Dokumentowanie kosztów wydaje się oczywistą czynnością występującą w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw, jednak prawidłowe ich kwalifikowanie, weryfikacja oraz kontrola mają duże znaczenie z punktu widzenia przepisów podatkowych, jak również prawa bilansowego. Błędy w ewidencji i dokumentacji kosztów mogą pojawić się w każdej sytuacji i na każdym etapie procesowania dokumentów, dlatego istotne jest, żeby przyjrzeć się, jakie akty prawne dostarczają nam wiedzy na temat dokumentowania kosztów.

Błędy w ewidencji i dokumentacji kosztów

Dokumentowanie kosztów na podstawie ustawy o rachunkowości

Zgodnie z ustawą o rachunkowości do ksiąg rachunkowych należy wprowadzać (w formie zapisu) zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych muszą być tzw. dowody księgowe, które potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości podstawą zapisów są dowody księgowe spełniające wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. nr 120 ze zm.). W art. 21 tego aktu prawnego wskazano elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy. Są to co najmniej:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można nie zamieszczać na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. W dowodzie może być pominięta wartość, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Możemy wyróżnić trzy rodzaje dowodów księgowych:

  • zewnętrzne obce,
  • zewnętrzne własne,
  • wewnętrzne.

Dowody księgowe zewnętrzne obce – są to dowody otrzymane od kontrahentów; dowody księgowe zewnętrzne własne – są to dowody przekazywane w oryginale do kontrahenta; dowody księgowe wewnętrzne – są to dowody dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Ponadto podstawą zapisów w księgach mogą być również dowody:

  • księgowe zbiorcze – które służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które to muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
  • dowody księgowe korygujące poprzednie zapisy,
  • dowody księgowe zastępcze – które wystawiane są zastępczo do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
  • dowody rozliczeniowe sporządzane wówczas, gdy zaistnieje potrzeba dokonania zapisów według nowych kryteriów klasyfikacji.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Dokumentowanie kosztów przez podmioty prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów

Zasady dokumentowania wydatków zaliczanych w ciężar kosztów uzyskania przychodów określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019, poz. 2544 ze zm.). Stosownie do § 11 ust. 3 tego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

  1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
  2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
    • datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
    • wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
    • wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
    • podpis osoby sporządzającej dokument, lub

Pozostałe 62% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Zobacz również

Ewidencja rachunkowa darowizn

Ewidencja rachunkowa darowizn

Umowę darowizny reguluje art. 888–902 Kodeksu cywilnego, w myśl którego poprzez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do nieodpłatnego przekazania aktywów na rzecz obdarowanego. Nieodpłatne przekazanie aktywów, którymi mogą być m.in. środki pieniężne, środki trwałe, towary lub materiały, ewidencjonuje się w księgach rachunkowych jako pozostałe koszty lub przychody operacyjne, co wynika z literalnego brzmienia art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h ustawy o rachunkowości.

Czytaj więcej

Programy motywacyjne, bonusy, benefity i premie – zasady rozliczania podatkowego

Programy motywacyjne, bonusy, benefity i premie – zasady rozliczania podatkowego

Podatnicy w ramach prowadzonej działalności przyznają premie pieniężne, bonusy i bonifikaty. Coraz więcej firm decyduje się również na organizowanie programów motywacyjnych. Każda z tych czynności ma swoje konsekwencje w podatku dochodowym oraz w VAT. Przedstawiamy podejście do tych działań organów podatkowych i sądów administracyjnych.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.