Krajowe i zagraniczne podróże służbowe pracowników i osób niebędących pracownikami

Podróż służbowa to wyjazd osoby zatrudnionej poza stałe miejsce wykonywania pracy. Polega na tymczasowym wykonywaniu obowiązków służbowych w innym miejscu niż wynika to z zapisów umowy o pracę w przypadku pracowników. Pracodawca nie może wysłać osoby zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej w podróż służbową, stosując przepisy dotyczące pracowników. Może natomiast zawrzeć umowę zlecenia, której wykonanie będzie wiązało się z koniecznością odbycia podróży służbowej. Wówczas w treści umowy powinien znaleźć się zapis mówiący o konieczności wyjazdu służbowego i rozliczeniu kosztów. Podróż służbową często nazywamy delegacją. Tutaj należy zwrócić uwagę na czas. Wprawdzie nigdzie nie znajdziemy sztywnego zapisu na ten temat, jednak przyjęło się uważać 3 miesiące jako przedział. Poniżej tej granicy mówimy o podróży służbowej, powyżej o oddelegowaniu pracownika. W przypadku oddelegowania dochodzi do zmiany miejsca pracy w umowie. Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy, wskazany jest wówczas cel podróży, termin i miejsce wykonania powierzonego zadania. W księgach rachunkowych do rozliczenia podróży służbowej stosuje się konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” w korespondencji z kontem „Koszty podróży służbowych”, a także w powiązaniu z kasą lub rachunkiem bankowym.

Cztery warunki, jakie musi spełniać wyjazd, aby nazwać go podróżą służbową (delegacją):

( 1 ) być krótkoterminowy,

( 2 ) służyć realizacji zadań służbowych,

( 3 ) zostać zlecony przez pracodawcę lub osobę upoważnioną,

( 4 ) odbywać się poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy.

Podział podróży służbowych:

( 1 ) Podział ze względu na docelowe miejsce podróży służbowej:

( 2 ) Podział ze względu na rodzaj zatrudnienia:

Podział ten ma znaczenie w rozliczaniu kosztów delegacji, o czym będzie w dalszej części artykułu, inna jest wysokość diet. Należy także zwrócić uwagę, że przepisy odnoszą się do pracowników i aby wysłać osobę niebędącą pracownikiem potrzebny jest zapis w umowie cywilnoprawnej.

Podstawa prawna

Najważniejsze przepisy dotyczące uprawnień pracowników w związku z podróżą służbową znajdują się w:

( 1 ) Kodeksie Pracy z dnia 26 czerwca 1974r. (Dz.U. 2020 poz. 1320, z późn. zm.);

( 2 ) Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ( Dz.U. 2013 poz. 167);

( 3 ) Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, niebędących własnością pracodawcy (Dz.U 2011 Nr 61 poz. 308);

( 4 ) Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022r. (Dz.U. 2022 poz. 1481).

Oto wybrane niektóre artykuły i paragrafy służące do ustalenia kosztów delegacji.

Art. 775. § 1. Kodeksu Pracy

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

§ 1. Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;

2) poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

§ 2. Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.