W artykule, na konkretnych przykładach, pokazujemy, jak rozliczać w księgach rachunkowych krajowe i zagraniczne wyjazdy pracowników.

Krajowe i zagraniczne podróże służbowe pracowników i osób niebędących pracownikami

Podróż służbowa to wyjazd osoby zatrudnionej poza stałe miejsce wykonywania pracy. Polega na tymczasowym wykonywaniu obowiązków służbowych w innym miejscu niż wynika to z zapisów umowy o pracę w przypadku pracowników. Pracodawca nie może wysłać osoby zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej w podróż służbową, stosując przepisy dotyczące pracowników. Może natomiast zawrzeć umowę zlecenia, której wykonanie będzie wiązało się z koniecznością odbycia podróży służbowej. Wówczas w treści umowy powinien znaleźć się zapis mówiący o konieczności wyjazdu służbowego i rozliczeniu kosztów. Podróż służbową często nazywamy delegacją. Tutaj należy zwrócić uwagę na czas. Wprawdzie nigdzie nie znajdziemy sztywnego zapisu na ten temat, jednak przyjęło się uważać 3 miesiące jako przedział. Poniżej tej granicy mówimy o podróży służbowej, powyżej o oddelegowaniu pracownika. W przypadku oddelegowania dochodzi do zmiany miejsca pracy w umowie. Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy, wskazany jest wówczas cel podróży, termin i miejsce wykonania powierzonego zadania. W księgach rachunkowych do rozliczenia podróży służbowej stosuje się konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” w korespondencji z kontem „Koszty podróży służbowych”, a także w powiązaniu z kasą lub rachunkiem bankowym.

Cztery warunki, jakie musi spełniać wyjazd, aby nazwać go podróżą służbową (delegacją):

( 1 ) być krótkoterminowy,

( 2 ) służyć realizacji zadań służbowych,

( 3 ) zostać zlecony przez pracodawcę lub osobę upoważnioną,

( 4 ) odbywać się poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy.

Podział podróży służbowych:

( 1 ) Podział ze względu na docelowe miejsce podróży służbowej:

( 2 ) Podział ze względu na rodzaj zatrudnienia:

Podział ten ma znaczenie w rozliczaniu kosztów delegacji, o czym będzie w dalszej części artykułu, inna jest wysokość diet. Należy także zwrócić uwagę, że przepisy odnoszą się do pracowników i aby wysłać osobę niebędącą pracownikiem potrzebny jest zapis w umowie cywilnoprawnej.

Podstawa prawna

Najważniejsze przepisy dotyczące uprawnień pracowników w związku z podróżą służbową znajdują się w:

( 1 ) Kodeksie Pracy z dnia 26 czerwca 1974r. (Dz.U. 2020 poz. 1320, z późn. zm.);

( 2 ) Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ( Dz.U. 2013 poz. 167);

( 3 ) Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, niebędących własnością pracodawcy (Dz.U 2011 Nr 61 poz. 308);

( 4 ) Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022r. (Dz.U. 2022 poz. 1481).

Oto wybrane niektóre artykuły i paragrafy służące do ustalenia kosztów delegacji.

Art. 775. § 1. Kodeksu Pracy

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

§ 1. Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;

2) poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

§ 2. Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pozostałe 78% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Jak rozliczyć w księgach rachunkowych ubezpieczenie od ryzyk cybernetycznych

Jak rozliczyć w księgach rachunkowych ubezpieczenie od ryzyk cybernetycznych

Spółka ze względu na rodzaj prowadzonej działalności podjęła decyzję o wykupie ubezpieczenia od utraty danych w związku z możliwymi atakami hakerskimi, które mogą skutkować przestojami w działalności firmy. Ubezpieczenie obejmuje okres roku i jest płatne w dwóch ratach (sierpień 2022 r. i luty 2023 r.). W jaki sposób ewidencjonować tego typu ubezpieczenie? Kiedy koszt ten jest uznawany podatkowo?

Czytaj więcej

Rozrachunki z właścicielami w spółkach osobowych

Rozrachunki z właścicielami w spółkach osobowych

Osobowe spółki handlowe (jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna) są odrębnymi podmiotami prawa i działają na podstawie przepisów ustawy – Kodeks spółek handlowych. Specyfika rachunkowości tych spółek wynika m.in. z faktu, że spółki te nie mają obowiązku tworzenia kapitału zakładowego, w związku z czym transakcje między spółką a wspólnikami wymagają szczegółowej dokumentacji.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.