Prowadzenie rentownej firmy budowlanej w warunkach zewnętrznych nacisków, erozji marży, coraz wyższych oczekiwań inwestorów, szybko zmieniającej się technologii i niedoboru siły roboczej jest nie lada wyzwaniem. Konkurencja i warunki umów projektów zmuszają firmy budowlane do rzetelnego zaplanowania i efektywnego prowadzenia każdego projektu budowlanego w sposób umożliwiający uzyskanie wyższego zwrotu z inwestycji.
Niezbędne staje się stosowanie najlepszych praktyk zarządczych w zakresie planowania i realizacji projektów budowlanych. Poprawność ich stosowania umożliwia mierzenie efektywności działań na projekcie. Miary muszą jasno i precyzyjnie informować oraz ostrzegać o zaistniałych faktach na projekcie.
Na podstawie badań FMI, przeprowadzonych na rynku amerykańskim, 25% najlepszych firm budowlanych stosuje podobne narzędzia dla potrzeb ciągłej i standardowej kontroli projektów. Są nimi branżowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators):
w wskaźnik płynności kapitału,
w wskaźnik zmienności harmonogramu,
w wskaźnik zmienności marży dla projektów w toku,
w wskaźnik przepływów pieniężnych z projektu w toku,
w wskaźnik niezatwierdzonych zleceń zmiany dla projektów w toku,
w wskaźnik zaangażowanych kosztów dla projektów w toku,
w wskaźnik portfela zamówień,
w wskaźnik w postaci karty wyników.
Poziom tych wskaźników umożliwia generalnemu wykonawcy wgląd w wykonanie projektu i analizę stanu firmy. Wskaźniki stosowane są w celu minimalizacji ryzyka i możliwości zwiększenia marży, które należy aktywnie wykorzystać. Posiadając wczesną informację o stanie projektu, można także zmaksymalizować dodatnie przepływy pieniężne z projektu. Wskaźnik niezatwierdzonych zleceń zmiany czy kosztów zaangażowanych jest istotną informacją dla oceny ryzyka finansowego, jaką należy systematycznie przedstawiać inwestorowi. Wskaźnik portfela zamówień wspomaga zaplanowanie poziomu mocy przerobowych na konto przyszłych projektów. Karta wyników przedstawia potencjał jakościowy firmy.
UWAGA
Warto podkreślić, że stosowanie wszystkich wskaźników staje się narzędziem kontrolującym ryzyko, stymulującym uzyskiwanie odpowiednich marż na projektach, a także przejrzystą platformą komunikacji i negocjacji z inwestorem.
System wskaźników musi opierać się na rzetelnych danych. Dlatego istotne jest staranne przygotowanie budżetu, który jest tu podstawą planowania, kontroli i rozliczeń na projekcie. Podejście do konstruowania budżetów i ich roli kontrolnej powinno być jedną z najważniejszych praktyk firmy budowlanej. Stopień zaawansowania robót jest kolejnym, bardzo istotnym elementem wykorzystywanym w systemie wskaźników. Firma budowlana powinna więc kłaść duży nacisk na jego trafne określanie.
Organizacja stosująca system branżowych wskaźników, przygotowywanych na podstawie licznych badań i analiz, może budować swoją dojrzałość organizacyjną. Nawet więcej – może śledzić proces doskonalenia w czasie, oceniać go i wyciągać wnioski.
Działania te muszą dać efekty w określonym czasie w postaci panowania nad ryzykiem i zwiększenia zwrotu z inwestycji (Return Of Investment).
Firmy budowlane, które chcą uzyskać przewagę konkurencyjną i sprawnie kontrolować projekty, powinny uzbroić się w narzędzia umożliwiające szybkie wyliczanie wskaźników i ich elastyczną prezentację według potrzeb. Uzyskiwanie informacji w postaci systemu wskaźników powinno być możliwe na żądanie. Narzędzia wspomagające efektywność działania firmy powinny być wyposażone w funkcje zarządzania budżetami na każdym poziomie wymaganym przez controlling projektu i firmy.
