Obecnie przedsiębiorstwa coraz częściej odchodzą od tradycyjnych modeli zarządzania na rzecz działalności w oparciu o projekty. I to właśnie ten sposób zarządzania jest jednym z najdynamiczniej rozwijających się obszarów wiedzy biznesowej.
Co może być projektem? Projektem może być wdrożenie standardu przepływu dokumentów w danym dziale, zmiana systemu szkoleń, organizacja targów branżowych, budowa fabryki, transfer technologii, ujednolicenie procesów w kilku lokalizacjach w skali międzynarodowej lub we wszystkich oddziałach firmy globalnie czy wprowadzenie nowego produktu na rynek.
– Projekt to nic innego jak z góry określony plan osiągnięcia konkretnego celu. Ilość i skala projektów może być jednym ze wskaźników innowacyjności firmy, jej rozwoju. Jestem skłonny stwierdzić, że im więcej projektów firma prowadzi, tym lepszy jest jej odbiór przez klientów oraz otoczenie. Coraz więcej firm przechodzi na zarządzanie projektowe, ponieważ w takim modelu biznesowym można łatwo uporządkować kluczowe procesy, a osiąganie celów jest bardziej mierzalne i zgodne z harmonogramem. Doskonale widoczne są także dokonane postępy i realizacja kolejnych etapów projektu – wyjaśnia Radosław Szafrański, executive manager w Michael Page.
Każdy projekt ma swój cykl życia i poszczególne fazy. Musi mieć ustaloną wizję i cel, określone dostępne zasoby, opracowany harmonogram, kosztorys, zdefiniowane ryzyka i wyznaczone tzw. kamienie milowe, czyli istotne elementy lub punkty zwrotne w procesie realizacji. Projekt prowadzony jest przez kierownika zarządzającego interdyscyplinarną grupą pracowników przydzielonych mu z różnych działów firmy, np. marketingu, finansów, HR, logistyki i produkcji. Faza realizacji to głównie praca zespołowa, wykonywana w ściśle określonych ramach czasowych i na bieżąco monitorowana pod kątem jakości, terminowości i wykorzystania zasobów. Skoordynowanie tych wszystkich elementów i zakończenie projektu sukcesem to nie lada wyzwanie. Ciężka praca i umiejętności „twarde” nie wystarczą. Potrzebna jest jeszcze wiedza, jak poprowadzić projekt, aby zminimalizować ryzyko poprawek oraz przewidzieć to, co może się wydarzyć na poszczególnych etapach. W przeciwnym razie realizacja zadań w terminie jest zagrożona, zapanowanie nad kryzysami staje się niemal niewykonalne, a budżet projektu kurczy się w zastraszającym tempie.
– Zadaniem kierownika projektu jest koordynacja działań poszczególnych osób oraz doprowadzenie do osiągnięcia celów w z góry określonym czasie, z wykorzystaniem konkretnych zasobów finansowych, rzeczowych i ludzkich. Zapotrzebowanie na osoby z profesjonalną wiedzą praktyczną na temat zarządzania projektami jest ogromne i ciągle rośnie. Kluczowe predyspozycje, jakie musi posiadać kandydat na to stanowisko, to jednocześnie elastyczność i dyscyplina, ponieważ jak w każdym planowaniu musimy założyć margines tolerancji i zdrowy rozsądek, ale jednocześnie konsekwentnie realizować poszczególne zadania. Zdecydowanym utrudnieniem jest brak odporności na stres i szybko zmieniające się okoliczności – wyjaśnia Radosław Szafrański.
Osoba zajmująca się zarządzaniem projektami powinna nie tylko znać teorię, ale także umieć zastosować ją w praktyce. Dobrze, jeśli posiada jeden z certyfikatów potwierdzających jej kompetencje, takich jak Prince 2, IPMA czy PMP. Realizacja projektu przez pracowników niemających odpowiedniego przygotowania i wiedzy może doprowadzić do fiaska, a tym samym zagrożenia całego budżetu projektu. Tymczasem powierzenie zarządzania osobie posiadającej wiedzę oraz doświadczenie potwierdzone certyfikatem daje firmie większą pewność profesjonalnej realizacji i osiągnięcia wyznaczonego celu.
– Zarządzanie projektem nie jest działalnością operacyjną, w której zadania są powtarzane z określoną regularnością i w trybie ciągłym. Każdy projekt jest inny, ma inną specyfikę, inny cel, zakres czasowy i przede wszystkim ma koniec – moment, w którym następuje rozliczenie i ocena. Dobre zarządzanie projektami eliminuje chaos i niepotrzebne koszty oraz wprowadza porządek i znacznie poprawia relacje z klientami, tworząc wizerunek firmy spójnej w działaniu, wiarygodnej i profesjonalnej – przekonuje Szafrański.
Doskonale wiedzą o tym międzynarodowe korporacje oraz duże polskie przedsiębiorstwa, które najczęściej poszukują kierowników projektów. Są to zazwyczaj te firmy, które stale konkurują na rynku, optymalizują procesy, wprowadzają nowości produktowe oraz muszą efektywnie koordynować działania prowadzone w kilku zakładach produkcyjnych lub kilku oddziałach. Stanowiska związane z zarządzaniem projektami są najbardziej popularne w branży telekomunikacyjnej, energetycznej, motoryzacyjnej, farmaceutycznej, technologicznej, produkcyjnej i budowlanej. Zarobki kierowników projektów zależą od zakresu obowiązków, odpowiedzialności, skali i zasięgu projektu (lokalny czy globalny).
