W praktyce idealna jest sytuacja, gdy dyrektorzy zarządzający, dyrektorzy finansowi oraz członkowie kierownictwa najwyższego szczebla (czyli osoby, które podejmują decyzje o zakupie systemu ERP) są jednocześnie jego aktywnymi użytkownikami. Zasada ta powinna sprawdzać się szczególnie w firmach średniej wielkości, w których funkcja dyrektora generalnego, faktycznie zarządzającego sprawami operacyjnymi, ma wymiar praktyczny. Niestety, taki stan rzeczy jest marzeniem.
Wyzwania dla ERP
W rzeczywistości jedynie garstka menedżerów najwyższego szczebla korzysta z systemów ERP. Dlaczego tak się dzieje? Czy powodem tego jest opinia, jakoby system ten nie wnosił nic wartościowego do ich pracy? Absolutnie nie. Przyczyną może być błędne wyobrażenie o zbyt skomplikowanej obsłudze systemów ERP. Taka opinia panuje głównie wśród osób, które z systemami mają do czynienia okazjonalnie, a nie wśród użytkowników, którzy mają do czynienia z nimi przez osiem godzin w ciągu dnia.
Czy personel najwyższego szczebla chciałby, aby systemy ERP były prostsze w obsłudze, a dostęp do nich łatwiejszy? Odpowiedź zdecydowanie brzmi „tak” i są ku temu co najmniej trzy powody.
Kierowanie przez przykład
W obecnym świecie bez rzetelnych informacji w czasie rzeczywistym nie można już prowadzić firmy. Dziś w większości przypadków dyrektorzy firm zarządzają swoimi organizacjami bez niezbędnych danych, niejako na ślepo, podczas gdy dostęp do wszystkich informacji umożliwiłby im nowe kierunki rozwoju biznesu. Dobrze wykorzystywany system ERP jest kopalnią danych i staje się odzwierciedleniem życia firmy.
Badania przeprowadzane w ostatnich latach wykazują, że systemy ERP nie są dobrze wykorzystywane. W praktyce korzysta się zaledwie z 40% ich funkcjonalności. Typowe wymówki brzmią: „zbyt skomplikowana obsługa” oraz „nieprzekonywujące powody do korzystania”. Jedynie garstka regularnych użytkowników wie, jak właściwie korzystać z tych systemów i jak się nimi posługiwać. Absurd polega na tym, że skoro top management nie korzysta z systemu, to pozostali pracownicy nie mają motywacji, aby z niego korzystać!
Czy możliwe jest zatem uzyskanie zwrotu z inwestycji, gdy w praktyce wykorzystywana jest niewielka część systemu? W przypadku systemów ERP, podobnie jak w wielu innych obszarach działalności, przykład musi iść z góry.
Podejmowanie decyzji „w locie”
Wszyscy doskonale wiemy, jak drogocenny jest czas menedżerów. Dzień dla nich jest zawsze za krótki. Właśnie dlatego trzeba zagwarantować produktywne i wydajne wykorzystanie każdej jego minuty. Można to zrobić dzięki mobilnej wersji systemu ERP. W chwili gdy dzięki funkcjonalności mobilnej przedstawiciele najwyższego szczebla otrzymają łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji z dowolnego miejsca i w dowolnej chwili, staną się aktywnymi użytkownikami systemów ERP. Zdolność uzyskania w czasie rzeczywistym perspektywicznego obrazu informacji da im możliwość szybkiego przeanalizowania danych i podjęcia świadomej decyzji. To może być klucz do aktywnego wykorzystywania systemów klasy ERP.
Aktywny udział w grze
Obecnie miernikiem realnych wyników jest współpraca. Systemy ERP są wyposażone w narzędzia do planowania wszelkich zadań i budowania współpracy. Tego typu funkcjonalności są i będą nadal rozwijane. Trudno sobie wyobrazić sieć społecznościową w firmie średniej wielkości bez aktywnego uczestnictwa personelu wyższego szczebla. Aby nie pozostać na uboczu, kierownictwo powinno czynnie „uczestniczyć w grze”. Śmiem twierdzić, że przedstawiciele zarządu powinni w większym niż pracownicy stopniu angażować się w działalność firmy. To wkład kierownictwa w firmę, a nie samo stanowisko, buduje i uzasadnia ich pozycję.
Aby systemy ERP zachęcały przedstawicieli wyższego szczebla do korzystania z informacji i dzielenia się nimi, muszą zostać uproszczone. Zmiana będzie miała swoje źródło w mobilności (ludzie uwielbiają tablety!) i funkcjach analitycznych, umożliwiających dostęp do wszystkich informacji leżących u podstaw decyzji. Gdy to nastąpi, będziemy mogli powiedzieć, że systemy ERP osiągnęły swoją dojrzałość.
