Coraz częstsze zwlekanie kontrahenta z zapłatą to pierwszy zwiastun zatorów finansowych. Jak odzyskać pieniądze, nie tracąc przy tym klienta? Dużo zależy od zaawansowania dotychczasowej współpracy z kontrahentem, wysokości składanych zamówień oraz terminów opóźnień w płatnościach.
W zależności od etapu współpracy możemy stosować różne rygory wezwań do zapłaty:
- poczynając od ostrzeżenia o wpisaniu dłużnika do biura informacji gospodarczej, po skierowanie sprawy do firmy windykacyjnej z profilem polubownym, a skończywszy na procedurze sądowej mającej na celu uzyskanie prawomocnego tytułu wykonawczego uprawniającego do prowadzenia postępowania egzekucyjnego.
Ostrzeżenie motywuje
Bardzo skutecznym narzędziem dyscyplinującym kontrahenta do terminowego regulowania zobowiązań jest pieczęć prewencyjna. Umieszczenie jej na wystawianych fakturach, notach odsetkowych, wezwaniach do zapłaty i innych dokumentach handlowych jest dla kontrahenta czytelną informacją, że dany przedsiębiorca w obszarze zarządzania należnościami współpracuje z firmą windykacyjną lub Krajowym Rejestrem Długów.
– Pieczęć prewencyjna to stosunkowo tanie i proste do wdrożenia rozwiązanie, które informuje kontrahenta, że dana firma w sposób profesjonalny zarządza swoimi należnościami, wykorzystując do tego zewnętrzne podmioty. W ten sposób, nie ryzykując pogorszenia relacji biznesowych, skutecznie motywuje potencjalnych dłużników do terminowego spłacania zobowiązań – wyjaśnia Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.
Co ciekawe, 58% dłużników spłaca swoje zobowiązania po samym tylko ostrzeżeniu, że mogą zostać zgłoszeni do rejestru dłużników.
Kontrahent pod lupą
Współpraca z Biurem Informacji Gospodarczej to skuteczny sposób na poprawę płynności finansowej przedsiębiorstwa, bez ryzyka utraty kontaktów biznesowych. Utrzymywanie dobrych stosunków z kontrahentem i jednocześnie wymaganie od niego dyscypliny płatniczej jest sprawą trudną. Dlatego zanim firma zaangażuje się we współpracę z kontrahentem, wcześniej powinna dokładnie go prześwietlić.
1. W pierwszej kolejności należałoby sprawdzić firmę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Dotyczy to przede wszystkim spółek prawa handlowego, takich jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna, spółka komandytowa, spółka akcyjna. W ten sposób można uzyskać informacje o wysokości kapitału zakładowego, aktualnych wpisach (zmianach adresu siedziby, zmianach w zarządzie spółki), a także informacje o upadłościach/układach.
2. Raporty o firmach udostępniają też wywiadownie gospodarcze. Na podstawie otrzymanych stamtąd informacji o opóźnieniach w płatnościach oraz oceny kondycji finansowej firmy możemy zdecydować, czy chcemy z nią współpracować. Raporty zawierają: kompletne dane teleadresowe firmy, nazwiska członków jej kierownictwa, strukturę własności oraz to, co dla nas najcenniejsze – ocenę kondycji finansowej (w tym sugerowany maksymalny kredyt kupiecki) i informacje o opóźnieniach w płatnościach.
3. Kolejnym sposobem finansowej oceny wizerunku kontrahenta jest sprawdzenie, czy nie widnieje on na liście dłużników. Obecność firmy w takim rejestrze nie jest niczym nobilitującym.Świadczy raczej o tym, że firma ma problemy z moralnością płatniczą. Mając taką wiedzę, przedsiębiorca powinien być przygotowany na ewentualne kłopoty z wyegzekwowaniem płatności ze strony takiego kontrahenta lub powinien jeszcze raz przemyśleć kwestię współpracy z nim. Jeśli współpraca ma być długofalowa, warto nieustannie monitorować kontrahenta w rejestrze dłużników. W ten sposób można na bieżąco śledzić sytuację nie tylko wybranych klientów, ale również konkurentów i całej branży.
4. Najlepszym sposobem unikania ryzykownych transakcji jest współpraca z firmami, które posiadają aktualny Certyfikat Rzetelności. Takie firmy odznaczają się solidnością płatniczą, dbają o reputację swej marki jako godnej zaufania i stabilnej finansowo oraz dotrzymują terminów z umów czy faktur.
Prawem w dłużnika
Gdy zaufany kontrahent przestaje terminowo regulować płatności, wierzyciel na szczęście nie pozostaje bezradny. W sukurs idzie mu chociażby ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, która weszła w życie 28 kwietnia 2013 r. Zgodnie z nią firmy nie mogą w nieskończoność wydłużać terminów płatności.
– Według ustawy przedsiębiorca, który dostarczył towar lub usługę innej firmie, nie powinien czekać na wynagrodzenie dłużej niż 60 dni kalendarzowych – zwraca uwagę Stefan Prociak, kierownik Departamentu Prawnego w firmie Kaczmarski Inkasso. – Termin ten można wydłużyć, jeśli przedsiębiorcy uwzględnią to w umowie i jeśli postanowienie to nie będzie rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. W przypadku gdy termin zapłaty określony w umowie jest dłuższy niż 30 dni, wierzyciel ma prawo żądać od dłużnika odsetek ustawowych. Jeśli zaś wierzyciel uruchomi mechanizm windykacyjny, to może żądać od dłużnika rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w kwocie równej 40 euro – dodaje Prociak.
Jeśli więc wszelkie narzędzia motywujące okażą się zawodne, można w rozmowie z kontrahentem powołać się na istniejące regulacje prawne i zacytować wspomnianą ustawę.
Windykacja polubowna
Wielu dłużników mobilizuje do spłaty należności sama pieczęć prewencyjna i ostrzeżenie o wpisaniu do rejestru dłużników. Inni potrzebują więcej czasu na zapłatę. Jeśli konsensus nie zostanie wypracowany, trzeba uruchomić procedurę windykacyjną.
– Nie warto obawiać się współpracy z firmą windykacyjną – uspokaja Joanna Zawadzka, kierownik Departamentu Sprzedaży Usług Windykacyjnych w Kaczmarski Inkasso. – Obecnie takie firmy oferują nie tylko bardzo elastyczne i indywidualne podejście do klienta, ale też oparty na szacunku stosunek do dłużnika, co jest szczególnie istotne w procesie odzyskiwania należności korporacyjnych. Rolą doświadczonego negocjatora jest znalezienie najlepszych warunków spłaty zadłużenia, aby jak najszybciej rozwiązać problem i uchronić dłużnika przed pułapką „spirali długów”. Najczęściej stosowaną formą są: systemy spłat ratalnych, podpisywanie ugód lub restrukturyzacja bieżącego zadłużenia – wymienia Zawadzka.
Głównym celem windykacji polubownej jest zatem osiągnięcie takich efektów, by dłużnik sam chciał porozumienia. To najszybsza i najtańsza droga do wyegzekwowania należności, która pozwala odzyskać pieniądze bez narażania na szwank relacji biznesowych.
