Power Query jest narzędziem, którego znajomość staje się szczególnie przydatna w przypadku konsolidacji danych finansowych. Doskonałym przykładem może być konsolidacja danych budżetowych lub danych sprzedażowych pochodzących z kilku, a czasem wielu oddziałów. Niniejszy artykuł obrazuje jak szybko i w łatwy sposób skonsolidować w jednym arkuszu Excela dane budżetowe pochodzące z kilku MPK (miejsc powstawania kosztów) z wykorzystaniem Power Query. Prezentowane rozwiązanie pozwala zaoszczędzić wiele czasu i zminimalizować ryzyko błędów.

Konsolidacja danych finansowych z wykorzystaniem Power Query

Konsolidacja – zestaw danych

Zacznijmy od zestawu danych, który posłuży do zobrazowania przewag Power Query nad MS Excel. Na kolejnej stronie zamieszczono trzy rysunki prezentujące dane budżetowe na rok 2023, przygotowane przez managerów trzech różnych miejsc powstania kosztów (dalej MPK) o numerach 501, 502 oraz 503. W rzeczywistości MPK może być oczywiście kilkadziesiąt, jednakże nie stanowi to problemu ani wyzwania w przypadku dobrze przygotowanego query, dlatego skupiono się na małym zestawie danych.

Pierwsze dwa MPK celowo zawierają pewne błędy, jakie mogą się zdarzyć w rzeczywistości:

w wartościach dla kolejnych miesięcy znajdują się zarówno wartości dodatnie, jak i 0 lub komórka pusta,

w MPK 501 jedna linia jest całkiem pusta (wiersz 12),

suma dla całego MPK 501 jest niewłaściwie obliczona (wiersz 22),

brakuje pewnych danych w kolumnach F-G w MPK 501 (wiersze 19-20),

w MPK 502 dodano linię bez numeru i nazwy konta, którą należy zignorować na ten moment (wiersz 19).

Jedynie MPK 503 prezentuje w całości poprawnie przygotowane dane.

Wybrany problem można rozwiązać zarówno za pomocą query, jak i MS Excel. Jednakże PQ ma kilka zasadniczych przewag w tej konkretnej sytuacji nad arkuszem Excela. Mianowicie:

 

( 1 ) Konsolidacji za pomocą Excela można dokonać poprzez formuły, które jednakże najpierw trzeba wymyślić, a co więcej – zwiększają one zasadniczo rozmiar pliku, co przy kilkudziesięciu MPK będzie stanowić wyzwanie jeśli chodzi o odczyt i modyfikację danych. Prezentowane niżej query jest szybkie, nie wymaga zaawansowanej wiedzy, a co najważniejsze rozmiar pliku jest dużo mniejszy.

( 2 ) Można również skonsolidować zaprezentowane dane manualnie poprzez skopiowanie ręczne danych ze wszystkich zakładek do jednej. W przypadku trzech MPK miałoby to sens, jednakże w przypadku kilkunastu czy więcej MPK jest to czasochłonna praca mijająca się z celem. Dobrze przygotowane query pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, jednocześnie minimalizując ryzyko błędu.

( 3 ) Konsolidacja za pomocą Excela (drogą manualną) jest rozwiązaniem jednorazowym. Proces budżetowy polega na ciągłych modyfikacjach i weryfikacji kosztów. To z kolei wymusza ciągłe sprawdzanie manualnie skonsolidowanego pliku, znacząco zwiększając ryzyko błędu. W przypadku użycia Power Query wystarczy poświęcić kilka sekund i odświeżyć query, by uzyskać aktualne wyniki.

Z drugiej strony wszystko ma swoje wady i zalety. Tak samo Power Query. Przede wszystkim:

( 1 ) PQ wymaga, by dane były jednolite, np. formatka budżetowa lub widok raportu sprzedażowego z danego raportu. Dotyczy to także nazw kolumn w poszczególnych zakładkach/plikach;

( 2 ) PQ jest „case-sensitive”, tzn. że jest bardzo czułe i wymaga dobrego przygotowania i przewidzenia różnych sytuacji, jakie mogą się zdarzyć. Mowa tu chociażby o błędach opisanych wyżej. W bardziej skomplikowanych przypadkach istnieje duże prawdopodobieństwo, że wystąpi konieczność poprawienia query, by ominąć jakieś nieprzewidziane błędy w zestawie danych.

Pozostałe 61% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Warsztat techniczny controllera, czyli 5 najważniejszych funkcji oraz 15 skrótów, które warto znać

Warsztat techniczny controllera, czyli 5 najważniejszych funkcji oraz 15 skrótów, które warto znać

Controller finansowy to w obecnych czasach osoba, która powinna cechować się wykształceniem kierunkowym, wiedzą teoretyczną z zakresu finansów, znajomością języka obcego. Jednakże powinien to być również specjalista posiadający solidny warsztat techniczny, czyli zaawansowaną wiedzę w obszarze Excela czy wizualizacji danych. Świat finansów przenika się coraz mocniej z nowoczesnymi technologiami, co sprawia, że dobry controller nie może poprzestać na wiedzy teoretycznej. Wiele przedsiębiorstw stawia na optymalizację procesów, do czego niezbędna jest dobra wiedza techniczna. Niniejszy artykuł w odpowiedzi na te potrzeby skupia się na 5 funkcjach, 15 skrótach klawiaturowych oraz 2 wykresach, które każdy controller finansowy powinien znać, by za ich pomocą optymalizować procesy, jednocześnie skracając nakład czasu potrzebny do wykonania zadania.

Czytaj więcej

Wykresami zajmiemy się przy innej okazji. Wizualizacja danych bez wykresów

Wykresami zajmiemy się przy innej okazji. Wizualizacja danych bez wykresów

Przeglądając rysunki w tym artykule można stwierdzić, że prezentuję w nim ciekawe wykresy. Ale wcale tak nie jest. O wykresach będzie inny artykuł. A tu zrobimy coś niecodziennego.

Czytaj więcej

Polecamy

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.