymogów MF (wyjątek dotyczy wyłącznie jednostek sporządzających sprawozdania według MSR-ów, które w chwili obecnej nie muszą stosować formatów MF).

Obowiązek posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem ePUAP

Kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP muszą posiadać:

  • osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz
  • kierownik jednostki.

Zazwyczaj problemem w takich sytuacjach jest ustalenie, kogo należy w firmie uznać za „kierownika jednostki”, który zgodnie z przepisami powinien posiadać podpis kwalifikowany lub ePUAP. Ustalenie to zależy od formy organizacyjnej prowadzonej działalności. I tak:

  • w spółkach z o.o. i akcyjnych są to wszyscy członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
  • w spółkach cywilnych i jawnych – wspólnicy,
  • w spółkach partnerskich – wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo jej zarząd,
  • w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych – komplementariusze prowadzący sprawy spółki,
  • w jednoosobowej działalności jest to osoba fizyczna prowadząca tę działalność,
  • w przypadku wolnych zawodów jest to osoba wykonująca wolny zawód,
  • w przypadku jednostek w likwidacji lub w trakcie restrukturyzacji są to likwidatorzy, a także syndycy lub zarządcy.

Obowiązek sporządzania e-sprawozdań w określonym formacie i strukturze

Sprawozdania finansowe powinny być składane do właściwych organów (KRS lub organów skarbowych) w odpowiedniej strukturze oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (dalej sprawozdania te będą nazywane e-Sprawozdaniami Finansowymi).

Zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pliki stanowiące wzorzec struktur danych dla każdego zamieszczonego typu e-Sprawozdań Finansowych są udostępnione w formacie XSD. Nie zamieszczono tam niestety narzędzia pozwalającego wytworzyć sprawozdanie finansowe w wymaganym do przesyłania formacie XML. Struktury logiczne w formacie XSD są zatem „punktem wyjścia” dla pracy informatyków. Na ich podstawie muszą oni dokonać aktualizacji programów finansowo-księgowych (lub dostarczyć dodatkowe – oddzielne od programu finansowo-księgowego narzędzie) tak, by można było przekształcić tworzone przez daną jednostkę sprawozdanie finansowe na plik (pliki) zawierający te sprawozdania finansowe nie tylko w formie elektronicznej, ale w formacie XML i do tego w strukturze logicznej zgodnej z upublicznionym przez Ministerstwo Finansów formatem XSD.

Wsparcie techniczne przy składaniu sprawozdań

Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło wiele działań, których celem jest wsparcie techniczne jednostek zobowiązanych do złożenia wymaganych sprawozdań w odpowiednim formacie elektronicznym i z właściwymi podpisami. Z tego powodu na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości zostały opublikowane:

  • szczegółowa instrukcja dotycząca tworzenia i obsługi kont w portalu RDF (służącego do bezpłatnego składania dokumentów finansowych),
  • instrukcja użytkownika (informująca, jak za pomocą tego systemu złożyć sprawozdanie finansowe),
  • instrukcja składania podpisu kwalifikowanego w portalu RDF (służącego składaniu sprawozdania finansowego).

Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło także bezpośredni kontakt z Centrum Wsparcia w przypadku problemów natury technicznej związanych ze złożeniem sprawozdania finansowego. Bezpośredni kontakt z Centrum Wsparcia jest możliwy:

  • telefonicznie w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30 pod numerem (71) 748 96 00 wewnętrzny 1 – sprawozdania finansowe,
  • e-mailowo na adres krs@ms.gov.pl.

W przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe, którzy składają sprawozdania Szefowi KAS, na ten moment brak jest działań MF wspierających jednostki w technicznym wykonaniu obowiązku złożenia sprawozdania w formie elektronicznej. Należy się spodziewać, że takie działania zostaną podjęte, gdy zostanie udostępniony interfejs webAPI dedykowany do przesyłania sprawozdań. Obecnie interfejs ten nie został jeszcze udostępniony przez Szefa KAS.

Footnotes / Bibliography / Legal basis
  • Art. 45 ust. 5, art. 45 ust. 8a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz. U. z 2018 r., poz. 1509; ost. zm. Dz. U. z 2018 r., poz. 1693.
  • Art. 45 ust. 1f–1h, art. 49 ust. 7, art. 52 ust. 2, art. 63k, art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz. U. z 2018 r., poz. 395; ost. zm. Dz. U. z 2018 r., poz. 1629. |

Also check

Kaizen Inspiration Tour (Japonia, 30.09.-11.10.)

Dla wszystkich tych, którzy chcą poczuć i zrozumieć czym jest kaizen oraz zobaczyć na własne oczy najlepsze na świecie praktyki leanowe, Wydawnictwo Explanator we współpracy z ATML Polska przygotowało ofertę wyjazdu studyjnego do Japonii.

Read more

MPiT tworzy Czarną Księgę niedozwolonych praktyk

MPiT zachęca przedsiębiorców do zgłaszania wszelkich barier napotkanych na rynkach innych państw członkowskich. Szczególnie dotyczy to delegowania pracowników. Skargi te posłużą do opracowania Czarnej Księgi dot. bezprawnych praktyk utrudniających delegowanie pracowników, a także innych barier i ograniczeń, które utrudniają korzystanie ze wszystkich czterech swobód rynku wewnętrznego: przepływu towarów, osób, usług i kapitału.

Read more

Nowe rozwiązania zapobiegające unikaniu płacenia podatków

CiRZ_07-08_6.jpg

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, który zakłada dalsze uszczelnienie systemu podatkowego oraz zapewnienie większej stabilności wpływów z podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. Zaproponowano także rozwiązania zapobiegające unikaniu płacenia podatków.

Read more

Current issue

Polecamy

Go to

Partners

Reklama