Obieg dokumentów (inaczej cykl życia dokumentów w firmie) to proces tworzenia lub wpływu dokumentu do firmy, jego przetwarzania, archiwizowania, a na końcu usuwania. O ile przy tym pierwsze z dwóch wymienionych czynności są dość często omawiane w rozmaitych publikacjach i zainteresowani najpewniej podjęli już czynności do ich zabezpieczenia, to często pomijana jest kwestia ostatnich etapów obiegu dokumentów – archiwizacji i usuwania danych.

Cyrkulacja dokumentów w firmie

Nie sposób nie wspomnieć jednak wcześniej o przeskoku, jaki dokonał się w ostatnich latach w kwestii automatyzowania i digitalizowania obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Nikogo nie dziwi już używanie wyspecjalizowanego (a często tworzonego na miarę) oprogramowania, które umożliwia ten proces. Również ustawodawca zwrócił uwagę na te tendencje i umożliwił pełną digitalizację dokumentacji będących do niedawna ostoją papieru – dokumentów pracowniczych.

e-akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej, a elektroniczne akta pracownika są równoważne dokumentacji papierowej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, wprowadza wiele zmian w funkcjonowaniu działów personalnych przedsiębiorstw. Zmieniła ona między innymi okres przechowywania akt pracowniczych oraz, co również istotne, umożliwiła przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Co jednak ważne, pracodawca ma jedynie możliwość, a nie obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w wersji elektronicznej i to od niego zależy, czy skorzysta z tej możliwości.

System teleinformatyczny, w którym jest prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza, musi zapewniać:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
  • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, który jest stosowany przy przenoszeniu dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Jeżeli pracodawca postanowi zmienić postać prowadzonej dotychczas dokumentacji będzie musiał dopełnić kilku formalności. Nie ma natomiast ograniczenia co do terminu na taką zmianę. Pracodawca prowadzący e-akta stosować musi odpowiednie rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej przez okres jej przechowywania.

Pozostałe 80% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Na co zwrócić uwagę, uczestnicząc w postępowaniu w sprawach gospodarczych

Na co zwrócić uwagę, uczestnicząc w postępowaniu w sprawach gospodarczych

Przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że ewentualne powództwo, np. z powodu nienależytego wykonania umowy, kontrahent (nawet jeśli jest osobą fizyczną) wytoczy przeciwko niemu w postępowaniu odrębnym – postępowaniu w sprawach gospodarczych.

Czytaj więcej

Czy księgowa powinna świadczyć usługi prawne

Czy księgowa powinna świadczyć usługi prawne

W powszechnej opinii biuro rachunkowe zobowiązując się do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, bierze na siebie również obowiązek doradztwa podatkowego. Nic bardziej mylnego. Jeśli w samej treści umowy nie ma postanowienia nakładającego na biuro rachunkowe obowiązku świadczenia usług prawnych, nie istnieje żaden przepis prawa nakładający na księgową czy biuro rachunkowe obowiązku świadczenia usług prawnych. W niniejszym artykule wskazujemy, jakie obowiązki w tym zakresie ma biuro rachunkowe oraz jakie konsekwencje może mieć świadczenie takiego doradztwa przez księgową.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama