Wybór systemu ERP o odpowiedniej funkcjonalności to ważna decyzja, ponieważ zazwyczaj firma wiąże się z dostawcą systemu na wiele lat. Jednym z niedocenianych, a jednocześnie istotnych elementów wdrożenia (który może zadecydować o sukcesie całego projektu) jest metodyka wdrożenia. Dlatego wybór systemu ERP nierozerwalnie powinien wiązać się z wyborem metodyki.
Standardowo system ERP jest wdrażany według planu, z ustalonym budżetem i wyznaczonym terminem zakończenia prac. Ze względu na swoją złożoność wdrożenie systemu ERP powinno być realizowane zgodnie z obraną metodyką. Jednak wybór odpowiedniego trybu wdrożenia może okazać się trudny. Rynek oferuje bowiem dużą różnorodność. Dostawcy systemów ERP zazwyczaj proponują własne, wypracowane metody, choć zespoły wdrożeniowe mają do dyspozycji dobrze opisane metodyki, jak chociażby PRINCE2, PMI, IPMA, SCRUM czy inne.
Dodatkowo firma może zdecydować się na popularną ostatnio metodykę zwinną, alternatywną wobec powyższych metod kaskadowych. Cechuje się ona elastycznością procesu tworzenia oprogramowania i jego wdrażania. To sprawia, że szybciej można uzyskać funkcjonujące, choć w mniejszym zakresie, rozwiązanie informatyczne.
Jednak wdrażanie systemów ERP w dużej mierze polega na pracy z już istniejącym produktem. W praktyce projekty takie wymagają przede wszystkim parametryzacji, a nie generowania nowego kodu. Zatem niektóre metody wdrożenia niekoniecznie więc sprawdzą się w przypadku wdrażania ERP, tym bardziej że z punktu widzenia inwestora np. metodyki zwinne mają dużą wadę. Jest nią konieczność dysponowania otwartym budżetem na projekt. Tymczasem firmy wybierające system już na początku prac wymagają określenia wszystkich kosztów projektu.
Wybierając właściwą metodykę
Decydując się na system ERP, trzeba upewnić się, że dostawca w ogóle proponuje metodę wdrożenia systemu. Po czym poznać, że jest ona odpowiednia i gwarantuje powodzenie wdrożenia? Jej cechą powinno być bazowanie na najlepszych praktykach i doświadczeniach zebranych podczas realizacji wcześniejszych projektów.
Uznani dostawcy ERP mają szeroki zestaw najlepszych praktyk i bogate doświadczenie zarówno w prowadzeniu projektu, jak i w uruchamianiu systemu zgodnie z wymogami danej organizacji. O ile klient nie narzuca swojej metodyki, warto skorzystać z sugestii dostawcy, ponieważ proponowane przez niego procedury wypracowano w trakcie licznych, zakończonych sukcesem wdrożeń.
Trudne pytania wokół metodyki
Celem właściwie dobranej metodyki jest minimalizacja zagrożeń dla realizacji wdrożenia ERP. Przed wyborem systemu warto więc wraz z potencjalnym dostawcą odpowiedzieć na poniższe pytania:
- Kogo i na jakich zasadach oddelegować do zespołu wdrożeniowego? Na jakich zasadach w zespole wdrożeniowym będą współpracować osoby reprezentujące organizację i dostawcę? Na jakie etapy podzielić projekt, jakie cele wyznaczyć na każdym z etapów i jak mierzyć stopień ich realizacji? Jak na poszczególnych etapach projektu rozdzielona będzie odpowiedzialność pomiędzy organizacją a dostawcą? W jaki sposób zostaną rozpoznane i opisane wymagania funkcjonalne dla nowego systemu ERP? Jak sprawdzić, czy funkcjonalności dostępne w standardowej wersji systemu ERP spełniają oczekiwania i czy konieczne jest jego modyfikowanie? W jaki sposób będą wprowadzane modyfikacje do systemu? Jak będą wprowadzane ewentualne zmiany z zakresu projektu? Jak będą dokumentowane i odbierane prace na kolejnych etapach oraz według jakich zasad będą prowadzone rozliczenia z dostawcą? W jakim zakresie i kiedy zostaną przeprowadzone testy systemu? W jaki sposób zostaną zrealizowane szkolenia dla grupy projektowej i wszystkich użytkowników końcowych?
Uzyskanie odpowiedzi na te pytania powinno pomóc w wyborze właściwej metodyki wdrożenia. Warto też pamiętać o zasadzie mówiącej, że to metoda ma służyć projektowi, a nie na odwrót.
