Faktury ustrukturyzowane. Alternatywa dla faktur w formie elektronicznej i papierowej

W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT – fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana jest nazywana również e-fakturą. Należy zatem mieć na uwadze odróżnienie ich od faktur elektronicznych, czyli tych, które nie spełniają definicji faktury ustrukturyzowanej.

Faktura ustrukturyzowana

Zgodnie z literalnym brzmieniem art. 106nc ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego, w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Oprogramowanie interfejsowe do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych dostępne jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Zgodnie z nowo wprowadzonym art. 112aa ustawy o VAT, faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Natomiast po upływie tego okresu, podatnik będzie miał obowiązek przechowywać faktury ustrukturyzowane poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Krajowy system e-Faktur (KSeF) i kto będzie mógł z niego skorzystać?

Na podstawie nowego art. 106nd ustawy o VAT Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym (prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który jest też administratorem danych zawartych w KSeF) służącym do:

( 1 ) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;

( 2 ) powiadamiania podmiotów z niego korzystających, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;

( 3 ) uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty korzystające z KSeF;

( 4 ) wystawiania faktur ustrukturyzowanych;

( 5 ) dostępu do faktur ustrukturyzowanych;

( 6 ) otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;

( 7 ) przechowywania faktur ustrukturyzowanych;

( 8 ) oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym, przydzielonym w KSeF;

( 9 ) analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;

( 10 ) powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF o:

( A ) dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,

( B ) dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, określonej przez ministra finansów,

( C ) braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF;

( 11 ) powiadamiania podmiotów innych niż uprawnieni do korzystania z KSeF o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl art. 106nb ustawy o VAT, z Krajowego Systemu e-Faktur mogą skorzystać:

( 1 ) podatnicy VAT,

( 2 ) podmioty wskazane przez podatnika VAT,

( 3 ) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, czyli organy egzekucyjne w postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego,

( 4 ) osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT,

( 5 ) osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,

( 6 ) podmioty inne niż wymienione w pkt. 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3 ustawy o VAT.