Obieg dokumentów (inaczej cykl życia dokumentów w firmie) to proces tworzenia lub wpływu dokumentu do firmy, jego przetwarzania, archiwizowania, a na końcu usuwania. O ile przy tym pierwsze z dwóch wymienionych czynności są dość często omawiane w rozmaitych publikacjach i zainteresowani najpewniej podjęli już czynności do ich zabezpieczenia, to często pomijana jest kwestia ostatnich etapów obiegu dokumentów – archiwizacji i usuwania danych.

Cyrkulacja dokumentów w firmie

Nie sposób nie wspomnieć jednak wcześniej o przeskoku, jaki dokonał się w ostatnich latach w kwestii automatyzowania i digitalizowania obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Nikogo nie dziwi już używanie wyspecjalizowanego (a często tworzonego na miarę) oprogramowania, które umożliwia ten proces. Również ustawodawca zwrócił uwagę na te tendencje i umożliwił pełną digitalizację dokumentacji będących do niedawna ostoją papieru – dokumentów pracowniczych.

e-akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej, a elektroniczne akta pracownika są równoważne dokumentacji papierowej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, wprowadza wiele zmian w funkcjonowaniu działów personalnych przedsiębiorstw. Zmieniła ona między innymi okres przechowywania akt pracowniczych oraz, co również istotne, umożliwiła przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Co jednak ważne, pracodawca ma jedynie możliwość, a nie obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w wersji elektronicznej i to od niego zależy, czy skorzysta z tej możliwości.

System teleinformatyczny, w którym jest prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza, musi zapewniać:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
  • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, który jest stosowany przy przenoszeniu dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Jeżeli pracodawca postanowi zmienić postać prowadzonej dotychczas dokumentacji będzie musiał dopełnić kilku formalności. Nie ma natomiast ograniczenia co do terminu na taką zmianę. Pracodawca prowadzący e-akta stosować musi odpowiednie rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej przez okres jej przechowywania.

Pozostałe 80% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Zmieniły się zasady przekształcania, łączenia i podziału spółek

Zmieniły się zasady przekształcania, łączenia i podziału spółek

Od 15 września 2023 r. obowiązują zmiany w zasadach transgranicznego przekształcania, łączenia i podziału spółek. Zmiany m.in. przyznają spółce komandytowo-akcyjnej pełną zdolność łączeniową oraz podziałową i wprowadzają podział przez wyodrębnienie. Jest to kolejny etap implementacji tzw. pakietu prawa spółek przewidzianego prawem europejskim. Częścią tego pakietu jest także ustawa o uczestnictwie pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek, która także zaczęła obowiązywać od połowy września 2023 r.

Czytaj więcej

Przeciwdziałanie nadmiernym opóźnieniom w regulowaniu zobowiązań handlowych

Przeciwdziałanie nadmiernym opóźnieniom w regulowaniu zobowiązań handlowych

Przedsiębiorcy zawierają między sobą szereg transakcji handlowych, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towarów lub odpłatne świadczenie usług. Transakcje te realizowane są za wynagrodzeniem należnym sprzedawcy. W praktyce gospodarczej zdarzają się jednak opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia sprzedawcy przez nabywcę towarów i usług. Rodzą one ryzyko powstawania zatorów płatniczych mających wpływ na zachowanie płynności finansowej przedsiębiorców uczestniczących w rynkowej wymianie handlowej.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.