Związane z pandemią ograniczenia sprawiły, że dla wielu jednostek realizacja obowiązków niezbędnych do prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego musi skutecznie odbywać się w nowych, dotychczas nieznanych warunkach. W dobie pandemii COVID-19 rodzi to liczne problemy dla wielu firm, a także dla audytorów. Dotyczy to między innymi inwentaryzacji, której konieczność przeprowadzenia wynika bezpośrednio z ustawy o rachunkowości.
Jednym z głównych celów sprawozdania finansowego jest dostarczenie podstawowych informacji o sytuacji majątkowej, finansowej i dokonaniach finansowych jednostki. Obraz wynikający ze sprawozdania jest rzetelny i wiarygodny tylko wtedy, gdy dane w nim zamieszczane są zgodne ze stanem faktycznym aktywów i pasywów ustalonych drogą inwentaryzacji.
Odpowiedzialność
Organizacja prac związanych z potwierdzeniem stanu aktywów i pasywów jednostki spoczywa na kierowniku jednostki. Szczególnie obecnie właściwa organizacja wymaga zachowania wyjątkowych środków ostrożności. Konieczne jest zachowanie ścisłego reżimu sanitarnego przy dokonywaniu wszystkich czynności związanych z inwentaryzacją oraz zapewnienie bezpieczeństwa biorącym udział w spisie z natury: maseczki, przyłbice, środki dezynfekcyjne, konieczne zachowanie dystansu.
Do kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji należy:
- Wydawanie wewnętrznych przepisów dotyczących inwentaryzacji, a w szczególności zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego sposób, przedmiot, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych i terminy spisu, wydawanie instrukcji i harmonogramów. Wewnętrzne regulacje są narzędziem pomagającym zapewnić prawidłowe, a zarazem bezpieczne przeprowadzenie inwentaryzacji. Regulacje powinny uwzględniać nowe sytuacje, w tym rozstrzygnięcia odnośnie kwestii powoływania komisji, zespołów spisowych i sposobu postępowania przy ograniczonym dostępie do składników majątkowych. Należy także zadbać, by harmonogram spisu z natury przewidywał takie jego zorganizowanie, aby uczestniczące w nim osoby w miarę możliwości nie stykały się ze sobą, a kontakt był ograniczony. Dobrze jest wybrać datę inwentaryzacji, aby, przykładowo, ograniczyć ryzyko zachorowania podczas przeprowadzania spisu z natury. W miejscach, gdzie zachorowań jeszcze nie było, nie należy zwlekać z inwentaryzacją.
- Powołanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji, czyli komisji inwentaryzacyjnej i jej przewodniczącego oraz zespołów spisowych. Należy przy tym pamiętać, że członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury, prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury lub osoby niebędące w stanie z jakichś względów zapewnić rzetelności i bezstronności spisu. W dobie pandemii jednostka może borykać się z ograniczeniami kadrowymi. W takiej sytuacji ważne jest przewidzenie możliwości modyfikacji składów zespołów spisowych w trakcie spisu, tworzenia listy rezerwowej osób awaryjnie zasilających zespoły spisowe (w przypadku zachorowań pracowników lub ich rodzin), dopuszczenia w wyjątkowych sytuacjach do ograniczenia zespołu spisowego czy procedur postępowania w przypadku nieobecności w trakcie spisu z natury osób odpowiedzialnych. Niemniej jednak dobierając osoby uczestniczące w pracach inwentaryzacyjnych należy pamiętać, by w skład zespołu spisowego wchodziły osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół. Zgodnie z komunikatem Ministra Finansów z dn. 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów w skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej dwie osoby, a w jednostkach, gdzie średnioroczne zatrudnienie jest mniejsze lub równe dziesięć osób i niemożliwe jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób, czynności spisowe może przeprowadzić jedna osoba. Pamiętajmy, że liczbę pracowników w zespole trzeba też dostosować do specyfiki danego zapasu.
- Jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu, powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji oraz o wprowadzanych zasadach i procedurach zapewniających bezpieczną obserwację spisu z natury przez biegłego rewidenta.
- Nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.
- Zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń powstałych podczas inwentaryzacji oraz innych decyzji w sprawie inwentaryzacji.
Pozostałe 72% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
