E‑sprawozdania – więcej obowiązków przedsiębiorców

Od 1 października 2018 r. wszystkie podmioty stosujące ustawę o rachunkowości mają obowiązek sporządzania w formie elektronicznej i podpisania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP:

• sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 1f u.o.r.),
• sprawozdania z działalności (art. 49 ust. 7 u.o.r.) oraz
• sprawozdania z płatności (art. 63k u.o.r.).

Co więcej – w przypadku zdecydowanej większości tych sprawozdań wymagane jest sporządzanie ich w formacie i strukturze elektronicznej wymaganej przez Ministerstwo Finansów, a także złożenie ich z zastosowaniem podpisu kwalifikowanego lub podpisu ePUAP.

Co to oznacza? Dla jednostek sporządzających takie sprawozdania oznacza to:

• obowiązek zapewnienia podpisów elektronicznych (kwalifikowanego lub ePUAP) wszystkim podmiotom biorącym w jednostce udział w sporządzaniu, zatwierdzaniu lub badaniu wymienionych sprawozdań,
• obowiązek dostosowania posiadanego oprogramowania finansowo-księgowego do wymogów MF (wyjątek dotyczy wyłącznie jednostek sporządzających sprawozdania według MSR-ów, które w chwili obecnej nie muszą stosować formatów MF).

Obowiązek posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem ePUAP

Kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP muszą posiadać:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz
• kierownik jednostki.

Zazwyczaj problemem w takich sytuacjach jest ustalenie, kogo należy w firmie uznać za „kierownika jednostki”, który zgodnie z przepisami powinien posiadać podpis kwalifikowany lub ePUAP. Ustalenie to zależy od formy organizacyjnej prowadzonej działalności. I tak:

• w spółkach z o.o. i akcyjnych są to wszyscy członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
• w spółkach cywilnych i jawnych – wspólnicy,
• w spółkach partnerskich – wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo jej zarząd,
• w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych – komplementariusze prowadzący sprawy spółki,
• w jednoosobowej działalności jest to osoba fizyczna prowadząca tę działalność,
• w przypadku wolnych zawodów jest to osoba wykonująca wolny zawód,
• w przypadku jednostek w likwidacji lub w trakcie restrukturyzacji są to likwidatorzy, a także syndycy lub zarządcy.

Obowiązek sporządzania e-sprawozdań w określonym formacie i strukturze

Sprawozdania finansowe powinny być składane do właściwych organów (KRS lub organów skarbowych) w odpowiedniej strukturze oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (dalej sprawozdania te będą nazywane e-Sprawozdaniami Finansowymi).

Zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pliki stanowiące wzorzec struktur danych dla każdego zamieszczonego typu e-Sprawozdań Finansowych są udostępnione w formacie XSD. Nie zamieszczono tam niestety narzędzia pozwalającego wytworzyć sprawozdanie finansowe w wymaganym do przesyłania formacie XML. Struktury logiczne w formacie XSD są zatem „punktem wyjścia” dla pracy informatyków. Na ich podstawie muszą oni dokonać aktualizacji programów finansowo-księgowych (lub dostarczyć dodatkowe – oddzielne od programu finansowo-księgowego narzędzie) tak, by można było przekształcić tworzone przez daną jednostkę sprawozdanie finansowe na plik (pliki) zawierający te sprawozdania finansowe nie tylko w formie elektronicznej, ale w formacie XML i do tego w strukturze logicznej zgodnej z upublicznionym przez Ministerstwo Finansów formatem XSD.

Wsparcie techniczne przy składaniu sprawozdań

Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło wiele działań, których celem jest wsparcie techniczne jednostek zobowiązanych do złożenia wymaganych sprawozdań w odpowiednim formacie elektronicznym i z właściwymi podpisami. Z tego powodu na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości zostały opublikowane:

• szczegółowa instrukcja dotycząca tworzenia i obsługi kont w portalu RDF (służącego do bezpłatnego składania dokumentów finansowych),
• instrukcja użytkownika (informująca, jak za pomocą tego systemu złożyć sprawozdanie finansowe),
• instrukcja składania podpisu kwalifikowanego w portalu RDF (służącego składaniu sprawozdania finansowego).

Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło także bezpośredni kontakt z Centrum Wsparcia w przypadku problemów natury technicznej związanych ze złożeniem sprawozdania finansowego. Bezpośredni kontakt z Centrum Wsparcia jest możliwy:

• telefonicznie w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30 pod numerem (71) 748 96 00 wewnętrzny 1 – sprawozdania finansowe,
• e-mailowo na adres krs@ms.gov.pl.

W przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe, którzy składają sprawozdania Szefowi KAS, na ten moment brak jest działań MF wspierających jednostki w technicznym wykonaniu obowiązku złożenia sprawozdania w formie elektronicznej. Należy się spodziewać, że takie działania zostaną podjęte, gdy zostanie udostępniony interfejs webAPI dedykowany do przesyłania sprawozdań. Obecnie interfejs ten nie został jeszcze udostępniony przez Szefa KAS.